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Metodologia PDCA e a ISO 9001

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Juliana Geremias

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Graduada em Administração de Empresas, MBA em Gestão da Qualidade e Auditora Líder ISO 9001. "Qualidade é o resultado de um ambiente cultural cuidadosamente construído. Tem que ser o tecido da organização, não parte do tecido." Phil Crosby

Você sabia que a Norma ISO 9001 recomenda o uso da metodologia PDCA? Acredite, ao aplicar essa metodologia, você certamente melhorará os processos de sua empresa e atingirá resultados consistentes.

Quando estava no meu primeiro ano de faculdade de Administração, aprendi que a metodologia PDCA pode ser aplicada em qualquer situação, desde rotinas pessoais até na melhoria de processos dentro de uma organização.

Agora, convido você a explorar comigo os motivos pelos quais o PDCA é uma excelente escolha para o seu negócio. Além disso, é o momento de entender de forma clara como aplicá-lo.

Por que a ISO recomenda o uso do PDCA?

A ISO, especialmente na ISO 9001:2015, sugere a adoção do PDCA para facilitar a implementação de um Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ) robusto e eficaz. Ela destaca que as organizações devem buscar a melhoria contínua de seus processos, e o PDCA se mostra uma das melhores metodologias para alcançar esse objetivo.

A ISO 9001:2015 também enfatiza a importância de identificar riscos e oportunidades, alinhando-se perfeitamente ao ciclo PDCA.

Além disso, a abordagem cíclica do PDCA garante que os processos sejam avaliados e ajustados continuamente, facilitando a implementação de ações corretivas e preventivas de forma estruturada. O PDCA assegura que essa avaliação seja realizada de maneira contínua, com decisões baseadas em dados reais. Portanto, aumenta a eficácia das mudanças.

Benefícios de utilizar o PDCA na Gestão da Qualidade

Agora que vimos como o PDCA pode ser aplicado de forma prática, vamos explorar os benefícios tangíveis dessa metodologia.

1- Redução de Custos Operacionais

A melhoria contínua dos processos de produção e a redução do desperdício de materiais geram uma economia significativa, que pode ser reinvestida em treinamentos, melhoria de equipamentos ou até mesmo em benefícios para os colaboradores.

Exemplo de cálculo de economia em uma empresa de embalagens:

  • Desperdício de Papelão Antes do PDCA: 12% de 10.000 unidades/mês = 1.200 unidades desperdiçadas.
  • Desperdício de Papelão Após o PDCA: 9% de 10.000 unidades/mês = 900 unidades desperdiçadas.
  • Economia Mensal: 1.200 unidades – 900 unidades = 300 unidades economizadas, o que representa uma redução de 25% no desperdício de materiais.

2- Melhoria da Qualidade e Satisfação do Cliente

Com processos bem definidos e ajustados, a empresa consegue entregar produtos com maior qualidade, reduzindo o risco de não conformidades e, assim, aumentando a satisfação dos clientes.

3- Maior Eficiência Operacional

O PDCA estimula a avaliação constante dos processos, o que leva à otimização das operações e aumento da produtividade, gerando ganhos de eficiência ao longo do tempo.

Exemplo de aplicação do PDCA em uma empresa de embalagens

Vamos imaginar uma empresa fictícia de embalagens chamada EmbaleX. Ela enfrenta desafios relacionados ao desperdício de material durante a produção de caixas de papelão.

Etapa P- Planejar (Plan)

A empresa percebeu que uma grande quantidade de papelão estava sendo desperdiçada devido a cortes imprecisos nas máquinas. Por esse motivo, o objetivo é reduzir o desperdício em 20% dentro de 6 meses.

Nessa etapa, a empresa define:

  • Objetivo: Reduzir desperdício de papelão em 20%.
  • Meta de Qualidade: Atingir uma taxa de desperdício inferior a 10% por mês.
  • Ações: Treinamento dos operadores sobre ajustes das máquinas, revisão das especificações de corte e manutenção preventiva das máquinas.

Etapa D- Fazer (Do)

Hora de executar as ações planejadas.

A equipe de produção passa por treinamentos específicos para ajustes nas máquinas. Além disso,  é hora de rever as especificações de corte e submeter as máquinas a uma manutenção preventiva.

Etapa C: Verificar (Check)

Após implementar as mudanças, é hora de avaliar os resultados. A empresa utiliza os seguintes KPIs:

  • KPI 1: Taxa de desperdício de material (calculada mensalmente).
  • KPI 2: Eficiência da produção (quantidade de unidades produzidas por hora).

Etapa A: Agir (Act)

Vamos supor o seguinte resultado, durante os 3 meses seguintes: a empresa consegue reduzir a taxa de desperdício de 12% para 9%.

Com base nos resultados da análise, a empresa deve padronizar as ações que resultaram em melhorias e expandir a revisão para outras máquinas.

Portanto, lembre-se de documentar todas as mudanças implementadas e planejar novos treinamentos para toda a equipe.

Em contrapartida, se a meta de redução de desperdício em 20% não fosse atingida, seria necessário realizar uma nova avaliação para identificar os pontos de falha e ajustar as estratégias. Nesse caso, a meta pode ser revisada, estabelecendo um novo objetivo mais alcançável ou, se necessário, adotando uma abordagem alternativa para corrigir os problemas identificados.

Ferramentas que Apoiam o PDCA

Confira, ferramentas que apoiam a implementação do PDCA:

  • Matriz SWOT: Ajuda a identificar os pontos fortes e fracos, além das oportunidades e ameaças que impactam o processo.
  • Diagrama de Ishikawa (Espinha de Peixe): Auxilia na identificação das causas raiz de problemas, como o desperdício de material.
  • Diagrama de Pareto: Permite priorizar as causas mais significativas de um problema, com base na regra 80/20.
  • Software de Gestão de Processos: Ferramentas como o Qualiex oferecem módulos específicos para monitoramento de KPIs, gestão de riscos e melhoria contínua, que se alinham diretamente com o ciclo PDCA.

Metodologia PDCA e a ISO 9001

O PDCA é uma metodologia poderosa recomendada pela ISO 9001 para garantir melhorias contínuas em qualquer processo organizacional. Quando bem aplicada, ela pode resultar em economia significativa, aumento de eficiência e melhoria da qualidade, impactando diretamente os resultados financeiros da empresa.

Aplicando o PDCA de forma eficaz, como demonstrado no exemplo da EmbaleX, você não só resolve problemas pontuais, mas também previne desafios futuros e constrói uma base sólida para o sucesso contínuo.

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