Graduada em Administração de Empresas, MBA em Gestão da Qualidade e Auditora Líder ISO 9001. "Qualidade é o resultado de um ambiente cultural cuidadosamente construído. Tem que ser o tecido da organização, não parte do tecido." Phil Crosby
Como é a preparação para auditorias aí na sua empresa? Nesse período de auditorias internas ou externas, é marcado por um corre-corre?
Se a resposta é sim, tome cuidado, pois isso é um sinal de que algo está fora de alinhamento.
Vem comigo entender como auditorias e a gestão de não conformidades estão conectadas. E ainda, confira algumas dicas de preparação para auditorias que podem transformar suas auditorias em ferramentas para impulsionar a melhoria contínua, em vez de serem motivo de estresse.
O Papel das Auditorias segundo a ISO 9001
A auditoria deve ser um momento para comprovar que a empresa está operando conforme o planejado, e não ocasiões para correr e corrigir falhas que deveriam ter sido tratadas no dia a dia — ou seja, a famosa “maquiada nos processos”.
A ISO 9001:2015, a queridinha dos sistemas de gestão da qualidade, fala de auditorias e não conformidades de um jeito bem direto. Olha só alguns itens importantes que ela destaca:
Item 9.2 – Auditoria Interna
Em outras palavras, as auditorias internas servem para a empresa se autoavaliar. Elas são uma forma de verificar, de tempos em tempos, se o sistema de gestão da qualidade da empresa está cumprindo aquilo que foi planejado e as exigências da norma.
Além disso, não basta só ter tudo documentado; o sistema precisa ser prático, eficiente e trazer resultados.
A ideia é garantir que o sistema não seja só “para inglês ver”, mas que ele realmente contribua para a melhoria contínua da empresa.
Item 10.2 – Não Conformidades e Ações Corretivas:
Esse item destaca que é essencial identificar e tratar não conformidades, evitando sua repetição por meio de ações corretivas.
Quando esses itens são negligenciados, a preparação para auditorias se transforma em caos, o que demonstra fragilidade nos processos e na cultura de qualidade.
Auditoria é uma Consequência, não um fim
Uma empresa que depende de esforços concentrados para “ficar pronta” para auditorias pode estar operando em desconexão com o próprio sistema de gestão. As perguntas que precisam ser feitas são:
- Estamos tratando as não conformidades no momento em que elas ocorrem?
- Nossos processos estão realmente sendo seguidos ou apenas documentados?
- A alta direção está engajada com o sistema de gestão ou apenas com os resultados das auditorias?
Ações para Evitar o Corre-Corre nas Auditorias
Aqui estão 5 ações que vão te ajudar a se preparar para auditorias. E ainda, evitar o corre-corre na hora da auditoria seja ela interna ou externa:
1. Desenvolva uma Cultura de Qualidade Permanente
- Realize treinamentos contínuos com equipes, reforçando a importância da adesão aos processos diariamente.
Envolva todos os níveis da organização na cultura da qualidade, especialmente a alta direção (conforme o Item 5.1.1 – Liderança e Comprometimento da ISO 9001).
2. Automatize a Gestão de Não Conformidades
- Utilize ferramentas digitais para registrar, acompanhar e tratar não conformidades.
- Priorize análises de causa raiz e implemente ações corretivas efetivas.
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3. Realize Auditorias Internas Consistentes
- Mantenha um cronograma de auditorias internas regulares, simulando as condições de uma auditoria externa.
- Garanta que auditores internos sejam capacitados e imparciais.
4. Implemente Reuniões de Monitoramento
- Realize reuniões periódicas para discutir o status dos processos e indicadores de qualidade.
- Inclua revisões de não conformidades e ações corretivas na pauta.
5. Fomente a Melhoria Contínua
- Utilize os resultados das auditorias (internas e externas) como base para planos de ação voltados à melhoria contínua, conforme o Item 10.3 – Melhoria Contínua da norma.
Auditorias como Aliadas da Qualidade
Tenha em mente que as auditorias não devem ser um fardo para as organizações, mas sim ferramentas que evidenciam a eficácia dos processos.
Se há um “corre-corre” em sua empresa durante esses períodos, é hora de reavaliar a abordagem.
Enfim, o foco deve ser criar uma cultura de conformidade e melhoria contínua, onde a auditoria seja apenas uma etapa natural, e não uma corrida contra o relógio.
Com essas práticas, sua organização não apenas estará sempre preparada para auditorias, mas também elevará seus padrões de qualidade a novos patamares.
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