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Terceirização do serviço de calibração: o que você precisa saber

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Coordenador de Atendimento ao Cliente na ForLogic Software, Tecnólogo em Análise e Desenvolvimento de Sistemas de Informação na Universidade Tecnológica Federal do Paraná - UTFPR

Para alcançar a maximização dos lucros e redução de custos, algumas indústrias optam por focar em suas atividades principais e não se ocuparem com serviços que podem ser terceirizados. Na área da metrologia não é diferente, por isso, neste artigo eu pretendo falar um pouco sobre algumas informações que você precisa considerar ao terceirizar o serviço de calibração na sua indústria. 

O que vem a ser a terceirização?

A terceirização de serviços tem sido algo bem comum à realidade das empresas, principalmente hoje em dia em que temos especialistas em diversas atividades. Na metrologia é muito mais comum, pois grande parte das indústrias optam pela terceirização dos serviços de calibração.

Quando falo em terceirização, falo do processo em que uma empresa contrata outra para a realização de determinado serviço, ao invés de realizar ela mesma, por meio de seus colaboradores e departamentos, ou seja, é o ato de transferir para profissionais que não estão dentro do quadro de colaboradores determinadas atividades ou serviços.

É uma técnica bem comum que busca melhores resultados já que libera a empresa para focar em sua principal atividade, mas requer algumas mudanças estruturais e principalmente em seu processo de gestão.

Esse modo de trabalho traz consigo algumas vantagens, e, por isso, é bem utilizado nas empresas. 

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Foco na atividade principal

A empresa tem mais liberdade de tempo e esforços para focar em sua atividade principal, concentrando toda sua energia no que é essencial e, ainda, vai contar apenas com especialistas em sua área de atuação dentro do quadro de colaboradores.

Decisões rápidas e claras

Como estamos falando de contratação de serviços de uma empresa especializada em serviços de calibração, fará parte do know how dela executar esses serviços de maneira bem prática, o que trará ganho de tempo e produtividade por conta de sua expertise.

Redução de custos

É óbvio que há um investimento de recursos na contratação de um laboratório de  calibração, mas o que também é claro é que esse investimento é bem menor do que se a própria empresa executasse esses serviços fora de sua atividade principal. Sem contar que haverá uma economia significativa de recursos já que contará com uma empresa com experiência para executar tais atividades da melhor forma possível e com o menor risco.

Porém, nem tudo são flores e temos alguns problemas nesse processo. Claro que são vários, mas nesse artigo eu quero focar na principal: Dificuldade em encontrar boas empresas parceiras.

Hoje, não é fácil encontrar bons fornecedores, mas sim, eles existem em todos os segmentos, porém isso requer um esforço de busca bem aprofundada.

Quando a indústria busca a terceirização dos serviços de calibração, o mínimo que ela espera é que a empresa contratada tenha mais expertise no serviço do que ela mesma, que ela ganhe produtividade e elimine riscos nesse processo que será terceirizado. Porém, nem sempre essa é a realidade. Por isso, é necessário uma pesquisa muito cautelosa e sem pressa.

Basta pesquisar bem até encontrar?

Pelo contrário, aí se inicia outro processo que é o de avaliação e acompanhamento do fornecedor, pois muita coisa pode acontecer durante essa parceria que pode fazer a qualidade do serviço prestado cair e o contratante precisa estar atento a isso.

A avaliação de fornecedor deve ser obrigatória à qualquer empresa que busque um nível elevado de excelência na entrega de seus produtos e/ou serviços, pois para que isso aconteça, é necessário assegurar que seus fornecedores estejam alinhados à isso, pois, do contrário, suas entregas podem ser comprometidas pelas entregas deles

Por isso, além da obrigatoriedade da avaliação dos fornecedores, é importante definir critérios bem delineados e que estejam de acordo com as boas práticas determinadas pelas normas vigentes.

