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5W2H: Construindo Planos de Ação infalíveis

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Juliana Geremias

Juliana Geremias

Graduada em Administração de Empresas, MBA em Gestão da Qualidade e Auditora Líder ISO 9001. "Qualidade é o resultado de um ambiente cultural cuidadosamente construído. Tem que ser o tecido da organização, não parte do tecido." Phil Crosby

Veja se já aconteceu com você: após sair de uma reunião inspirado(a) com ideias incríveis para melhorar um processo, perceber que poucas ou nenhuma dessas ideias foram executadas na reunião seguinte?

Infelizmente, essa é uma situação comum em muitas organizações. Antes de tudo, você já parou para pensar que muitas vezes a razão da não execução é devido à falta de clareza sobre o que deve ser feito?

É natural do ser humano procrastinar ações que ele tem medo ou não sabe bem como realizar.

Enfim, é aqui que entra a importância do uso do 5W2H. Ela é uma ferramenta da qualidade essencial  que me ajudou a ser mais eficiente e organizada na execução de planos e projetos. Do mesmo modo, tenho certeza de que, também, te ajudará.

O que é o 5w2h?

O 5W2H é uma Ferramenta de Gestão que ajuda na execução de Planos de Ação de forma organizada e objetiva.

A sigla vem das 7 diretrizes da ferramenta, que são:

O que? (What?) – O que será feito? Apresentar a ideia ou plano que a ser executado;

Por quê?  (Why?) – Poque será feito? Esclarecer o motivo de estarmos executando esse trabalho;

Onde? (Where?) – Onde este trabalho será feito? Identificar onde esse plano será executado, ou seja, em qual o ambiente;

Quando? (When?) – Quando a tarefa será realizada e entregue? Estipular tempo e prazo de conclusão;

Quem? (Who?) – Por quem será feito? Especificar quem será responsável por cada ação;

Como? (How?) – Como será feito? Definir o passo a passo para operacionalizar esse plano de ação;

Quanto custa?  (How Much?) – Qual será o custo?  Apresentar o orçamento previsto para executarmos esse plano.

A ferramenta nos permite avaliar, acompanhar e garantir que as atividades do nosso plano de ação sejam cumpridas.

Onde posso usar o 5W2H?

O 5W2H é uma ferramenta supersimples que pode ser aplicada em diversas situações, desde na vida pessoal até profissional.

Portanto, ela permite que você execute desde um planejamento financeiro até organizar um churrasco em família.

O 5W2H é uma ferramenta infalível que foca em:

Além de simples, é extremamente útil para reduzir custos e aumentar a qualidade dos processos operacionais.

Exemplos de aplicação do 5W2H

Para ficar mais claro trouxe 3 exemplos:

O primeiro, foi um plano criado pelo líder da Área que chamamos de Gente e Cultura aqui da ForLogic.

Em síntese, ele foi criado para implementar uma rotina de Feedback na área, veja como é simples e eficiente:

5W2H para Implementação de uma Rotina de Feedback para Área de Gente e Cultura.

What? (o que será feito?) Implementar de uma rotina de feedback para melhorar a comunicação e o desenvolvimento dos funcionários.
Why? (por que será feito?) Para aumentar a motivação e a satisfação dos funcionários. Melhorar o desempenho individual e coletivo e, ainda, promover a cultura de feedback e aprendizagem contínua.
Who? (quem será responsável?) O departamento de recursos humanos será responsável pela implementação e monitoramento da rotina de feedback, com o apoio dos gestores de equipe e dos próprios funcionários.
Where? (onde será feito?) A rotina de feedback será implementada em todas as equipes da empresa, tanto presencialmente quanto remotamente.
When? (quando será feito?) A rotina de feedback será realizada trimestralmente. Portanto, terá datas pré-definidas e divulgadas com antecedência para todos os envolvidos.

 

How? (como será feito?) A rotina de feedback será implementada em cinco etapas: sensibilização e capacitação dos gestores e dos funcionários, definição de objetivos e indicadores de desempenho, realização das reuniões de feedback, registro das avaliações e dos planos de ação, e análise dos resultados e ajustes no processo.
How Much? (Quanto Custará?) O custo da implementação da rotina de feedback será baixo. Pois, será  será realizada com recursos internos, como a própria equipe de recursos humanos e a plataforma de comunicação interna da empresa

Agora vou te dar 2 exemplos simples que poderiam ser utilizados no dia a dia. Vou começar com a elaboração de um almoço em família.

