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QualiMaster Class: O caminho para gestão de documentos eficiente e segura!

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Marcela Maia

Marcela Maia

Atuando como como Head de Onboarding e Ongoing, sou formada em Administração e Letras, MBA em Gestão Estratégica de Empresas, Auditora Líder da ISO 9001:2015 e contribuo com os processos de Gestão e Qualidade.

Olá, tem um tempo que não escrevo aqui para o Blog, mas estou bem feliz de poder compartilhar com vocês como foi esse nosso evento, sobre gestão de documentos eficiente.

No dia 20/07/2023, nós aqui da ForLogic  realizamos um Aulão exclusivo para clientes  Qualiex e Qualitfy, com um time para lá de especialistas. São elas: Thais Mendes e a Thamires Favaro. 

O tema do nosso encontro foi: O caminho para a gestão de documentos eficiente e segura. Confira agora um pouco do que abordamos. 

O que é gestão de documentos? 

A gestão de documentos é um processo que compreende a geração, organização e o arquivamento correto e seguro dos documentos. 

Contudo, não existe uma fórmula correta. Cada organização fará da maneira que atende suas necessidades. 

A gestão de documentos nos aproxima de garantir a conformidade, minimizar riscos, reduzir custos e aumentar a eficiência operacional. 

Mas o que é eficiência operacional? Ela nos apoia a ter um padrão e mais agilidade na execução de determinadas atividades. 

Qual a importância da gestão de documentos eficiente?  

É crucial que você saiba a importância do processo de gestão de documentos: 

  • Garante que todos os envolvidos estejam falando a “mesma língua”; 
  • Garante a reprodução das atividades; 
  • Garante o acesso seguro aos documentos; 
  • Garante a análise crítica dos documentos; 
  • Garante a padronização dos documentos; 
  • Evita a utilização de documentos obsoletos. 

Mas não é só isso, pois temos várias outras questões envolvidas na gestão de documentos. O que vale muito ressaltarmos é que “a gestão de documentos tem tudo a ver com a segurança da informação”. 

Como a gestão de documentos está relacionada à segurança da informação? 

Para uma gestão de documentos eficiente e segura é fundamental ter atenção nos três pilares da segurança da informação. 

Eles são: 

  1. Disponibilidade: determina que os documentos estejam disponíveis para uso quando forem necessários; 
  1. Integridade: os documentos não podem sofrer danos que impossibilitem a leitura e nem sejam alterados indevidamente; 
  1. Confidencialidade: garantir que os documentos sejam utilizados e consultados pelas pessoas certas. 

E qual a diferença de documentos e registros?

Os documentos orientam quem vai executar a atividade. Podem ser: pop, instruções, manuais e processos. 

Já os registros são anotações ou apontamentos do que já aconteceu. São informações referentes ao passado. Podem ser: atas, contratos assinados. 

Documentos e registros, devem ser gerenciados? 

Sim! Tem que ser gerenciados, mas de forma diferente. 

Os documentos possuem ciclo de vida, análise crítica e deve ter controle de acesso. 

Já os registros, devem ter controle de acesso e alteração. 

Quais documentos precisam ser gerenciados?

É muito importante você ter consciência de quais documentos deverão ser gerenciados em todo esse processo. Para isso, segue uma dica!Você deve questionar sobre: 

O documento impacta na conformidade de produtos ou serviços? 

Você terá retrabalho se não gerenciar determinada informação? 

O que é o ciclo de vida do documento? 

São as fases do documento, desde a sua criação até o seu descarte. E dentro do ciclo de vida temos a análise crítica.  

Fluxo de vida do documento: 

O ciclo pode ser definido conforme o tipo/classificação do seu documento. 

 No Módulo Docs do Qualiex você consegue: 

  • Acompanhar os documentos e alterações realizadas; 
  • Gerenciar cópias controladas; 
  • Data das revisões. 

 Se você quiser entender todos esses processos descritos com mais detalhes, confira o QualiMaster Class na íntegra! 

O que você achou dessas dicas? Foram valiosas? Esperamos que você entenda a importância de uma gestão dos documentos eficiente para o seu SGQ e que nosso conteúdo possa te ajudar nesse processo! 

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