Existem algumas literaturas e, até mesmo, normas que definem alguns pontos importantes de serem avaliados sobre os fornecedores, tais como qualificação, estabilidade financeira, desempenho operacional, práticas e processos de gestão, especificação e aquisição do produto ou serviço e cotação.

É claro que todos esses pontos são importantíssimos para uma avaliação completa, mas como estou falando de forma bem específica de laboratórios de calibração vou listar os que, depois de 15 anos trabalhando com implantação de sistema de gestão para laboratórios de calibração, eu acredito que sejam os mais importantes na hora de escolher seu fornecedor de serviços de calibração.

Qualificação

Parece óbvio, não é? Mas, como eu comentei anteriormente, para que os resultados entregues aos consumidores sejam positivos os produtos e/ou serviços entregues pelos fornecedores também devem ser qualificados.

Uma forma bem prática é olhar para o escopo de calibração e entender onde estão especialistas, e, principalmente, se tem colaboradores qualificados e habilitados para a realização de tal escopo. É importante também entender se o fornecedor tem condições para a realização do serviço em sua cidade ou região, se oferece garantias e se possui alguma certificação específica. Além disso, olhar para o histórico e reputação no mercado é fundamental.

Desempenho operacional

Outro requisito que considero obrigatório e que deve ser constantemente avaliado é a performance do fornecedor. É importante acompanhar a pontualidade de entrega, custo de garantia e tempo de resposta. Além de apenas medir, é preciso analisar esses dados do fornecedor para melhor compreensão.

Práticas e processos de gestão

Não preciso dizer que um laboratório de calibração que faz uma boa gestão interna, que tem processos consolidados e em constante melhoria consegue entregar serviços de alto valor agregado, conforme solicitação do cliente e principalmente dentro do prazo.

Quando eu digo boa gestão interna e com processos consolidados, não necessariamente o laboratório precisa da acreditação, ele pode sim ter essa mentalidade sobre processos e qualidade do serviço independente do “selo” do INMETRO. Isso deve ser a cultura do laboratório e não uma obrigatoriedade de requisitos de uma norma específica. Não nego que ter um órgão acreditando o processo do laboratório facilita o trabalho da contratante, mas o olhar não deve ficar apenas na acreditação.

Quanto melhores forem as práticas de gestão do laboratório, melhor e mais fácil será o gerenciamento dessa parceria cliente x fornecedor, afinal isso torna a comunicação fácil e agiliza na solução de problemas.

Nessa lista eu nem cito aqui a questão de valores, pois isso deve ser levado em consideração caso haja um “empate” nos critérios, aí sim é válido olhar para os valores, já que do contrário o barato pode sair caro.

Registros

Como falei anteriormente, não basta escolher bem o fornecedor, essa parceria deve ser reavaliada periodicamente e até citei quais os principais pontos para ficar de olho. Mas de que forma controlar e monitorar essas informações de avaliação?

Além de manter esses registros catalogados é importante definir a forma de armazenamento, que pode ser por meio de sistemas automatizados (Supply) e até mesmo planilhas, para agrupar e analisar a performance de cada fornecedor.

O principal aqui é que esses registros não sejam apenas dados armazenados, eles devem ser levados em consideração frequentemente para análise da continuidade ou não da parceria com seu fornecedor de serviços de calibração. Por isso, quanto mais fácil for a forma de armazenamento,  mais ágil, fácil e produtivo será esse processo.

Conclusão

Quando se fala de fornecedores, temos que ter um olhar muito atento, já que essa escolha pode comprometer a entrega dos seus produtos e serviços. Portanto é muito importante ser criterioso na escolha de seus parceiros de serviço de calibração. Além disso, medir, analisar e acompanhar a performance deles durante o tempo de parceria deve ser um processo e ser seguido à risca.

E lembre-se, a qualidade das entregas do fornecedor de calibração diz muito sobre a qualidade das suas entregas.

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