Sistemas de gestão

Porque usar um Software para Gestão de Riscos

Software para gestão de riscos
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Antes de mais nada, decidi falar sobre software para gestão de riscos por 2 motivos.

Primeiro, porque tenho falado bastante de automação na gestão da qualidade, por acreditar que isso é uma forma de evoluir o trabalho e, por consequência, todos os processos da organização. Isso não é segredo para nenhum dos meus leitores.

Segundo, porque acho que as coisas estão um pouco estagnadas em algumas empresas. Quando a ISO 9001 trouxe a gestão de riscos para a realidade das empresas, foi um alvoroço. Ninguém sabia direito o que fazer e o pânico foi quase generalizado.

Então as pessoas criaram planilhas, estudaram, debateram isso nas empresas e, bem ou mal, elaboraram seus processos de gestão de riscos. Entretanto, muitas empresas fizeram isso apenas para atender a norma. Ou mesmo não tinham tanta maturidade para executar esse trabalho. Em ambos os casos, mesmo que na boa intenção, as organizações não compreenderam a importância da gestão de riscos e não evoluíram seus processos desde a implantação.

A consequência disso? Um conjunto de documentos que mal chegam a identificar os riscos. Não ajudam a melhorar os processos e trazer mais resultados. O que acontece por:

  1.  falta de compreensão da gestão de riscos (processo que a Monise aborda com maestria aqui no Blog), e;
  2.  por falta de sistemas, ou ferramentas, que propiciem uma gestão de riscos eficaz (e é sobre isso que vou falar hoje).

Não dá pra fazer gestão pela metade

É possível gerir riscos sem um software. Porém, por mais competentes que sejamos, há um limite do que podemos fazer apenas com planilhas e documentos físicos. E geralmente são esses limites que travam o processo. Que nos impedem de melhorar e alcançar os resultados que nós desejamos.

Nesse texto, não quero dissecar tudo que um software de gestão de riscos pode fazer pela sua empresa (mesmo porque teria de escrever um ebook). Então, vou focar apenas em alguns dos fatores que, sem um software, limitam o trabalho. Vamos lá!

Centralização das informações e distribuição de responsabilidades

Costumo dizer que isso é um paradoxo. Enquanto descentralizar o processo é vital para ganhar velocidade, eficácia e eficiência; descentralizar as informações dele é catastrófico.

Uma empresa tem centenas de riscos envolvidos nos processos, talvez milhares. Se eles não estiverem muito bem atribuídos, distribuídos, é muito fácil perder o controle e deixar de monitorá-los. E manter as ações em dia é ainda pior.

Porém, na hora de analisar um setor ou contexto em específico, é impossível não precisar de todas as informações no mesmo lugar. Como você consegue entender a criticidade do processo x, y ou z, sem olhar para os riscos dele como um todo? É muito lento (quando não inviável) fazer uma análise confiável se você precisa coletar informações em cada contexto.

E é aqui que o software consegue vencer limitações. Pois é possível distribuir ações, formalizando responsabilidades e descentralizando a tratativa dos riscos sem perder a centralização dos dados. Em outras palavras, você estrutura o processo em lugares diferentes, mas usando uma ferramenta integrada e padronizada. Do ponto de vista operacional, o processo está espalhado pela empresa, como tem de ser. Do ponto de vista gerencial, ele está unificado e padronizado no sistema.

Maior clareza na análise dos riscos

Quando a gente trabalha na Qualidade, seja por paixão ou necessidade, a gente acaba se aprofundando nos assuntos. Então entende a importância de definir, por exemplo, quais impactos o risco tem, qual a probabilidade de ele incidir e outras informações mais especificas.

Porém, ao descentralizar o processo, você vai começara lidar com muita gente que não tem exatamente o mesmo conhecimento. E isso pode ser um grande problema. Ao utilizar um software para gestão de riscos, alguns desses fatores acabam sendo levados em conta pelo próprio sistema. Direcionando as pessoas para o que precisa ser cadastrado.

Nossa, Davidson, agora não vou precisar mais treinar as pessoas!”. Se você pensou isso, calma lá que não é bem assim (nem um pouco assim na verdade, haha)! Treinamento sempre será necessário, mas com a padronização que o software vai trazer, vai ser um pouco mais simples direcionar o olhar das pessoas para os riscos, pois elas poderão seguir “um caminho” do que é preciso ser feito. Então, elas não vão precisar ser mestres PHD em gestão de riscos para executar o processo.

Disseminação da misteriosa “Mentalidade de riscos”

Se nós somarmos tudo o que foi dito até aqui, percebemos que o software ajuda a: padronizar o processo, distribuir ações, definir responsabilidades e registrar as informações de modo centralizado. E muitos sistemas também contam com recursos de notificação e divulgação de tudo que é feito neles.

Assim, ter um software para gestão de riscos aliado a ações internas que fortalecem o processo ajuda a disseminar a mentalidade de riscos. Afinal, além de ter uma base constantemente atualizada dos riscos da empresa, as pessoas também são retroalimentadas quando um risco é reanalisado ou uma incidência ocorre.

Volto a reforçar, isso não significa que você não vai precisar de ações que ajudem as pessoas a pensarem nos riscos dentro de seus processos. Entretanto o software vai facilitar a comunicação e ajudar a manter as pessoas informadas.

Falar sobre software para Gestão de Riscos é ir além!

Para finalizar, eu gostaria de reforçar que ter uma boa ferramenta é ter 50% do trabalho! Já tivemos casos de empresas que buscavam um software para gestão de riscos porque não queriam “ter trabalho com isso”.

O software não vai substituir a gestão, nunca, e o fator humano sempre será parte fundamental do processo. É como a Monise costuma dizer: “Software não é gestão! Software é a ferramenta que te ajuda a fazer uma gestão melhor, mas você ainda é responsável por fazer a gestão”.

Entretanto, o software vai te ajudar a cobrir pontos que normalmente ficariam esquecidos, vai agilizar as coisas e ajudar a garantir que tudo seja analisado, tratado e comunicado.

Esses fatores, em conjunto com um trabalho de conscientização e qualificação, vão ajudar sua empresa da dar um salto nos processos, antecipando situações que poderiam prejudicar a empresa ou que podem trazer oportunidades de melhoria. E esse é o verdadeiro sentido de um processo de gestão de riscos!

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