5W2H para um almoço de Dia das Mães

What? (o que será feito?) Almoço em Família
Why? (por que será feito?) Será feito para comemorar o Dia das Mães
Who? (quem será responsável?) Os 3 filhos da avó Maria (dona da casa)

Filho 1, Filho 2 e Filho 3

Where? (onde será feito?) Na casa da vó Maria
When? (quando será feito?) No dia 14 de maio de 2023 (segundo domingo do mês)
How? (como será feito?) Será contratado um Buffet, e cada filho será responsável pelas seguintes ações:

1º filho : cotar valores de buffet e efetuar a aquisição do serviço, bem como definição de cardápio e entregas

2º filho: Responsável pelas bebidas e decoração.

3º filho: Responsável pelo convite e recepção dos convidados

How Much? (Quanto Custará?) Orçamento previsto: R$ 6.000,00. Contudo, os filhos dividiram as despesas em partes iguais.

Por fim, vamos ao exemplo do 5W2H para criação de um website com sistema de vendas.

Criação de um website com sistema de vendas

What? (o que será feito?) Criação de um website com sistema de vendas
Why? (por que será feito?) Para interação com o público alvo e vendas dos nossos produtos e serviços.
Who? (quem será responsável?) Maria (Omine Chanel)

João (Gerente de Tecnologia)

Where? (onde será feito?) Será online

Servidor: XX

Domínio http://…

When? (quando será feito?) Prazo de entrega 30 dias

(15 de agosto a 15 de setembro)

How? (como será feito?) através da contratação da Agência Z

Acompanhamento deverá ser feito por João e Maria

How Much? (Quanto Custará?) Orçamento necessário R$ 3.000,00

Perceba que, nos 3 exemplos, está descrito o que será feito, o porquê de ser feito e o que deve ser feito por cada um.

Contudo, perceba também que, quanto mais detalhada for a resposta na segunda coluna, melhor será o entendimento de todos.

Dicas essenciais para implementar o 5W2H com sucesso.

Ao montar o seu 5W2H, é importante ter em mente alguns pontos essenciais para garantir o sucesso na implementação do projeto.

  • Primeiramente, faça uma análise ampla para definir seus objetivos e, se necessário, utilize outras ferramentas como a Matriz SWOT para auxiliar nesse processo.
  • Disponibilize informações: é fundamental que as informações estejam disponíveis para todos os envolvidos no processo.
  • Faça um monitoramento constante: não se trata, apenas, de definir e executar as ações, mas também de acompanhar os resultados e aprender com eles, para isso você pode utilizar o PDCA.

Outro ponto importante é definir a ferramenta oficial da organização para atuar nesse processo. Pode ser, a utilização de ferramentas como Excel, Google Planilhas, Word ou mesmo uma folha de papel para facilitar a visualização e organização das informações.

Contudo, se você puder use um software para planos de ação que tenha o 5W2H integrado, o resultado será melhor ainda. Pois ele  otimizará e agilizará  a execução do projeto, além de garantir maior eficiência e precisão nos resultados. Mas isso é assunto para um próximo post.

Onde há confusão não existe qualidade 

A ferramenta 5W2H é ideal para garantir que todos os envolvidos em um projeto tenham clareza sobre o que precisa ser feito, como e quando. E assim, evitar confusões durante a execução de um projeto, seja ele qual for.

Aliás como o Guru a Qualidade Crosby sempre cita: “não há qualidade onde há confusão”.  Então abuse dessa ferramenta.

Além disso, é importante ressaltar que o uso da ferramenta 5W2H não só ajuda a evitar confusões durante a execução de um projeto, mas também permite que se estabeleçam requisitos claros de qualidade para cada tarefa.

Dessa forma, é possível identificar desvios e corrigi-los rapidamente, garantindo a satisfação do cliente e o sucesso do projeto como um todo.

Por isso, vale a pena considerar a implementação dessa ferramenta em suas próximas atividades, pois ela pode ser uma grande aliada na busca por resultados mais eficientes e satisfatórios.

Bom por hoje é isso, utilize o 5W2H você sentirá a diferença na sua produtividade e nos resultados obtidos! E se puder compartilhe aqui com a gente sua experiência com a ferramenta.

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4 comentários em “5W2H: Construindo Planos de Ação infalíveis”

  1. Paulo César H de Menezes

    Boa tarde!
    Excelente explanação da ferramenta que favorece em muito a tomada de decisão pelo dirigente da organização.

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