O que é Gestão de Documentos e como fazê-la de forma eficaz

A gestão de documentos é um processo que deve existir em  toda e qualquer empresa, indiferente de seu porte ou segmento. Pois, organiza e facilita o acesso às informações, além de garantir conformidade com normas e regulamentos.

Neste artigo, exploraremos o que é gestão de documentos, benefícios, desafios e como implementá-la de maneira eficaz aí na sua empresa.

O que é gestão de documentos?

Gestão de documentos é o conjunto de práticas e processos utilizados para organizar, armazenar, proteger e gerenciar informações documentais dentro de uma organização.

Isso inclui documentos físicos e digitais, abrangendo desde a criação e recebimento até a manutenção e descarte dos documentos.

Os principais componentes da gestão de documentos são:

• Criação e Captura: Geração de novos documentos e captura de documentos existentes.
• Classificação: Organização de documentos de maneira lógica para facilitar a localização e o uso.
• Armazenamento: Manutenção de documentos em locais seguros e acessíveis.
• Distribuição: Garantia de que os documentos estejam disponíveis para as pessoas certas no momento certo.
• Manutenção: Atualização e revisão de documentos conforme necessário.
• Descarte: Eliminação segura de documentos obsoletos.

Gestão de documentos e a ISO 9001:2015

A ISO 9001:2015, norma internacional para sistemas de gestão da qualidade, destaca a importância da  documentação para garantir a eficácia dos processos de gestão.

Além disso orienta as organizações a manterem informações documentadas para apoiar a operação de seus processos e garantir rastreabilidade.

Mas o que é Informação Documentada?

A “informação documentada” é um termo usado na ISO 9001:2015 para se referir a todos os tipos de informações necessárias para o funcionamento eficaz do sistema de gestão da qualidade.

Esta informação pode existir em diferentes formatos e mídias e é essencial para assegurar que os processos são executados conforme planejado.

E ainda, usada para fornecer evidências de conformidade com os requisitos.

Tipos de Informação Documentada:

• Políticas e Objetivos: Declarações formais que orientam as ações e decisões da organização.
• Procedimentos: Documentos que descrevem as maneiras específicas de realizar atividades ou processos.
• Manuais: Compilação de políticas, procedimentos e outras informações importantes.
• Instruções de Trabalho: Guias detalhados sobre como realizar tarefas específicas.
• Registros: Evidências documentadas de atividades realizadas e resultados alcançados.

Relação entre Informação Documentada e Gestão de Documentos

A gestão de documentos assegura que todas as informações documentadas sejam;

• Criadas;
• Controladas;
• Armazenadas;
• Distribuídas;
• e mantidas eficientemente.

Essas ações são essenciais para a conformidade e o funcionamento adequado da organização.

Benefícios da Gestão de Documentos

A gestão de documentos oferece uma série de benefícios significativos para as organizações. Aqui estão alguns dos principais:

Melhoria na Produtividade

Com uma gestão eficiente de documentos, os funcionários podem localizar rapidamente as informações de que precisam, reduzindo o tempo gasto em busca de documentos e aumentando a eficiência geral das operações.

Redução de Erros

Manter documentos atualizados e acessíveis ajuda a minimizar erros decorrentes do uso de informações desatualizadas ou imprecisas, garantindo maior precisão e qualidade nos processos e produtos.

Facilidade de Acesso às Informações

Uma gestão organizada e centralizada dos documentos permite que as informações sejam acessadas facilmente quando necessário, seja por meio de sistemas eletrônicos ou físicos, aumentando a agilidade nas tomadas de decisão.

Conformidade Regulatória

A gestão de documentos ajuda as organizações a manterem-se em conformidade com normas, regulamentos e requisitos legais aplicáveis ao seu setor, reduzindo o risco de multas, penalidades e litígios.

Segurança da Informação

Proteger documentos sensíveis contra acesso não autorizado, perda ou roubo é uma parte essencial da gestão de documentos, ajudando a manter a confidencialidade, integridade e disponibilidade das informações.

Redução de Custos

Ao otimizar processos de busca, armazenamento e distribuição de documentos, as organizações podem reduzir os custos associados ao gerenciamento de papel, espaço de armazenamento e tempo perdido em atividades improdutivas.

Sustentabilidade Ambiental

A transição para uma gestão de documentos eletrônica reduz a necessidade de papel e recursos naturais, contribuindo para práticas empresariais mais sustentáveis e ambientalmente responsáveis.

Organização Eficiente

Uma estrutura organizada e consistente para os documentos facilita a navegação e o gerenciamento das informações, promovendo uma cultura de organização e eficiência dentro da organização.

