Transformando Não Conformidades em Oportunidades: 5 boas práticas no tratamento de NCs

Há mais de 15 anos atuando na área de Qualidade e Gestão, vivi a realidade das não conformidades em diversas frentes. Acredito profundamente que o tratamento de não conformidades representa uma fonte de aprendizado e melhoria.  

Neste artigo, quero compartilhar uma perspectiva direta e prática. Vamos falar sobre como encarar as não conformidades como oportunidades valiosas para o aprimoramento constante. 

O que é uma não conformidade? 

Abordar o tema das não conformidades pode inicialmente parecer uma questão sensível. Afinal, quem almeja receber um apontamento de que o trabalho realizado precisa de ajustes? No entanto, é essencial compreender que as não conformidades são uma parte intrínseca e inevitável do ciclo operacional de qualquer empresa. 

Talvez você nunca tenha visto alguém falar de não conformidades da maneira que falarei aqui. O que quero é sair do superficial e te fazer refletir que, sim, podemos ir além. 

É fato que as não conformidades são como sinais indicativos de que determinado processo ou resultado divergiu do planejado. Aquilo que não está conforme.  

Longe de serem simples falhas, cada não conformidade é, na verdade, uma valiosa oportunidade de aprendizado. Portanto, o tratamento de não conformidades pode ser encarado como um caminho em direção ao aprimoramento. 

Através delas, conseguimos identificar lacunas, compreender nuances e, por fim, implementar melhorias substanciais em nossos processos. E, consequentemente, somos capazes de possibilitar melhores resultados. 

Essa percepção é crucial para encarar as não conformidades como trampolins para a excelência, e não como obstáculos.  

Ao entender esses momentos como chances de crescimento, proporcionamos uma atmosfera propícia à inovação e ao constante aperfeiçoamento. Elementos essenciais para o progresso e a prosperidade de qualquer organização. 

Como as não conformidades estão relacionadas aos resultados da organização?  

As não conformidades exercem uma influência direta e significativa nos resultados alcançados pela organização. Elas representam pontos de desvio em relação aos padrões e expectativas estabelecidos. 

Caso o tratamento de não conformidades seja inadequado, estes pontos podem impactar negativamente a eficiência operacional e a satisfação do cliente. Consequentemente, a performance global da empresa também pode ser afetada. 

Ao identificar e abordar proativamente as não conformidades, a organização demonstra um compromisso com a excelência e a busca pela melhoria contínua. 

Este compromisso direcionado não apenas corrige falhas, mas também promove a otimização de processos e a maximização dos resultados. Assim, alinhando-se de forma mais assertiva com os objetivos estratégicos da empresa. 

Boas práticas no tratamento de não conformidades 

Enfrentar não conformidades é uma realidade quase que inevitável. A seguir, vamos explorar algumas boas práticas no tratamento de não conformidades. São dicas que podem contribuir para transformar desafios em oportunidades de promover uma cultura de aprendizado e aprimoramento.

1: Identificou uma NC? “Comemore” 

É claro que se alguém ler somente essa frase, vai me chamar de maluco. Como assim, vou comemorar um problema, uma falha, um desvio? Só pode estar ficando louco! 

Na verdade, só estou te provocando a refletir sobre uma perspectiva diferente. Afinal, ficar reclamando do problema não resolve nada, né?! 

Encontrou uma não conformidade? Parabéns! Você identificou uma valiosa oportunidade de aprimoramento! Agora é o momento de desmistificar a ideia de que uma não conformidade é algo intrinsecamente negativo.  

Lembre-se: um registro de NC não aponta culpados, não busca prejudicar ou punir alguém. Ele é, na verdade, um reflexo do processo em si, uma oportunidade de aprimorar e fortalecer o caminho para a excelência operacional. 

2: Cuide bem da descrição da NC 

O registro é uma etapa crucial no tratamento de não conformidades e deve ser feita com a devida atenção. Precisamos observar requisitos específicos, evitando a excessiva burocratização do processo.  

A descrição deve ser clara, objetiva e conter informações abrangentes. Dessa forma, permitimos que profissionais em diferentes níveis de operação compreendam plenamente a situação. Isso proporciona as bases necessárias para a busca efetiva de soluções.  

Um registro eficaz deve abranger três elementos essenciais: o fato, a evidência e o requisito. 

• Fato: Descrição textual do evento (Um breve resumo) 
• Evidência: Onde o fato aconteceu (Um número de série, o pedido, o produto, algo que possibilita a verificação) 
• Requisito: O que não está sendo atendido (Procedimento, norma, política ou regra que não está sendo atendido) 

A ausência de qualquer um desses elementos implica que o registro não se enquadra como uma não conformidade legítima.  

