Graduada em Administração de Empresas, MBA em Gestão da Qualidade e Auditora Líder ISO 9001. "Qualidade é o resultado de um ambiente cultural cuidadosamente construído. Tem que ser o tecido da organização, não parte do tecido." Phil Crosby
Em sua empresa os projetos tendem a não serem finalizados, ou pior, cada área controla seus projetos e ações de forma separada sem padrões de acompanhamento? Se a resposta foi sim, você pode estar perdendo dinheiro. Continue lendo esse artigo para descobrir como um plano de ação pode te ajudar a aumentar seus lucros.
Primeiramente vamos ao ponto chave, “o que é plano de ação?” Tudo começa com o plano estratégico cuja essência é mais abrangente, pois irá nortear os rumos de toda uma empresa. Por outro lado, o plano de ação é mais pontual e está voltado a ações específicas. Plano de ação também é chamado de plano de atividades, ou plano de trabalho, são os registros de informações sobre as tarefas, ou seja, “o que fazer e como fazer”.
O objetivo é padronizar o trabalho, de maneira a se criar uma rotina para os colaboradores. Esse detalhamento ajuda a organizar e controlar o fluxo de tarefas para alcançar os objetivos da organização.
É importante que todos os integrantes da empresa tenham claro:
- Onde querem chegar;
- Sua contribuição no planejamento estratégico da empresa;
- Quais metas atingir.
Ao elaborar seu Plano de Ação tenha em mente que ele deve dar um norte muito claro de todas as ações a serem executadas e ainda de forma eficiente. Lembre-se da famosa frase:
“Se você não sabe para onde ir, qualquer caminho serve” Lewis Carroll, ao escrever Alice no País das Maravilhas.
Como um plano de ação pode ajudar a aumentar meus lucros?
Em um mercado tão competitivo, é comum que as empresas busquem excelência na gestão empresarial, implantando sistemas de Gestão da Qualidade para garantir sua sustentabilidade e presença no mercado, superando as estratégias dos concorrentes e garantindo seu próprio desenvolvimento.
Para as empresas que apresentam dificuldades em se organizar, o plano de ação, é sem dúvida uma das melhores opções. Ele serve de ferramenta para melhoria dos processos contribuindo diretamente para a definição das ações a serem tomadas depois da coleta e análise dos dados.
O plano de ação é aplicado sobre todas as ações, para definir as etapas de execução de cada processo direcionando sempre para o cumprimento das metas definidas lá no Planejamento Estratégico.
Para o plano de ação, os registros históricos, as atas de reuniões, as pesquisas e relatórios de auditoria são as fontes de informações necessárias, que devem ser utilizadas para a elaboração de um planejamento consistente, dentro das necessidades empresariais.
Podemos afirmar, portanto, de forma resumida, que o plano de ação é o documento que deve ser utilizado para o planejamento das ações necessárias para se atingir um resultado desejado ou para solucionar um problema.
Quais os benefícios o Plano de Ação pode oferecer para a empresa?
Então, um planejamento com metas definidas não saíra do papel se as ações para alcança essas metas não forem, uma a uma, associadas a um plano de ação. Portanto o plano de ação é uma ferramenta de trabalho útil que beneficia todos os departamentos da empresa, contribuindo para o alinhamento das responsabilidades e dando clareza sobre as formas de avaliação, sobre a produtividade das equipes.
Confira alguns dos benefícios da aplicação dessa ferramenta, que contribuem no aumento de sua lucratividade:
Diminuição de custos:
Um bom plano de ação ajuda a evidenciar as causas raízes de determinados problemas enfrentados pela empresa. Com isso, evita as reincidências e corrige os gargalos que influenciam negativamente no crescimento da empresa.
Otimização do tempo:
Pois fornece um direcionamento para que os colaboradores compreendam o que precisa ser feito e qual problema será tratado com aquela ação, evitando retrabalhos, desperdícios, atrasos, falta de padronização.
Melhora na comunicação:
A clareza sobre o que se deve ser feito, aliada a um controle periódico gera um maior engajamento e comprometimento da equipe, para a obtenção de resultados, garantindo que as ações serão executadas conforme planejado.
Mapeamento de riscos:
Ao avaliar os processos internos, a corporação consegue mapear os riscos e prevenir problemas e, ainda, identificar oportunidades.
Monitoramento dos resultados obtidos:
Quando a empresa possui objetivos bem definidos, você consegue acompanhar o cronograma de ações, avaliar os orçamentos e ter um controle mais efetivo sobre o negócio.
Tomar decisões assertivas:
Quando você consegue analisar os processos internos e acompanhar os resultados. A possível avaliar as métricas dos resultados, tornando possível a tomada de decisões mais corretas para o sucesso do negócio.
Melhoria dos processos:
Afinal, o acompanhamento das ações de cada processo permite compreender com mais profundidade o que gera ou não resultados para sua organização, permitindo que os colaboradores desenvolvam habilidades e competências durante o processo estando mais bem preparados para lidar com os desafios do dia a dia.
O que deve constar em meu Plano de ação?
Normalmente o plano de ações é montado em formato de planilhas eletrônica, contendo informações como:
- os objetivos;
- as ações;
- os responsáveis;
- respectivas datas de entrega.
Ele pode ser criado de forma simples, com poucos campos e informações para monitoramento e controle, ou elaborado de forma mais robusta. O que definirá qual formato deverá ser criado é a necessidade do projeto ou processo.
O plano de ação deve conter os seguintes itens:
- O objetivo global do que deve ser alcançado;
- Todas as ações e atividades que deverão ser executadas;
- Data de início e de fim previstos para todas ações ou atividades;
- Previsão de orçamento para cada ação;
- O responsável pela execução de cada atividade;
- Previsão dos riscos e seus respectivos planos de contingência.
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1 comentário em “Como um Plano de ação pode ajudar a diminuir seus custos”
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