Enfim, esses benefícios destacam a importância da gestão de documentos como um componente essencial para o sucesso operacional e estratégico de qualquer organização, independentemente do seu tamanho ou setor.

Principais Desafios da Gestão de Documentos

Como nem tudo é flores, essa gestão também enfrenta alguns desafios.

Tenha em mente: os principais desafios dessa gestão podem variar de acordo com a natureza da organização e o contexto em que ela opera.

Alguns desses desafios comuns incluem:

1- Volume de Documentos

Lidar com grandes volumes de documentos pode ser desafiador, especialmente para organizações que geram uma quantidade significativa de informações diariamente.

Portanto, gerenciar a entrada constante de novos documentos, bem como manter e atualizar os existentes, requer sistemas eficientes de organização e armazenamento.

2- Organização

Manter uma estrutura de organização clara e consistente para os documentos é essencial para facilitar o acesso e a recuperação das informações quando necessário.

Contudo, a falta de uma estratégia de organização adequada pode levar à confusão e à dificuldade em localizar documentos importantes.

3- Segurança

Garantir a segurança dos documentos é imprescindível  para proteger informações sensíveis contra acessos não autorizados, roubo ou perda de dados.

Enfim, isso inclui implementar medidas de segurança física e digital, como controle de acesso, criptografia e backups regulares.

4- Conformidade

Manter-se atualizado com as regulamentações e normas relevantes pode ser um desafio, especialmente em ambientes regulamentados.

As organizações precisam garantir que seus processos de gestão de documentos estejam em conformidade com as exigências legais e regulatórias, o que pode exigir revisões periódicas e atualizações dos procedimentos.

5- Resistência à mudanças

Introduzir novos sistemas ou processos de gestão de documentos pode encontrar resistência por parte dos funcionários que estão acostumados com métodos tradicionais.

Superar essa resistência requer comunicação eficaz, treinamento adequado e demonstração dos benefícios das mudanças propostas.

6- Adaptação à tecnologia

A tecnologia desempenha um papel cada vez mais importante na gestão de documentos, com muitas organizações adotando sistemas de gestão de documentos eletrônicos (GED) e soluções de software especializadas.

No entanto, a transição para novas tecnologias pode ser desafiadora e requer investimento em treinamento e suporte técnico.

7- Custos

Implementar e manter sistemas eficazes de gestão de documentos pode representar um investimento significativo em termos de recursos financeiros, tempo e esforço.

E ainda, equilibrar os benefícios de uma gestão de documentos eficiente com os custos associados pode ser um desafio para muitas organizações.

Como Implementar uma Gestão de Documentos Eficiente

Implementar uma gestão de documentos eficiente requer um planejamento cuidadoso e a adoção de práticas e ferramentas adequadas.

Aqui estão os passos importante para implementar uma gestão de documentos eficaz:

1. Avaliação do estado atual

• Avalie o estado atual da gestão de documentos na organização, identificando pontos fortes e áreas de melhoria.
• Identifique os tipos de documentos usados pela organização e como são atualmente armazenados, acessados e gerenciados.

2. Definição de políticas e procedimentos

• Desenvolva políticas e procedimentos claros para a criação, revisão, aprovação, armazenamento, acesso e descarte de documentos.
• Estabeleça diretrizes para a classificação e organização dos documentos, garantindo consistência e padronização.

3. Escolha de ferramentas e tecnologias

• Identifique e implemente as ferramentas e tecnologias como software de gestão de documentos.
• Certifique-se de que as ferramentas escolhidas atendam às necessidades específicas da organização e ofereçam recursos como segurança, controle de versões e pesquisa avançada.

4. Digitalização e conversão

• Digitalize documentos físicos sempre que possível para reduzir a dependência de papel e facilitar o acesso e a distribuição.
• Estabeleça procedimentos para a conversão de documentos existentes em formatos digitais, garantindo a integridade e a legibilidade das informações.

5. Segurança da informação

• Implemente medidas de segurança robustas para proteger os documentos contra acesso não autorizado, roubo, perda ou danos.
• Utilize controles de acesso, criptografia, backups regulares e outras práticas de segurança de TI para garantir a confidencialidade, integridade e disponibilidade das informações.

6. Treinamento e educação

• Forneça treinamento adequado para os funcionários sobre as políticas, procedimentos e ferramentas de gestão de documentos.
• Eduque os funcionários sobre a importância da gestão de documentos e como seguir as melhores práticas para garantir sua eficácia.

