8 passos para envolver a equipe no Planejamento Estratégico.

Qual a sua resposta quando você é questionado sobre o envolvimento da sua equipe no Planejamento Estratégico da organização? Pensando nisso, algumas empresas acreditam que ao convidar o colaborador para participar do Planejamento Estratégico seja uma forma de envolvimento. Contudo, o convite poderá ser algo desagregador, considerando que em alguns casos, o participante não conhece o propósito do Planejamento Estratégico ou nunca ouviu falar sobre o assunto.

Como envolver as pessoas no Planejamento Estratégico

No início da minha caminhada na área da Qualidade, fui convidada a participar do Planejamento Estratégico da organização onde trabalhava, fiquei super empolgada, mas ao iniciar a reunião uma gigantesca interrogação tomou conta da minha mente e eu me perguntava: “O que estou fazendo aqui?”. Minha inquietude fez com que buscasse artigos sobre o assunto, pois não poderia permitir passar por tal situação novamente, era necessário erradicar a causa raiz dessa questão.

Enfim compreendi o assunto, mas outra dúvida brotou em meus pensamentos, ou seja: Como envolver as pessoas no Planejamento Estratégico? Desta forma, após muitas reflexões, acabei desenvolvendo um método com foco no envolvimento dos colaboradores no Planejamento Estratégico.

Oito ações para envolver os colaboradores no Planejamento Estratégico

O método é contemplado por oito ações, que por sua vez na identificação dos participantes, treinamentos sobre o que é Planejamento Estratégico, passando pela elaboração e apresentação do documento para toda a organização, até a forma do monitoramento das ações oriundas do Planejamento Estratégico. Portanto, acredito que, se você seguir as etapas abaixo, possivelmente terá o engajamento dos colaboradores.

Primeiramente, identifique as pessoas que irão participar do Planejamento Estratégico. Momento de máxima importância, reflita sobre os participantes, pois eles serão a mola propulsora da disseminação do Planejamento Estratégico dentro da organização. Então, siga as ações:

1. Desenvolva os participantes, ou seja, explique o conceito e importância do Planejamento Estratégico, bem como sobre as ferramentas da qualidade que serão utilizadas durante o encontro. As principais ferramentas da qualidade utilizadas são: Brainstorming, matriz SWOT, 5W2H, matriz de GUT e FMEA. Neste momento, informe aos participantes o prazo para elaboração dos itens abaixo.
2. Solicite aos participantes, já treinados, que façam um Brainstorming, cada um com sua equipe e juntos, preencham a matriz SWOT, considerando: Visão área: análise de cenário interno e externo, tendo como base o setor de atuação.
3. Visão organizacional: faça a análise de cenário interno e externo, tendo como base a organização.
4. Elaboração do plano de ação (5W2H), tendo como referência as fraquezas, as ameaças e oportunidades identificadas na matriz SWOT;
5. Preenchimento da matriz de GUT e FMEA, considerando as análises do cenário interno e externo (fraquezas, ameaças e oportunidades) identificadas na matriz SWOT;
6. Envio dos documentos para a Qualidade, que por sua fez irá realizar a elaboração prévia do Planejamento Estratégico;
7. Apresentação, da prévia, do Planejamento Estratégico para Alta Direção. Neste momento, a Alta Direção poderá enriquecer o documento com outros dados e informações que julga ser necessário.
8. Enfim, realização do Planejamento Estratégico com os participantes e Alta Direção. Momento de homologar todas as ações, definição de metas e estratégias, bem como das datas das reuniões de monitoramento. Esta reunião contempla um projeto chamado Momento Qualidade, mas esse é um assunto para outro momento.

Os oito passos acima tendem a contribuir com a compreensão, envolvimento e disseminação do Planejamento Estratégico na organização, bem como alcançar maior eficiências nas ações estabelecidas.

Validação do método

O método acima foi homologado em 2017, quando fui desafiada a ser a responsável pela elaboração do Planejamento Estratégico de uma organização. Sinceramente, fiquei um pouco assustada com o convite, mas agarrei a oportunidade e aproveitei para validar o método. Ao final dos encontros, para elaboração do documento, alguns feedbacks foram apresentados, voluntariamente, pelos participantes como por exemplo: “Amanda, obrigado pela sensibilidade em tornar o momento tão leve e participativo” e “Primeira vez que compreendo o que é, de fato, o Planejamento Estratégico”. Além dos feedbacks, a prática aplicada permitiu comparação de resultados com anos anteriores tais como:

1. Avaliação Externa ONA evidenciou, por meio das entrevistas, que 100% dos auditados respondiam as perguntas tendo como referência o Planejamento Estratégico;
2. 95,56% das ações traçadas foram concluídas com eficácia. Um crescimento de 31,33% em comparação ao ano anterior (2016);
3. 27,82% de aumento no faturamento em comparação ao ano anterior (2016);
4. Certificação Great Place to Work.

Além de seguir o passo a passo acima, durante o planejamento estratégico também construímos o mapa estratégico, identificação dos objetivos estratégico, indicadores estratégicos/tático e operacionais, validamos a identidade organizacional e organograma.

Notem, não houve investimento financeiro para o sucesso do engajamento. O que aconteceu foi a tratativa de uma demanda, onde ao identificar a causa raiz do problema, arregaçou as mangas para trata-la.

E você, já arregaçou as mangas hoje?