Ao final da leitura, não pode haver margem para dúvidas. O foco deve ser na busca por soluções, não na busca por informações básicas para compreender o que aconteceu. Uma não conformidade mal descrita é inaceitável e fragiliza o processo.  

Cuide desse detalhe: para que a não conformidade seja considerada efetivamente um presente, a descrição deve atender plenamente às necessidades para que avance. 

3: Entendendo o que aconteceu 

Após um registro cuidadoso de uma não conformidade, surge o passo crucial: compreender o que verdadeiramente ocorreu. Este é um momento de análise profunda, onde buscamos desvendar as raízes do problema.  

Um time multidisciplinar é indispensável para que possamos ampliar nossa visão e enxergar aquilo que está além da superficialidade. 

Outro fator importante é a utilização de ferramentas que nos ajudam a identificar as causas subjacentes. Entre as ferramentas disponíveis, podemos citar: 

• Brainstorming; 
• Diagrama de Causa e Efeito; 
• Diagrama de Pareto; 
• 5 Porquês. 

Além destas já citadas, outras ferramentas valiosas podem nos auxiliar a lançar luz sobre os motivos que levaram à não conformidade. 

Este processo de investigação é vital para a tomada de decisões embasadas e a implementação de ações corretivas eficazes. A compreensão plena do que aconteceu nos coloca em posição de fortalecer nossos processos e, consequentemente, nossa busca pela excelência e qualidade. 

 4: Agindo na raiz do problema 

Feito isso, é preciso AGIR, DEFININDO AÇÕES CORRETIVAS. O que fazer? Como fazer? Quem vai fazer? Para cada causa, uma ação corretiva. Isso é muito importante! 

Uma vez entendida as causas da não conformidade, o próximo passo é partir para a ação. Isso envolve a definição de ações corretivas precisas: o que precisa ser feito, como deve ser feito e quem será responsável por cada passo.  

Cada causa demanda uma ação corretiva específica, este é um ponto de extrema importância ao tratar não conformidades. A precisão nesse momento é essencial, garantindo que as soluções sejam adequadas e efetivas. É aqui que transformamos a teoria em prática, convertendo a análise em resultados tangíveis. 

Cuide para não perder o foco. É muito fácil não colocar em prática o que foi planejado, ou ainda, planejar algo bem diferente do que realmente era necessário.  

Lembre-se: de nada adianta entender o problema, se eu não fizer algo efetivo para solucioná-lo. Parece óbvio, mas é aqui que mora o grande perigo de não utilizar as não conformidades como presentes. 

 5: Confirmando a eficácia 

Após a implementação das ações corretivas, surge um momento fundamental: a validação da eficácia. É aqui que medimos o impacto real das mudanças realizadas. Somos muito bons em planejar, mas não tão bons em executar. Fique atento a essa etapa do tratamento de não conformidades. 

Recomendo um período mínimo de três meses para esta avaliação, permitindo a consolidação dos resultados. O que isso significa? Que após implementada as ações, você irá monitorar as saídas por ao menos 3 meses. Isso deve ser feito para entender se as causas e as consequências não voltam a acontecer. 

Além disso, não subestime o poder de extrair Lições Aprendidas deste processo. Cada não conformidade enfrentada é uma oportunidade valiosa de crescimento. Compartilhe esses insights com a equipe e promova uma cultura de aprendizado contínuo. 

É fundamental celebrar cada conquista, por menor que seja. Isso não apenas reconhece o esforço dedicado, mas também fortalece o compromisso com a busca pela excelência.  

Lembrando sempre que uma não conformidade só se torna verdadeiramente eficaz quando percorre todas essas fases. Até a próxima etapa na jornada de evolução. 

Mudando a perspectiva a respeito das não conformidades 

Ao longo do artigo, tentei mostrar que encarar as não conformidades como obstáculos é um equívoco. Na verdade, elas são valiosas fontes de aprendizado e aprimoramento. 

Cada não conformidade é uma chance de aperfeiçoar processos, atingir objetivos com mais eficiência e fortalecer a cultura de qualidade.  

A eficácia desse ciclo depende da dedicação em todas as etapas do tratamento de não conformidades, desde a identificação até a validação das ações corretivas. Portanto, celebre cada progresso, compartilhe as lições aprendidas e continue trilhando o caminho da excelência.  

Assim, não conformidades deixam de ser meros registros e se tornam impulsionadoras do sucesso organizacional.  

Agora, me diga você: aí na sua empresa, elas são tratadas dessa forma?