Graduada em Administração de Empresas, MBA em Gestão da Qualidade e Auditora Líder ISO 9001. "Qualidade é o resultado de um ambiente cultural cuidadosamente construído. Tem que ser o tecido da organização, não parte do tecido." Phil Crosby
- Juliana Geremiashttps://blogdaqualidade.com.br/author/juliana-geremias/
- Juliana Geremiashttps://blogdaqualidade.com.br/author/juliana-geremias/
- Juliana Geremiashttps://blogdaqualidade.com.br/author/juliana-geremias/
- Juliana Geremiashttps://blogdaqualidade.com.br/author/juliana-geremias/
Você já perdeu horas tentando encontrar um documento importante no meio de pastas, e-mails e sistemas desorganizados? Essa é uma situação comum em muitas organizações, mas que pode ser facilmente evitada com a ferramenta certa. E é exatamente aqui que entra a lista mestra de documentos.
Enfim, este recurso não apenas economiza tempo, mas também garante que todos os documentos estejam sempre atualizados, acessíveis e em conformidade com as normas ISO.
Vem comigo explorar como a lista mestre pode transformar a gestão documental da sua organização, tornando-a uma atividade simples, eficiente e livre de dores de cabeça.
Para que serve a lista mestra de documentos?
A lista mestra de documentos, ou controle de documentos mestre, desempenha um papel essencial dentro de um sistema de gestão da qualidade. Ela é uma ferramenta central para organizar, rastrear e manter o controle sobre todos os documentos relevantes dentro da sua organização.
Confira abaixo as principais funções e benefícios que essa ferramenta oferece:
-
Organização Centralizada
A lista mestra funciona como uma referência central para todos os documentos da organização, como procedimentos, instruções de trabalho, registros e normas internas. Além disso, ela oferece uma visão geral clara dos documentos em vigor, indicando responsáveis, localização e outros detalhes importantes.
-
Controle de Versões
Ela garante que todos utilizem a versão mais recente de cada documento, evitando erros causados pelo uso de versões desatualizadas. Toda alteração ou revisão é registrada, com informações como número da versão, data de revisão e responsável pela modificação.
-
Acompanhamento de Aprovação e Revisão
Registra o processo de aprovação e revisão de cada documento, assegurando que eles passem por uma validação antes de serem liberados. Facilita a transparência e a rastreabilidade, incluindo datas e comentários sobre as mudanças realizadas.
-
Facilidade de Acesso e Disponibilidade
Indica onde cada documento está armazenado, seja em formato físico ou digital, garantindo que não se perca. Isso permite que os colaboradores encontrem rapidamente o que precisam, aumentando a produtividade.
-
Garantia de Conformidade
Mantém todos os documentos exigidos por normas ISO atualizados e acessíveis. Facilita auditorias internas e externas, oferecendo uma visão clara e organizada do sistema de gestão documental, o que garante conformidade com os requisitos legais e regulatórios.
-
Monitoramento de Documentos Obsoletos
Identifica documentos que não estão mais em uso, garantindo que não sejam erroneamente utilizados. Inclui informações sobre quais documentos foram substituídos ou descartados.
-
Melhoria Contínua
Ajuda a monitorar e melhorar os processos de controle de documentos. Serve como ponto de partida para revisar e aperfeiçoar as práticas organizacionais, tornando a gestão documental mais eficiente e alinhada com as necessidades da empresa.
Exemplo prático de como montar uma lista mestra de documentos
Criar uma lista mestra é mais simples do que parece. O segredo é organização e atenção aos detalhes. Aqui está um exemplo de como estruturá-la:
Número do Documento | Nome do Documento | Versão | Data de Emissão | Data de Revisão | Responsável pela Revisão | Status | Localização | Observações |
DOC-001 | Procedimento de Controle de Qualidade | 1.0 | 01/01/2023 | 01/01/2024 | João Silva | Em vigor | Intranet/Qualidade | Primeira versão, revisão anual programada |
DOC-002 | Instrução de Trabalho para Inspeção | 2.1 | 15/03/2022 | 10/01/2024 | Maria Oliveira | Em vigor | Físico/Produção | Revisado com novos critérios |
DOC-003 | Relatório de Auditoria Interna | 3.2 | 20/06/2023 | 20/12/2023 | Pedro Souza | Obsoleto | Intranet/Auditoria | Substituído pelo DOC-004 |
Essa tabela garante uma organização clara e facilita a rastreabilidade dos documentos.
