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Crie Indicadores de não conformidade e descubra como evitar custos desnecessários

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Juliana Geremias

Juliana Geremias

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Graduada em Administração de Empresas e MBA em Gestão da Qualidade
"Qualidade é o resultado de um ambiente cultural cuidadosamente construído. Tem que ser o tecido da organização, não parte do tecido." Phil Crosby

Antes de tudo: como estão sendo trabalhados os indicadores de não conformidades (NC) aí na sua empresa?

Primeiramente, vamos a definição:

Indicador – elemento que tem como objetivo apontar ou mostrar algo, na Forlogic dizemos que ele deve expressar sua “Dor”. Ou seja, indicar em quais pontos devemos olhar criticamente.

Não conformidade –  ocorre quando um produto, serviço ou processo não atende às especificações pré-definidas, acarretando resultados não satisfatórios. Embora sejam advindas de eventos negativos “erro no processo ou resultados indesejados”, sua análise e correção são oportunidades para gerar resultados positivos.

Por que devo me preocupar com indicadores de não conformidades?

Ao falarmos de NCs, os indicadores geralmente são: número de ações atrasadas, número de tratativas não executadas ou número de incidências. Enfim, direcionamos nosso olhar para o percentual de tratativas atrasadas, classificações por tipo ou responsáveis, até fazemos um Pareto ou um 5 Porquês.

Então eu te pergunto, você já parou para analisar os custos que uma não conformidade nos processos pode gerar na sua empresa? Acredite, o não tratamento de uma NC pode causar problemas como:

  • custos com retrabalho;
  • multas trabalhistas e ambientais;
  • acidentes;
  • prejudicar a imagem da empresa no mercado;
  • desestimular os colaboradores.

Te convido a analisar 3 situações:

  • Gasto com retrabalho de algo que não saiu como previsto – nesse caso, levamos em consideração o número de funcionários que serão direcionados para a tarefa, custo com os maquinários, custos com matéria prima, sem contar o tempo que a atividade demanda.
  • Perda na produtividade – quando uma empresa perde muito tempo tratando reincidências consequentemente ela terá redução na produtividade.
  • Fatores mercadológicos – impactos negativos na produção ou prestação de serviços que podem se tornar externo, o que influencia diretamente no potencial de mercado e intensidade competitiva acarretando a lucratividade da empresa.

Acredito que apenas esses 3 motivos, por si só, já podem e devem ser levados em conta para que as Não conformidades sejam acompanhadas e analisadas com muita atenção. Sugiro que você crie indicadores e os monitore.

Como ser assertivo no tratamento de uma não conformidade

Antes de tudo, o primeiro passo é padronizar as informações referente às falhas, isso facilitará na diferenciação das incidências e reincidências, além de atuar na causa raiz do problema.

Depois, centralizar as informações, reduzindo as chances de perda de dados importantes para a identificação da causa raiz das incidências.

Posteriormente, acrescente evidências, quanto mais detalhes de uma NC, melhor, assim as tratativas serão mais assertivas.

Conclusão

Portanto, automatize seu processo de tratamento de ocorrências. Com o software adequado, o custo-benefício é certo.

Com o Qualitfy Módulo Ocorrências, além de manter suas informações centralizadas, você:

  • Conta com campos para padronizar a coleta de informações;
  • Acompanha as ocorrências de forma prática e efetiva;
  • Otimiza o tempo com as cobranças automáticas do sistema;
  • Treinamento EAD, na academia, para todos os membros da equipe sem custo adicional.

E ainda, pode acrescentar evidências como: documentos, fotos e vídeos, pois quanto mais detalhes, melhor para a tratativa da ocorrência.

Agora, se você quer seguir a dica de criar indicadores de não conformidades, te indico o Módulo Indicators.

Acesse o site e conheça todos os benefícios que essa ferramenta pode trazer para sua empresa.

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