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Quais são as fases da qualificação de fornecedores?

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Beatriz Aragão

Beatriz Aragão

MBA de Gestão em Sistemas de Saúde e Acreditação e MBA de Gestão Empresarial pela FGV (em curso). Graduada em Engenharia de Produção pela Universidade Tiradentes, possui experiência internacional nos Estados Unidos por meio de bolsa de Graduação Sanduíche no programa Ciência sem Fronteiras. Detém experiência atuando em projetos com estudo de tempos e movimentos, sistema de gestão de qualidade, mapeamento e melhoria de processos, controle e ajuste de estoques, além de simulação de processos manufaturados utilizando o Promodel. Atuou no gerenciamento de processos na área da saúde, com mapeamento de processos, estruturação de controles, acompanhamento e análise de indicadores, além da organização de preparação para processo de acreditação de acordo com a metodologia ONA. Atualmente é consultora de negócios e diretora da Excelência Operacional.

Caro leitor, estamos sempre em constante mudança e cada vez mais é exigido que nos aperfeiçoemos junto às alterações que acontecem. Em uma empresa, esse aperfeiçoamento se inicia na construção e qualificação de fornecedores e colaboradores, esses nortearão os resultados obtidos, então, é necessário estabelecer um padrão nessas  relações, a fim de proporcionar, para todos, um melhor desempenho naquilo que estão propensos a fazer. Neste artigo, falaremos da fase de qualificação de fornecedores, a qual ocorre antes do fornecimento.

De uma forma muito inteligente a norma ISO 9001:2015 traz para dentro das organizações a necessidade de controlar processos, produtos e serviços de provedores externos.

Digo inteligente, pois a norma abrange não somente a especificação de requisitos do produto ao fornecedor, mas também controlar suas condições e capacidade de  fornecimento.

Basicamente, ao introduzir as boas práticas da norma, a organização passará a fazer uma gestão da qualidade no processo de aquisição. Para determinar os controles internos e requisitos mínimos, deve-se considerar os potenciais impactos dos processos e produtos ou serviços desse fornecedor na produção e na satisfação do cliente final.

Portanto, os critérios de cada etapa da qualificação de fornecedores podem ser diferentes por tipo de produto ou serviço que é fornecido..

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Qual a importância da qualificação de fornecedores

O fornecedor é um elemento crucial para gerar resultados, tanto para a produção quanto para a melhoria da satisfação dos clientes. Isso porque os produtos ou serviços adquiridos causam impactos, positivos ou negativos, em um ou mais dos requisitos dos clientes finais, tais como: pontualidade na entrega, qualidade, custo e prazo de entrega.

Por essa razão a gestão da qualidade é indispensável no processo de aquisição, com o intuito de obter os melhores fornecedores, além de construir um padrão de qualidade suficiente para um bom posicionamento no mercado em que atua, além de oferecer uma melhor experiência aos seus clientes.

Quais são as fases da qualificação dos fornecedores?

Para ser realizada a qualificação dos fornecedores utiliza-se de cinco fases, sendo elas: 

Pré-análise

Na etapa de pré-análise, é necessário fazer uma coleta de informações externas do potencial fornecedor, utilizando como base o CNPJ, com o intuito de avaliar a participação de mercado, a saúde financeira e a reputação do mesmo. Desta forma, cria-se um filtro padronizado, a fim de definir as empresas que estão realmente aptas e regularizadas interna e externamente de acordo com os critérios estabelecidos pelo contratante. 

Análise de Informações Confidenciais

Para os aprovados na fase de pré-análise, eles são inseridos na rede de fornecedores da empresa para iniciar o processo de análise de informações confidenciais. 

Essa etapa consiste em solicitar documentos privados do fornecedor para serem homologados. Com isso, o fornecedor irá apresentar a documentação que se adeque a conformidade estabelecida, como, por exemplo, um Compliance Financeiro no qual exige documentos de balanço patrimonial e informações de faturamento.

Revisão: 

Com o acesso às documentações solicitadas, é feita uma revisão das informações para associá-las aos dados coletados na primeira fase, a fim de validar os mesmos. Dessa forma, utilizando o exemplo citado anteriormente, podemos garantir  informações importantes, como a saúde financeira do potencial fornecedor.

Homologação ou Reprovação:

Diante das informações coletadas e verificadas, caso o fornecedor esteja alinhado com os critérios avaliativos exigidos para a organização, ele será homologado e ficará disponível para negociações. Contudo, em qualquer outra etapa do processo, caso não atenda aos critérios ou apresente alguma inconsistência, ele já poderá ser reprovado e descartado desse processo vigente. Dependerá dos critérios adotados durante a fase de acompanhamento deste fornecedor.

Acompanhamento: 

Por fim, para os que foram homologados, o processo terá continuidade com o acompanhamento periódico e contínuo das informações, baseadas nos mesmos critérios já estabelecidos, com o intuito de garantir a consistência e a excelência no serviço.

Conclusão

Diante do que foi abordado, é preciso um meio para administrar todo o processo de qualificação de fornecedores, considerando a vasta documentação que envolve essa etapa do processo de gerenciamento de fornecedores

O módulo de Avaliação de Fornecedores – Supply – do software Qualiex, supri essa demanda, pois de uma maneira prática e segura é possível acompanhar quais são os provedores que ainda não passaram pela avaliação de homologação, quais estão habilitados para fornecer e os fornecedores reprovados.

Além disso, cria um histórico com todas as avaliações elaboradas para esses fornecedores de acordo com os critérios que a sua empresa julga importante para qualificação dos mesmos. O Supply viabiliza a gestão dos fornecedores e a visualização gráfica das informações que auxiliarão na tomada de decisão, tornando a atividade mais otimizada, padronizada e assertiva.

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