Gestão de processos

Simplificando o Controle de Qualidade

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Existe nas pessoas e empresas uma aversão quanto à palavra “controle”, e este, nada mais é do que uma forma de controlar o que está sendo vendido, produzido, entregue, recebido etc. O controle faz parte desde o nosso nascimento. Nossos pais sempre se preocuparam em controlar nosso horário de chegada à escola, nossos chefes sempre nos controlaram em razão do horário de entrada na empresa e assim ocorre na Igreja, Instituição de Ensino e qualquer outro tipo de organização.

De uma forma mais simples podemos definir o controle como uma forma de verificar o padrão em relação ao que foi planejado e executado, para saber se no final da produção ou na virada do mês todos os dados previstos foram realizados adequadamente.

O maior benefício do controle será a identificação correta dos erros e suas causas para tratamento do problema identificado. Sendo assim, o controle de qualidade é uma base para o estabelecimento das ferramentas da qualidade. Sem o controle não temos informação para análise de dados o que torna difícil saber qual instrumento utilizar para resolver os problemas organizacionais.

Como aproveitar do controle na empresa para gerar mais qualidade? Podemos implantar um controle de qualidade na empresa, nos setores onde merece atenção, ou seja, setores onde em gerado um retrabalho maior, atrasos na entrega, inconsistência nos dados.

Esse processo pode ser estabelecido nas interfaces entre departamentos, no recebimento de documentação externa da equipe de vendas, na chegada de produtos na expedição, na entrega de um módulo do software, ou seja, em áreas que necessitam “validar” o que estão recebendo e assim enviar para frente o processo dentro de um padrão de conformidade esperado.

As etapas para fazer isso são:

  1. Elabore um macro fluxo da empresa para identificar holisticamente onde podemos ter pontos de controle;
  2. Gere um modelo de relatório para estabelecer um controle de qualidade eficaz contendo as seguintes informações: setor, responsável, data, período (manhã, tarde, noite), causa de desvio e registro do desvio identificado;
  3. Apresente este relatório ao setor identificado e ensine às pessoas sua importância, necessidade e benefícios;
  4. Atualize no relatório o que é mais importante: as causas de desvio, quais são os fatores que estão gerando retrabalho, perdas e atrasos;
  5. Defina uma data para implantação;
  6. Acompanhe o apontamento;
  7. Consolide as informações num gráfico;
  8. Apresente aos envolvidos numa reunião de qualidade.

Os resultados de um controle de qualidade irão dizer a qualidade da operação, mas se nada for feito, o relatório do próximo mês poderá ser tão ruim quanto o atual. Estabelecer um plano de ação e utilizar ferramentas da qualidade adequada é fundamental para eliminar os desvios identificados.

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