Cuidado com o retrabalho, você pode estar perdendo tempo e dinheiro

Primeiramente, você sabia que o retrabalho é um dos grandes vilões na otimização do tempo e gera gastos evitáveis? Então, para você entender, vamos a definição de retrabalho!

De acordo com o dicionário online de Português, Retrabalho é: “Tornar a trabalhar; aperfeiçoar por meio de trabalho constante: Retrabalhar um léxico. Assim vamos retrabalhando.”
Em outras palavras podemos dizer que retrabalho ocorre quando uma mesma tarefa ou processo precisa ser refeita, em partes ou por completo.

Entenda como o retrabalho pode gerar prejuízos:

O prejuízo mais comum causado pelo retrabalho é a Queda na Produtividade, que além do gasto com insumos para refazer o produto ou serviço, existe também o fator tempo, que é indispensável para refazer o processo ou produto pela segunda vez. Entenda que esse tempo adicional é retirado de outras atividades, o que influenciará diretamente na produção total final da empresa.

Por consequência, temos o prejuízo financeiro, a queda na produtividade não gera diretamente uma despesa pessoal, entretanto, você está pagando o mesmo valor em troca de menos resultados. E ainda, se você tentar resolver esse problema aumentando o time de suporte, além de não ter qualquer garantia da eficácia desta solução, ainda assumirá mais despesas com pessoal.

Particularmente acredito que o efeito mais preocupante é a Insatisfação dos clientes. Não pense que somente as empresas perdem tempo com retrabalho, os clientes também perdem e ainda tem a frustração após um primeiro atendimento falho. Empresas que prezam por sua clientela normalmente ao repor o produto ou serviço que não deu certo, tendem a elevar o nível do que foi oferecido na primeira venda. Essa ação tem como propósito atingir a satisfação do cliente. Lembre-se: quando essas situações se tornam recorrentes dentro da empresa, elas podem acarretar a perda de clientes.

Os gestores não estão imunes a retrabalhos

O retrabalho não prejudica somente o pessoal que está a frente dos processos, acredite, os gestores também são prejudicados. Vou exemplificar, supomos que em uma empresa o tempo médio de atendimento está estimado em dez minutos. Entretanto, se esta estimativa de tempo for resultante de vários erros durante os procedimentos, o KPI se torna duvidoso.
Erros e retrabalhos recorrentes dificultam e até inviabilizam as análises de informações relacionados ao desempenho geral da empresa. Ao levarmos em conta que as bases para tomada de decisão são as informações sujeitas a erros recorrentes, o risco da gestão aumenta.

O que gera o retrabalho?

Se sua dúvida está próxima da pergunta “Mas o que gera retrabalho?”, você de fato entendeu que eles causam prejuízos, então vamos lá.
Conheça as principais causas que culminam em retrabalho.

•  Erros Individuais: pode ocorrer por diversos fatores como: falta de capacitação, falta de clareza na atividade que deve desempenhar, falta de competência para executar a função, entre outros;
•  Ausência de planejamento: gera uma administração falha e pode levar a empresa a falência;
• Tomada de decisões: baseadas em estimativas duvidosas;
• Erros coletivos: normalmente consequência de um clima organizacional desfavorável, e falhas de comunicação;
• Falta de padronização e controle manuais: normalmente controles feitos em planilhas demandam muito tempo e ainda podem gerar perda de informações dificultando a padronização dos processos.

A reincidência de retrabalho em mais de uma área da empresa é evidência de uma gestão falha.

Elimine ladrões do tempo e comece a visar os lucros

É comum surgir alguns imprevistos que exijam o velho método “Apagar Incêndio”, ou seja, a equipe sair correndo atrás de minimizar problemas entregando o melhor resultado possível.

Entretanto, essa cultura não deve ser incorporada na rotina, pois os processos devem ser um dos principais pilares para qualquer Sistema de Gestão de Alto Nível.
Tendo em vista que muitas empresas têm dificuldade de fazer um acompanhamento profissional de seus processos e projetos, indico a utilização de softwares para gestão de processos para gerenciar e tomar informações da forma correta.

Conheça o Qualitfy

O Qualitfy é sem dúvidas uma  ótima solução, principalmente para pequenas empresas. O software é modular e você pode adquiri-los separadamente. Enfim, vou deixar aqui os módulos que vão te apoiar na eliminação do retrabalho, vamos lá:

Módulo Planos para Gestão de Projetos – com ele você mapeia os objetivos e prioriza as tarefas do Planejamento, simplificando a comunicação da sua equipe de projetos. O módulo envia alerta por e-mail, para os envolvidos, quando uma ação é registrada, o que auxiliará no cumprimento de prazos. O software conta ainda o modo de visualização de Projetos para acompanhar a evolução da equipe: Kanban, Lista, Visão Hierárquica, Análises. Assim, você acompanha todas as ações a serem executadas, facilitando o desenvolvimento e a melhoria contínua.

Módulo Fluxos para Gestão de Processos – Com ele você gerencia os processos de maneira profissional e tem acesso as informações certas para tomadas de decisão aumentando a efetividade dos fluxos de trabalho e montando fluxos conforme as necessidades da sua equipe e empresa. Assim, todos fazem as tarefas certas no momento certo.
O Módulo permite o acompanhamento dos fluxos por área e situação atual dos processos, e ainda, através dos desenhos de fluxo cada colaborador terá claro seu papel no processo.

Módulo DOC’s para Gestão de Documentos – Empresas que não investem em Gestão de Documentos podem ter grandes prejuízos a longo prazo, com o Software você reduz custos com: impressões, armazenamento e ainda com extravios que podem gerar despesas na remissão de um documento. Sem falar no retrabalho que esse gera!

E ainda, o módulo está em total compliance com a Norma ISO 9001!

Conheça nossos softwares para Gestão da Qualidade http://www.qualitfy.com.br