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Como um Plano de ação pode ajudar a diminuir seus custos

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Juliana Geremias

Juliana Geremias

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Graduada em Administração de Empresas e MBA em Gestão da Qualidade
"Qualidade é o resultado de um ambiente cultural cuidadosamente construído. Tem que ser o tecido da organização, não parte do tecido." Phil Crosby

Em sua empresa os projetos tendem a não serem finalizados, ou pior, cada área controla seus projetos e ações de forma separada sem padrões de acompanhamento? Se a resposta foi sim, você pode estar perdendo dinheiro. Continue lendo esse artigo para descobrir como um plano de ação pode te ajudar a aumentar seus lucros.

Primeiramente vamos ao ponto chave, “o que é plano de ação?” Tudo começa com o plano estratégico cuja essência é mais abrangente, pois irá nortear os rumos de toda uma empresa. Por outro lado, o plano de ação é mais pontual e está voltado a ações específicas. Plano de ação também é chamado de plano de atividades, ou plano de trabalho, são os registros de informações sobre as tarefas, ou seja, “o que fazer e como fazer”.  

O objetivo é padronizar o trabalho, de maneira a se criar uma rotina para os colaboradores. Esse detalhamento ajuda a organizar e controlar o fluxo de tarefas para alcançar os objetivos da organização. 

É importante que todos os integrantes da empresa tenham claro: 

  • Onde querem chegar;
  • Sua contribuição no planejamento estratégico da empresa;
  • Quais metas atingir.

Ao elaborar seu Plano de Ação tenha em mente que ele deve dar um norte muito claro de todas as ações a serem executadas e ainda de forma eficiente. Lembre-se da famosa frase: 

“Se você não sabe para onde ir, qualquer caminho serve” Lewis Carroll, ao escrever Alice no País das Maravilhas.

Como um plano de ação pode ajudar a aumentar meus lucros? 

Em um mercado tão competitivo, é comum que as empresas busquem excelência na gestão empresarial, implantando sistemas de Gestão da Qualidade para garantir sua sustentabilidade e presença no mercado, superando as estratégias dos concorrentes e garantindo seu próprio desenvolvimento. 

Para as empresas que apresentam dificuldades em se organizar, o plano de ação, é sem dúvida uma das melhores opções. Ele serve de ferramenta para melhoria dos processos contribuindo diretamente para a definição das ações a serem tomadas depois da coleta e análise dos dados. 

O plano de ação é aplicado sobre todas as ações, para definir as etapas de execução de cada processo direcionando sempre para o cumprimento das metas definidas lá no Planejamento Estratégico. 

 Para o plano de ação, os registros históricos, as atas de reuniões, as pesquisas e relatórios de auditoria são as fontes de informações necessárias, que devem ser utilizadas para a elaboração de um planejamento consistente, dentro das necessidades empresariais. 

Podemos afirmar, portanto, de forma resumida, que o plano de ação é o documento que deve ser utilizado para o planejamento das ações necessárias para se atingir um resultado desejado ou para solucionar um problema. 

Quais os benefícios o Plano de Ação pode oferecer para a empresa? 

Então,  um planejamento com metas definidas não saíra do papel se as ações para alcança essas metas não forem, uma a uma, associadas a um plano de ação. Portanto o plano de ação é uma ferramenta de trabalho útil que beneficia todos os departamentos da empresa, contribuindo para o alinhamento das responsabilidades e dando clareza sobre as formas de avaliação, sobre a produtividade das equipes. 

Confira alguns dos benefícios da aplicação dessa ferramenta, que contribuem no aumento de sua lucratividade:  

Diminuição de custos:

Um bom plano de ação ajuda a evidenciar as causas raízes de determinados problemas enfrentados pela empresa. Com isso, evita as reincidências e corrige os gargalos que influenciam negativamente no crescimento da empresa. 

Otimização do tempo:

Pois fornece um direcionamento para que os colaboradores compreendam o que precisa ser feito e qual problema será tratado com aquela ação, evitando retrabalhos, desperdícios, atrasos, falta de padronização. 

Melhora na comunicação:

A clareza sobre o que se deve ser feito, aliada a um controle periódico gera um maior engajamento e comprometimento da equipe, para a obtenção de resultados, garantindo que as ações serão executadas conforme planejado.  

Mapeamento de riscos:

Ao avaliar os processos internos, a corporação consegue mapear os riscos e prevenir problemas e, ainda, identificar oportunidades. 

Monitoramento dos resultados obtidos:

Quando a empresa possui objetivos bem definidos, você consegue acompanhar o cronograma de ações, avaliar os orçamentos e ter um controle mais efetivo sobre o negócio. 

Tomar decisões assertivas:

Quando você consegue analisar os processos internos e acompanhar os resultados. A possível avaliar as métricas dos resultados, tornando possível a tomada de decisões mais corretas para o sucesso do negócio. 

Melhoria dos processos:

Afinal, o acompanhamento das ações de cada processo permite compreender com mais profundidade o que gera ou não resultados para sua organização, permitindo que os colaboradores desenvolvam habilidades e competências durante o processo estando mais bem preparados para lidar com os desafios do dia a dia. 

O que deve constar em meu Plano de ação? 

Normalmente o plano de ações é montado em formato de planilhas eletrônica, contendo informações como: 

  • os objetivos; 
  • as ações; 
  • os responsáveis; 
  • respectivas datas de entrega. 

Ele pode ser criado de forma simples, com poucos campos e informações para monitoramento e controle, ou elaborado de forma mais robusta. O que definirá qual formato deverá ser criado é a necessidade do projeto ou processo. 

O plano de ação deve conter os seguintes itens: 

  • O objetivo global do que deve ser alcançado; 
  • Todas as ações e atividades que deverão ser executadas; 
  • Data de início e de fim previstos para todas ações ou atividades; 
  • Previsão de orçamento para cada ação; 
  • O responsável pela execução de cada atividade; 
  • Previsão dos riscos e seus respectivos planos de contingência. 

Invista em tecnologia você certamente se surpreenderá com os resultados 

Saia na frente de seus concorrentes, invista em um Sistema de Gestão da Qualidade para otimizar seus processos e aumentar os lucros de sua empresa. Com a automatização você conseguirá ter uma visão mais completa de cada setor e minimizar o tempo gasto com tarefas repetidas e burocráticas e ainda diminuir retrabalhos. 

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