Como um Plano de ação pode ajudar a diminuir seus custos

Em sua empresa os projetos tendem a não serem finalizados, ou pior, cada área controla seus projetos e ações de forma separada sem padrões de acompanhamento? Se a resposta foi sim, você pode estar perdendo dinheiro. Continue lendo esse artigo para descobrir como um plano de ação pode te ajudar a aumentar seus lucros.

Primeiramente vamos ao ponto chave, “o que é plano de ação?” Tudo começa com o plano estratégico cuja essência é mais abrangente, pois irá nortear os rumos de toda uma empresa. Por outro lado, o plano de ação é mais pontual e está voltado a ações específicas. Plano de ação também é chamado de plano de atividades, ou plano de trabalho, são os registros de informações sobre as tarefas, ou seja, “o que fazer e como fazer”.  

O objetivo é padronizar o trabalho, de maneira a se criar uma rotina para os colaboradores. Esse detalhamento ajuda a organizar e controlar o fluxo de tarefas para alcançar os objetivos da organização. 

É importante que todos os integrantes da empresa tenham claro: 

• Onde querem chegar;
• Sua contribuição no planejamento estratégico da empresa;
• Quais metas atingir.

Ao elaborar seu Plano de Ação tenha em mente que ele deve dar um norte muito claro de todas as ações a serem executadas e ainda de forma eficiente. Lembre-se da famosa frase: 

“Se você não sabe para onde ir, qualquer caminho serve” Lewis Carroll, ao escrever Alice no País das Maravilhas.

Como um plano de ação pode ajudar a aumentar meus lucros? 

Em um mercado tão competitivo, é comum que as empresas busquem excelência na gestão empresarial, implantando sistemas de Gestão da Qualidade para garantir sua sustentabilidade e presença no mercado, superando as estratégias dos concorrentes e garantindo seu próprio desenvolvimento. 

Para as empresas que apresentam dificuldades em se organizar, o plano de ação, é sem dúvida uma das melhores opções. Ele serve de ferramenta para melhoria dos processos contribuindo diretamente para a definição das ações a serem tomadas depois da coleta e análise dos dados. 

O plano de ação é aplicado sobre todas as ações, para definir as etapas de execução de cada processo direcionando sempre para o cumprimento das metas definidas lá no Planejamento Estratégico. 

 Para o plano de ação, os registros históricos, as atas de reuniões, as pesquisas e relatórios de auditoria são as fontes de informações necessárias, que devem ser utilizadas para a elaboração de um planejamento consistente, dentro das necessidades empresariais. 

Podemos afirmar, portanto, de forma resumida, que o plano de ação é o documento que deve ser utilizado para o planejamento das ações necessárias para se atingir um resultado desejado ou para solucionar um problema. 

Quais os benefícios o Plano de Ação pode oferecer para a empresa? 

Então,  um planejamento com metas definidas não saíra do papel se as ações para alcança essas metas não forem, uma a uma, associadas a um plano de ação. Portanto o plano de ação é uma ferramenta de trabalho útil que beneficia todos os departamentos da empresa, contribuindo para o alinhamento das responsabilidades e dando clareza sobre as formas de avaliação, sobre a produtividade das equipes. 

Confira alguns dos benefícios da aplicação dessa ferramenta, que contribuem no aumento de sua lucratividade:  

Diminuição de custos:

Um bom plano de ação ajuda a evidenciar as causas raízes de determinados problemas enfrentados pela empresa. Com isso, evita as reincidências e corrige os gargalos que influenciam negativamente no crescimento da empresa. 

Otimização do tempo:

Pois fornece um direcionamento para que os colaboradores compreendam o que precisa ser feito e qual problema será tratado com aquela ação, evitando retrabalhos, desperdícios, atrasos, falta de padronização. 

Melhora na comunicação:

A clareza sobre o que se deve ser feito, aliada a um controle periódico gera um maior engajamento e comprometimento da equipe, para a obtenção de resultados, garantindo que as ações serão executadas conforme planejado.  

Mapeamento de riscos:

Ao avaliar os processos internos, a corporação consegue mapear os riscos e prevenir problemas e, ainda, identificar oportunidades. 

Monitoramento dos resultados obtidos:

Quando a empresa possui objetivos bem definidos, você consegue acompanhar o cronograma de ações, avaliar os orçamentos e ter um controle mais efetivo sobre o negócio. 

Tomar decisões assertivas:

Quando você consegue analisar os processos internos e acompanhar os resultados. A possível avaliar as métricas dos resultados, tornando possível a tomada de decisões mais corretas para o sucesso do negócio. 

Melhoria dos processos:

Afinal, o acompanhamento das ações de cada processo permite compreender com mais profundidade o que gera ou não resultados para sua organização, permitindo que os colaboradores desenvolvam habilidades e competências durante o processo estando mais bem preparados para lidar com os desafios do dia a dia. 

O que deve constar em meu Plano de ação? 

Normalmente o plano de ações é montado em formato de planilhas eletrônica, contendo informações como: 

• os objetivos; 
• as ações; 
• os responsáveis; 
• respectivas datas de entrega. 

Ele pode ser criado de forma simples, com poucos campos e informações para monitoramento e controle, ou elaborado de forma mais robusta. O que definirá qual formato deverá ser criado é a necessidade do projeto ou processo. 

O plano de ação deve conter os seguintes itens: 

• O objetivo global do que deve ser alcançado; 
• Todas as ações e atividades que deverão ser executadas; 
• Data de início e de fim previstos para todas ações ou atividades; 
• Previsão de orçamento para cada ação; 
• O responsável pela execução de cada atividade; 
• Previsão dos riscos e seus respectivos planos de contingência. 

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Saia na frente de seus concorrentes, invista em um Sistema de Gestão da Qualidade para otimizar seus processos e aumentar os lucros de sua empresa. Com a automatização você conseguirá ter uma visão mais completa de cada setor e minimizar o tempo gasto com tarefas repetidas e burocráticas e ainda diminuir retrabalhos. 

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