Software para Qualidade: pare de perder tempo com rotinas inúteis!

É engraçado como um Software para Qualidade transforma grandes desafios dos profissionais da qualidade em bobagens. Não se ofenda, eu mesmo só caí na real sobre esse assunto há alguns dias. E isso aconteceu por causa de uma conversa que tive com uma leitora.

Ela me perguntou como eu codificava os documentos do meu SGQ. Já até escrevi sobre isso aqui no blog. Ela perguntou como eu conscientizava os colaboradores para eles usarem os códigos certos e coisas do tipo. Então eu percebi que nunca precisei me preocupar com isso, porque o nosso software faz isso pra gente (de forma infalível inclusive).

Dessa forma, resolvi escrever esse artigo para falar um pouco sobre isso. Sobre algumas rotinas que levam tempo e dão dor de cabeça na gestão manual (ou em planilhas), mas que simplesmente não fazem sentido para quem tem um software.

O que são rotinas inúteis?

Antes de entrar no tema propriamente dito, acho que é bom falar disso. No meu título, eu falei de “rotinas inúteis”, e vou citar algumas durante o texto. Talvez você se assuste e pense:

“Mas Davidson, fazer a gestão para entender quais documentos precisam de revisão não é inútil não!”

Eu considero como “rotinas inúteis” tudo aquilo que não agrega valor real aos processos e à empresa. Tudo aquilo que não precisa da nossa experiência e conhecimento para ser feito. Saber quais documentos estão vencendo, por exemplo, é necessário, mas o que realmente agrega valor ao processo é revisá-los.

Revisar os documentos vai precisar da experiência das pessoas, do conhecimento delas e do fator humano. E a revisão pode melhorar o processo e a execução das tarefas. Saber o que está vencendo para “manter o processo de revisões em dia” não. Só vai mostrar o que está em dia ou não, nada além disso. E essa tarefa pode ser tranquilamente ser substituída por um software. (que inclusive vai fazer esse trabalho com 100% de exatidão)

Agora, dito isso, vamos ao que realmente interessa!

Software para Qualidade na gestão de documentos

Todo gestor sabe que a padronização dos documentos é essencial para uma empresa mais uniforme e coesa. Entretanto, diversos colaboradores são envolvidos nesse processo e manter tudo padronizado pode ser bastante complexo.

Informações como os cabeçalhos e rodapés, a codificação do documento, as permissões de acesso e coisas ainda mais simples, como formalizar as datas de revisão, são completamente manuais sem o auxílio de um software.

Fazendo uma gestão manual:

• Os cabeçalhos e rodapés precisam ser validados documento a documento, do contrário não é possível garantir a padronização;
• A codificação dos documentos precisa ser feita manualmente e conferida para garantir que cada documento receba um código único (se mais de uma pessoa cria documentos, está feita a discórdia, hehe);
• Em alguns casos, as permissões de acesso precisam ser configuradas para cada novo documento, manual e individualmente (e você vai precisar criar controles a parte para garantir que elas sejam cumpridas);
• Não raro, as pessoas precisam entrar em cada um dos documentos para saber quem é o responsável por ele e ver se a revisão está em dia. Além de ser necessário um documento extra (como a lista mestra por exemplo) para melhorar a gestão (entretanto a atualização da lista mestra também é manual).

Todos esses pequenos detalhes, que em si não agregam valor ao processo, são bastante trabalhosos. Entretanto, com um bom software, eles simplesmente não geram nenhum tipo de preocupação. A gente até esquece que eles existem. Cabeçalhos, rodapés e codificações de documentos são feitas de forma automática. Configurações de acesso são pré-definidas apenas uma vez. E o próprio sistema faz a verificação da situação das revisões dos documentos e notifica os responsáveis.

Software para Qualidade na gestão de indicadores

A gestão de indicadores tem conseguido cada vez mais espaço nas empresas. E não é para menos, é por meio dela que conseguimos medir o desempenho e atuar de forma mais assertiva nos processos.

Porém, integrar todos os indicadores da empresa em um só lugar (para poder analisar como as coisas vão) é um tanto complexo. Afinal, geralmente, as pessoas fazem isso em planilhas, porém muitos indicadores precisam de várias coletas ou dependem até mesmo de outros indicadores. Assim, uma só planilha precisa ser alimentada por diversas pessoas.