Transforme sua Gestão de Documentos com o Qualiex
Se você já se sentiu perdido em meio a uma pilha de documentos ou gastou tempo precioso procurando versões atualizadas, o Qualiex pode ser a solução que sua organização precisa.
Ele é uma ferramenta projetada para trazer agilidade, organização e eficiência à gestão de documentos, eliminando as dores de cabeça causadas pelo controle manual.
Centralização e organização
O Qualiex permite que todos os documentos do sistema de gestão sejam armazenados em um único local, acessível de maneira intuitiva e segura. Isso significa que você não precisa mais procurar arquivos em pastas físicas ou dispersas em sistemas diferentes.
Controle de versões
Com o Qualiex, manter o controle de versões nunca foi tão fácil. Ele registra automaticamente alterações, revisões e aprovações, garantindo que todos utilizem sempre a versão mais atualizada de cada documento.
Rastreamento e conformidade
A ferramenta oferece recursos que facilitam o rastreamento de documentos, registrando quem acessou, revisou ou aprovou cada item.
Isso é essencial para auditorias internas e externas, atendendo com eficiência às exigências de normas ISO e outros requisitos regulatórios.
Facilidade de acesso e segurança
O Qualiex organiza os documentos de forma estruturada, permitindo buscas rápidas e precisas.
Além disso, ele garante que as informações sensíveis estejam protegidas, com controle de permissões de acesso, para que apenas pessoas autorizadas possam visualizar ou editar os conteúdos.
Notificações e automação
Você nunca mais perderá uma revisão ou um prazo. O Qualiex envia notificações automáticas para lembrar sobre revisões pendentes, vencimentos de documentos ou ações necessárias, reduzindo riscos de não conformidade.
Melhoria contínua
O Qualiex não é apenas uma ferramenta; é um aliado na melhoria contínua. Ele fornece insights sobre a gestão de documentos, permitindo identificar gargalos e implementar melhorias de forma prática e estratégica.
Se sua organização busca otimizar processos, economizar tempo e garantir conformidade, o Qualiex é a solução ideal para transformar a gestão de documentos em uma tarefa eficiente e livre de estresse.
A lista mestra de documentos não deve ser um estresse que consome o seu dia
A lista mestra não é apenas uma exigência das normas ISO; é uma ferramenta que pode te ajudar a tornar a gestão documental mais simples, organizada e eficiente.
Com ela, você não precisa mais perder tempo procurando documentos ou se preocupando com conformidade.
Enfim, a Gestão de Documentos não deve ser um estresse que consome o seu dia, mas sim uma atividade prática que otimiza processos e traz tranquilidade para você e sua equipe.
Comece agora mesmo a estruturar sua lista mestra e veja como isso pode transformar a rotina da sua organização.
Qualiex: O melhor Software para a Gestão da Qualidade!
Gostou das dicas sobre como fazer a lista mestra de documentos? Com a ajuda do Qualiex você consegue fazer uma gestão sistêmica e profissional dos processos em sua empresa. Elimine planilhas, ganhe tempo, garanta a conformidade com os requisitos aplicáveis e foque seus recursos no que realmente importa.
E tem mais: Se você é pequena empresa pode contar com a tecnologia Qualiex disponível sob medida para sua organização. O Qualitfy se encaixa perfeitamente no orçamento da sua pequena empresa. Além disso, ajuda ela a conquistar os resultados que busca.
Além de sermos o melhor software para gestão da qualidade, te ajudamos com cursos de especialistas voltados à gestão, qualidade e excelência por meio da Saber Gestão. Por isso, não perca mais tempo, entre em contato conosco!