ISO 9001:2008 e a Gestão de Documentos

Uma Gestão de Documentos eficaz é fundamental para as organizações, uma vez que auxilia na troca de informações e melhora a tomada de decisões. Além disso, é item de destaque dentro dos sistemas de gestão da Qualidade. De acordo com o item 4.2.3 da norma ISO 9001:2008 é necessário realizar o controle de documentos afim de centralizar as informações e disponibilizá-las para a organização conforme houver necessidade.
A norma ainda exige o controle de revisões de documentos (para que os colaboradores não utilizem versões desatualizadas) buscando garantir que somente documentos aprovados circulem na organização.
Um sistema de Gestão de Documentos permitirá a utilização dos documentos de forma controlada e adequada, mantendo sempre registrado o histórico de um arquivo, as alterações ocorridas em suas diferentes versões, o controle de acessos, etc.
Para esse tipo de controle é possível encontrarmos no mercado ferramentas que auxiliam essa gestão. Essas ferramentas são capazes de tornar o fluxo de trabalho nas empresas menos complicado e melhorar a administração dos documentos organizacionais. Uma dessas ferramentas é o ForLogic Docs, uma solução pensada para atender os sistemas de gestão como ISO9001, ISO 14001 e outros, simplificando a vida das empresas que pretendem se certificar nos sistemas de gestão.
O ForLogic Docs é uma ferramenta acessada pela web e permite aos usuários encontrarem com facilidade e praticidade documentos que necessitam (de acordo com suas permissões definidas no sistema) por meio da busca por códigos, título dos documentos, palavras-chave, etc. Como apontado na norma ISO9001, cada documento possui um código único,  o que facilita a busca e garante que não existam documentos duplicados.
Apenas usuários habilitados podem trabalhar nas revisões dos arquivos e é possível informar a data da próxima revisão, para que seja gerada uma pendência alertando o usuário sobre quando o documento deve ser revisado.
A gestão de documentos pode ser realizada sem a utilização de ferramentas, porém com a utilização de uma solução como o ForLogic Docs, os documentos ficam disponíveis de forma correta, atualizada e precisa, e muito tempo que seria gasto com atividades burocráticas pode ser dedicado ao que realmente importa: a melhoria dos processos organizacionais.
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