Variações do PDCA

O PDCA é  utilizado para promover melhoria contínua, por mais simples que ele pareça ser, é um método completo, que engloba o planejamento, a execução, a mensuração de resultados e a definição de ações corretivas para garantir que as melhorias sejam realmente incorporadas.

Criado pelo guru da qualidade Walter Andrew Shewhart e mais tarde difundido mundialmente por William Edwards Deming, o PDCA deixou de ser uma Ferramenta da Qualidade e passou a ser um método de gestão amplamente difundido no mundo corporativo e acadêmico.

Ao longo do tempo, o método sofreu algumas alterações, ramificando-se em outras variações, e é sobre elas que vou escrever nesse artigo.

Relembrando um pouquinho sobre PDCA

Na metodologia clássica, o PDCA é composto por quatro fases: Plan (Planejar), Do (Fazer), Check (Verificar) e Act (Agir). Conforme as empresas se aprofundaram no uso desse método, algumas etapas sofrerão modificações para torná-lo ainda mais focado e relevante para os diferentes contextos em que era utilizado. Vejamos quais modificações foram feitas:

PDSA

No PDSA substitui-se a etapa de verificação (Check) por uma nova etapa definida em inglês como Study ou, traduzindo, estudar. Isso não quer dizer que a etapa de verificação, onde os resultados e números são analisados, não será mais feita.

Nessa nova configuração, o método pretende aprofundar as análises feitas na 3ª etapa do ciclo, gerando conhecimentos a respeito do que deu certo ou não no processo. Os dados coletados durante a execução do PDCA servirão como material de estudo, ajudando a compreender os motivos que levaram ao resultado alcançado, seja ele positivo ou não.

Essa mudança foi proposta pelo próprio Deming. Ele queria que a 3ª etapa do método (Check) fosse mais profunda e acreditava que o “verificar” trazia um ar muito superficial à metodologia. Assim, o Study é uma espécie de upgrade para o método, tornando a etapa de verificação mais significativa e estruturada.

PDCL

Nesta variação, o Act (etapa de divulgação e padronização) é substituído por Learn (Aprender). Muito similar à variação anterior, nessa modificação a quarta e última etapa do ciclo é destinada ao aprendizado.

O PDCL propõe que, após verificar o que foi planejado e executado, as pessoas destinem esforços para aprender sobre o processo com base no ciclo rodado. Com isso, é possível executar novamente a metodologia, aplicando o aprendizado obtido anteriormente para intensificar as melhorias no novo ciclo do PDCL.

SDSA

Na variação que teve mais alterações, o Plan (Planejar) dá lugar ao Standart (Padronizar) e o Check é substituído pelo Study (Estudar). Aqui, o objetivo do ciclo é implantar modificações de processos, então a primeira etapa é a padronização (standart) das novas rotinas e procedimentos, ou até mesmo das atividades executadas no processo.

Após feita a padronização, o processo roda normalmente (Do) e voltamos ao Study (Estudar). Porém, nessa variação, o estudar é mais focado em entender se as mudanças deram certo e o que pode ou não ser alterado para melhorar ainda mais o processo.

Qual a melhor das variações do PDCA?

Essa é aquela pergunta “pegadinha” que não tem resposta. Se você já roda o PDCA há algum tempo, provavelmente sentiu que estudava durante o Check, ou que estava aprendendo mais sobre o processo durante o Act. E isso é normal!

Assim como várias outras ferramentas são utilizadas na fase de planejamento do PDCA (Como o 5w2h e os 5 Porquês), você também pode rodar um PDCA padrão estudando durante a fase de verificação e padronizando os conhecimentos adquiridos durante a quarta fase do ciclo. O ideal, na verdade, é que você tenha conhecimentos sobre o método e o altere de acordo com as necessidades da sua empresa, criando novas variações e versões que ajudem você e seus colaboradores a alcançarem melhores resultados.

Você pode, por exemplo, rodar um PDCA para melhorar o seu processo. Depois, na hora de padronizar as mudanças para o restante da empresa, utilizar o SDSA para abrir um outro ciclo só para o “projeto” de padronização. Assim, você poderá entender melhor como essas alterações estão impactando nas saídas dos processos.

O importante é melhorar continuamente

No Qualicast #014 – COMO O PDCA AJUDA A PROMOVER MELHORIA CONTÍNUA, o Jeison disse uma coisa muito legal sobre o PDCA e sobre essas variações: “não dá pra colocar no modelo a responsabilidade por uma boa tratativa, a responsabilidade é sua”.

Todas essas versões e mudanças só existem porque promover melhoria não é algo estático, petrificado; muito pelo contrário. Então, não importa qual variação do PDCA você utiliza, o importante é ter a disciplina de rodar corretamente o ciclo e melhorar seus processos como um todo.

Se você fizer isso da forma certa, mesmo sem saber, irá transitar entre todas essas variações, adequando o método à situação pela qual você estiver passando. E essa flexibilidade aliada ao conhecimento que você tem sobre Gestão e Qualidade é que vão garantir processos cada vez mais rápidos, melhores e mais lucrativos para sua empresa.

Garanta que sua tratativa de NCs vai seguir a variação correta

O PDCA é bastante utilizado para rodar tratativas de Não conformidades, mas pode ser complicado alternar entre essas variações. Cada ciclo tem suas próprias características e pode ser necessário criar várias planilhas ou formulários diferentes. Isso gera confusão na hora de cadastrar a NC, excesso de documentação (talvez até burocracia) e descentralização das informações. E tudo isso dificulta, e muito, a tomada de decisões.

Para resolver esses problemas, criamos uma forma de personalizar o fluxo de tratativa das Não conformidades de acordo com cada tipo ocorrência. Com o módulo de gestão de NCs do Qualiex, nosso software para Gestão da Qualidade, você pode criar vários fluxos diferentes. Depois, na hora de cadastrar a NC, basta optar por um fluxo e a ocorrência passará pelas etapas que você definiu para aquele tipo de Não conformidade. Seja utilizando uma variação do PDCA; metodologias como 8D, MASP, FMEA, ou o método que você considera mais adequado ao seu processo e para promover a melhoria continua na sua empresa.