Quando isso acontece, é complexo monitorar quem já fez ou não as coletas/análises. A planilha tem que ficar “rodando a empresa”. Os gestores que tem indicadores que dependem de outras pessoas geralmente precisa ficar cobrando outras pessoas. Muitas vezes, eles não sabem nem mesmo “com quem está a planilha”, o que aumenta o trabalho de cobrança e a confusão em torno do processo.

Com um bom software de gestão de indicadores, todas as informações ficam centralizadas e atualizadas em tempo real. Cada colaborador consegue fazer sua análise ou coleta de forma autônoma e sem depender de ninguém.

Em caso de atrasos, o sistema dispara uma notificação de cobrança para o responsável. Se mesmo assim a pendência persistir, o gestor consegue atuar focado nela, sem precisar analisar todos os envolvidos, todas as análises e todas coletas. Além disso, todo o histórico do indicador fica registrado, facilitando a análise a longo prazo.

Sem contar, é claro, com todos os cálculos automáticos e fórmulas que não vão ser alteradas por acidente e que não precisarão ser feitas à mão. (uma verdadeira mão na roda! haha)

Software para Qualidade na gestão de não conformidades

Na gestão de não conformidades, a questão da centralização também é um problema quando não se tem um Software para Qualidade. Afinal, a tratativa de uma NC envolve uma quantidade de informações muito grande, que vão desde o cadastro da ocorrência até a análise da eficácia.

Além disso, não raro, as tratativas envolvem mais de um setor ou área. O que significa que são vários documentos em vários locais da empresa. Fica mais complicado acompanhar as ações, pois há planos diferentes para setores diferentes. Além de ser mais complicado e demorado juntar tudo para analisar se a tratativa teve ou não efeito positivo, se foi eficaz.

Isso também cria certa dificuldade em manter o fluxo da tratativa, afinal, se tudo está descentralizado, ninguém sabe ao certo o que já foi feito ou não. Assim, se você tem vários fluxos de tratativa diferentes para vários tipos diferentes de NCs, é muito fácil que as pessoas se confundam e executem as etapas erradas ou fora de ordem.

Já com um software, o fluxo se inicia automaticamente, notificando as pessoas e com um “caminho” pré-estabelecido por você. Assim, elas só precisam seguir as etapas, não perdem tempo consultando outras fontes de informação e nem mesmo perguntando “qual é o próximo passo?”.

Além disso, as pessoas sabem exatamente qual o status da tratativa, pois ela está centralizada. Isso facilita saber se é hora delas atuarem ou não. Além de que elas recebem notificações sobre como as coisas estão, o que ajuda a priorizar o trabalho. E, ao final do processo, todas as informações estão em um só lugar. Isso facilita a análise da eficácia e também facilita a geração de relatórios para auditoria.

É só uma questão de tempo?

E fácil pautar a análise dos benefícios de um Software para Qualidade apenas no tempo que ele economiza na empresa. Meu título inclusive fala disso. Igualmente, sempre vale a pena ressaltar que tempo é dinheiro. Então, quando você poupa tempo das pessoas, está poupando recursos e, com isso, poupando dinheiros!

E há ainda um segundo aspecto sobre o tempo. Quando você consegue liberar tempo das pessoas, você possibilita que elas trabalhem em outras coisas. Então, você as tira de tarefas manuais e repetitivas, que não agregam valor ao processo; e as coloca em atividades que trazem mais resultados para e empresa, como a melhoria de processos.

Como se o tempo já não fosse primordial, se você tem um pouco mais de visão sistêmica, percebeu que o tempo é apenas um dos fatores. A melhoria de processos, a centralização das informações (bem como sua disponibilização e rastreabilidade) e, de modo geral, a profissionalização da gestão pode ser diretamente relacionada a ter um software confiável.

Sua empresa pode até conseguir executar todas essas rotinas em papel ou planilha, mas sempre haverá um limite que só um bom software vai conseguir superar. Cabe a você tomar uma decisão: ou você melhora o que for possível manualmente e mantém o processo estagnado; ou dá um salto em todos os sentidos utilizando a automatização que só um software pode fornecer. E aí, o que vai ser? 🤨