Graduada em Administração de Empresas e MBA em Gestão da Qualidade
"Qualidade é o resultado de um ambiente cultural cuidadosamente construído. Tem que ser o tecido da organização, não parte do tecido." Phil Crosby
Erros de processos causam custos indesejáveis, mas como manter a equipe alinhada para evitar esses erros? A resposta é simples: estabelecendo um fluxo de trabalho fluído que atenda às necessidades da empresa.
Você pode estar se perguntando “Mas como fazê-lo?”. E é sobre isso que abordaremos no artigo de hoje. Boa leitura!
Use uma Ferramenta que garanta o alcance dos resultados esperados
Você provavelmente já deve ter ouvido falar em Mapeamento, trata-se basicamente de um diagrama que ilustra as etapas para a entrega de um produto ou serviço. Ele tem como objetivo garantir que os resultados alcançados correspondam aos objetivos definidos.
Essa é uma ferramenta que ajuda a agregar valor ao trabalho, eliminando etapas desnecessárias e mitigando desperdícios através de um fluxograma, onde se ilustra todos os estágios necessários para uma entrega.
O que são processos?
Por sua vez, o processo organizacional é o conjunto de atividades operacionais relacionados entre si, envolvendo pessoas, procedimentos, equipamentos e informações, visando garantir o melhor desempenho da empresa. Como por exemplo processos de administração, marketing entre outros, rodando de forma integrada.
Enfim, entenda como um Mapeamento de Processos funciona
Considerado como uma técnica, o mapeamento de processos é utilizado para compreender os detalhes envolvidos no funcionamento da organização. Trata-se da identificação da sequência lógica das atividades que compõem um processo e outros elementos que interagem com o fluxo de trabalho.
O mapeamento dos processos é o agrupamento de todas as tarefas necessárias para que uma determinada atividade seja realizada. Ele deve ser feito por todas as empresas, indiferente de seu porte, pois dá uma clareza do que está sendo feito, quem está fazendo e quem você quer que faça o que”.
Utilize essa prática para atingir diferentes objetivos, como por exemplo:
- Compreender os processos;
- Entender como o processo funciona na prática;
- Alimentar indicadores.
Modelo simples de mapeamento por processos
Benefícios do Mapeamento dos processos
Tenha um bom fluxo de trabalho onde as etapas seguem para a mesma direção. Mesmo se tratando de etapas de setores diferentes, todas devem ter o mesmo objetivo, não é mesmo? Enfim, chegar ao resultado estipulado no planejamento estratégico da empresa não é possível quando os processos são conflitantes, e é ai que entra o Mapeamento.
Resumindo, o mapeamento dos processos é o agrupamento de todas as tarefas necessárias para que uma atividade seja realizada. Ele deve ser feito por todas as empresas, indiferente do seu tamanho, pois dá clareza do que está sendo feito, quem está fazendo, e “quem você quer que faça o que”.
Características do mapeamento de processos:
O mapeamento de processos visa a eficiência, contudo os mapas de processos devem:
- Fornecer informações sobre o processo – contribuindo com o Brainstorm das equipes visando melhorias;
- Evidenciar visualmente os detalhes do processo – Essa visibilidade é muito importante pois, muitas vezes, a gestão tem apenas uma percepção local sobre o que é feito, mas não compreende toda a cadeia.
- Contribuir com o engajamento – com o mapeamento, todos conseguem entender como cada ação impacta as demais. Quando todos compreendem o funcionamento do processo surge uma maior integração entre as áreas.
- Facilitar o entendimento das atividades – tornando possível que cada um compreenda como cada ação mexe com o resultado de um setor e como esses efeitos se acumulam, até chegar à etapa final. Isso leva à sinergia fazendo com que atividades antes isoladas passem a atuar de maneira sincronizada, com grande comunicação e muita estratégia, aumentando o potencial de sucesso.
- Agilizar os processos de trabalho – como a gestão por processos torna-se mais fácil identificar possibilidades de investimentos e de automação de etapas, otimizando a gestão de Recursos Humanos e, principalmente, contribuindo para o aumento de produtividade.
- Diminuição dos custos – todo empreendimento possui gargalos e pontos de desperdício. Eles limitam o potencial de crescimento e desenvolvimento, gastando recursos de maneira pouco estratégica. Utilize a ferramenta, e garanta que os recursos sejam aplicados de modo a ter maior potencial de resultados.
- Agrega maior valor para o cliente – O fato de eliminar gargalos e de diminuir custos permite um investimento maior em melhorias, como na automação de tarefas. acarretando melhorias no produto final.
- Amplia a competitividade – ao gerar um melhor aproveitamento dos recursos disponíveis contribui eventualmente para o ganho de lucratividade, de modo a permitir o investimento em mais melhorias.
Destaque-se entre a concorrência invista em tecnologia adequada
Contudo, especialmente entre empresas de médio e pequeno porte, não há uma preocupação em profissionalizar o gerenciamento. Enfim, quando uma organização alia tecnologia aos seus processos ela tende a sair à frente das outras, ganhando força no posicionamento de mercado escolhido.
A tecnologia pode e deve ser empregada a favor do empreendimento, especialmente do seu fluxo de trabalho. Não faz sentido realizar tarefas de forma manual.
Um bom software para gestão de fluxos pode contribuir com a eliminação de erros em vários sentidos.
3 pontos a serem considerados ao escolher um software para mapeamento dos processos de sua empresa são:
- experiência da empresa, ou seja, seu tempo de atuação no mercado;
- segurança fornecida pela empresa fornecedora;
- aderência da tecnologia ao seu negócio e a forma de implantação.