7. Monitoramento e revisão

• Estabeleça um processo de monitoramento e revisão contínuos para garantir a conformidade com as políticas e procedimentos estabelecidos.
• Realize auditorias regulares da gestão de documentos para identificar áreas de melhoria e oportunidades de otimização.

8. Melhoria contínua

• Esteja aberto a feedback dos funcionários e faça ajustes conforme necessário para melhorar continuamente os processos e práticas de gestão de documentos.
• Aproveite as lições aprendidas para implementar melhorias e garantir a eficácia a longo prazo da gestão de documentos.

Ao seguir esses passos e dedicar recursos adequados à implementação e manutenção de um sistema de gestão de documentos eficiente, as organizações podem melhorar a eficiência operacional, reduzir riscos e garantir conformidade com regulamentações e normas aplicáveis.

Gestão de documentos tradicional vs. via software

Enquanto a gestão de documentos tradicional envolve métodos manuais, a gestão via software oferece vantagens como automatização, acesso remoto, segurança avançada e facilidade de busca.

O Qualiex é uma solução eficaz para gestão de documentos, centralizando documentos, automatizando processos, garantindo conformidade e protegendo informações.

Primeiros passos da gestão documental

Uma gestão documental eficiente não depende apenas de armazenar arquivos. Ela exige um processo estruturado para garantir que as informações estejam organizadas, atualizadas, seguras e acessíveis sempre que necessário.

Embora cada organização tenha suas particularidades, alguns passos são fundamentais para implantar uma boa gestão de documentos:

1. Identifique os documentos da organização

O primeiro passo é mapear quais documentos são gerados, recebidos e utilizados pela empresa. Isso inclui procedimentos, contratos, registros, formulários, manuais, políticas e outros documentos essenciais para a operação.

2. Classifique e organize as informações

Depois do levantamento, os documentos devem ser classificados de acordo com critérios como área, processo, tipo de informação ou nível de confidencialidade. Uma estrutura organizada facilita a localização dos arquivos e reduz o tempo gasto em buscas.

3. Defina regras para criação, revisão e aprovação

Todo documento precisa ter um responsável e um fluxo claro de elaboração, revisão e aprovação. Isso evita o uso de versões desatualizadas e garante que apenas informações válidas estejam disponíveis para consulta.

4. Controle o armazenamento e o acesso

Os documentos devem ser armazenados em locais seguros, físicos ou digitais, com permissões de acesso definidas conforme a necessidade de cada colaborador. Esse controle protege informações sensíveis e reduz o risco de alterações indevidas.

5. Estabeleça prazos de retenção e descarte

Nem todo documento precisa ser mantido para sempre. Definir prazos de retenção, considerando requisitos legais e necessidades do negócio, ajuda a manter o acervo organizado e evita o acúmulo de informações sem utilidade.

6. Monitore e melhore continuamente o processo

A gestão documental deve ser revisada periodicamente para identificar oportunidades de melhoria. Auditorias, indicadores e o feedback das equipes ajudam a corrigir falhas e manter o sistema eficiente ao longo do tempo.

Quando esses passos são seguidos, a empresa reduz retrabalho, aumenta a confiabilidade das informações e cria uma base sólida para a tomada de decisões. Além disso, processos documentais bem estruturados facilitam o atendimento aos requisitos da ISO 9001 e de outras normas de gestão.

Garanta a conformidade e eficiência com a gestão de documentos

A gestão de documentos e a informação documentada são essenciais para garantir a conformidade, eficiência e qualidade dentro de uma organização.

Implementar práticas robustas de gestão de documentos não apenas cumpre os requisitos normativos, mas também promove a melhoria contínua e a excelência organizacional.

Investir na gestão de documentos, inclusive com soluções de software como o Qualiex, pode trazer inúmeros benefícios e potencializar a eficácia da organização.

Qualiex: O melhor Software para a Gestão da Qualidade!

E aí, gostou da definição sobre o que é Gestão de Documentos e das dicas para fazê-la de forma eficaz? Com a ajuda do Qualiex você consegue fazer uma gestão sistêmica e profissional dos processos em sua empresa.

Elimine planilhas, ganhe tempo, garanta a conformidade com os requisitos aplicáveis e foque seus recursos no que realmente importa.

E tem mais: Se você é pequena empresa pode contar com a tecnologia Qualiex disponível sob medida para sua organização. O Qualitfy se encaixa perfeitamente no orçamento de sua pequena empresa. Além disso, ajuda ela a conquistar os resultados que busca.

Além de sermos o melhor software para gestão da qualidade, te ajudamos com cursos de especialistas voltados à gestão, qualidade e excelência por meio da Saber Gestão. Por isso, não perca mais tempo, entre em contato conosco!

FAQ