Rodolfo Paludeto
Sou Diretor Executivo da Saber Gestão, acredito que Qualidade é o componente que pode transformar o mundo para melhor, por isso meu propósito é tornar a qualidade simples e efetiva para as pessoas. Sou Especialista em Qualidade, Excelência e Gestão, auditor Líder nas normas ISO 9001 / 14001 / 45001, auditor na 17025, mais de 15 anos atuando e construindo a qualidade através de treinamentos, consultorias e mentorias. Me acompanhe no Linkedin e no Instagram.
A análise crítica é um momento crucial para a tomada de decisões em uma empresa. Ela permite que os gestores e a alta direção avaliem a eficácia de seus processos e estratégias, identifiquem oportunidades de melhoria e tomem decisões importantes para o sucesso da organização.
No entanto, muitas vezes, a análise crítica pode se tornar uma atividade monótona e pouco produtiva, o que pode afetar o engajamento e a participação das pessoas envolvidas.
Neste artigo, vou explorar cinco sinais que indicam que suas análises críticas são chatas e o que podemos fazer para evitar que isso aconteça.
Sinal 1: A alta direção pouco se envolve e não vê os benefícios da análise crítica
Isso pode estar acontecendo porque você está levando assuntos que não são de interesse da alta direção.
Pode parecer absurdo falar dessa forma, como assim, a alta direção deveria se importar e se envolver em todos os assuntos da empresa. É aí que você se engana.
Eles precisam se preocupar com a continuidade do negócio e a reunião de análise crítica é destinada a discutir questões estratégicas importantes para a direção da empresa e que influenciam na continuidade do negócio.
Quando a reunião é utilizada para discutir informações operacionais cotidianas e qualquer assunto que não engloba ou impacta a estratégia do negócio, a direção vai sentir que seu tempo foi desperdiçado.
É claro que há temas específicos que a própria norma define, mas diante disso, certifique-se de que a reunião se concentre em questões estratégicas e relevantes para a direção da empresa.
Se a equipe precisar ser atualizada sobre informações operacionais, considere enviar um e-mail informativo ou agendar uma reunião separada para discutir esses assuntos.
Mantenha o foco na análise crítica e estimule a discussão em torno de soluções estratégicas e que fazem sentido para a organização como um todo.
Sinal 2: As pessoas parecem entediadas, cansadas e impacientes na reunião
Pode ser que isso aconteça porque a sua reunião tem sido muito longa, abordando diversos assuntos de uma vez.
Quando muitas entradas são abordadas na mesma reunião, é difícil manter o foco em cada uma delas e dar a atenção necessária. Isso pode levar a discussões superficiais e sem soluções efetivas.
Para mitigar isso, crie um cronograma de reuniões de análise crítica e em cada uma você aborda um tema ou dois.
Não há a necessidade de discutir todas as entradas do requisito 9.3 na mesma reunião, na verdade, esse é um grande erro que cometemos. Faça uma limitação do número de tópicos discutidos em cada reunião e reserve tempo suficiente para discutir cada um deles adequadamente.
Se perceber que sua reunião vai demorar mais do que uma hora, acenda a luz de alerta, tem algo errado nesse processo.
Sinal 3: As pessoas desmarcam a agenda em cima da hora
Somado a todos os outros sinais citados anteriormente, se a reunião for monótona e repetitiva, os membros da equipe podem perder o interesse e a motivação para participar ativamente.
A partir disso, qualquer outro compromisso se torna mais importante e algumas pessoas vão preferir não participar.
Para lidar com isso, adote uma abordagem mais dinâmica para a reunião, como a inclusão de exercícios interativos, brainstorming em grupo ou apresentações criativas.
Além disso, mude a forma como a reunião é conduzida, alternando os líderes da reunião ou mudando o local da reunião para uma área diferente da empresa. Envolva todos os membros da equipe e incentive-os a compartilhar ideias e perspectivas diferentes.
Sinal 4: Os membros da equipe parecem confusos e desorientados durante a reunião
Você percebe esse sinal quando há perguntas recorrentes de um tópico que você acabou de abordar. Ou até quando a discussão vai para uma direção que não era o objetivo.
A falta de clareza na comunicação pode ser causada por uma variedade de fatores. A falta de preparação para conduzir a reunião ou a forma de se comunicar, podem contribuir muito com a confusão. Nunca se esqueça que comunicação sem compreensão é o mesmo que nada, já que o que importa é o que o outro entende, e nem sempre o que é falado.
Antes da reunião, prepare-se e organize as informações que serão apresentadas de forma clara e concisa. Certifique-se de que a mensagem seja comunicada de forma adequada e que todos os membros da equipe a entendam.
Alinhar os objetivos da reunião logo no início expondo o roteiro planejado, os assuntos que serão abordados durante o tempo proposto é uma boa prática.
Utilize gráficos, tabelas ou outras formas visuais para ajudar a ilustrar suas ideias e conceitos. Além disso, encoraje perguntas e esclareça dúvidas durante a reunião para garantir que todos estejam na mesma página.
Sinal 5: Não há mudanças ou ações resultantes da análise crítica
Se a análise crítica não leva a mudanças ou ações concretas, pode ser difícil motivar as pessoas a participarem no futuro. Alguma hora alguém vai perguntar: “por que mesmo estamos fazendo isso?”. E se não houver uma resposta clara, você tem um problema sério.
Sem esquecer que os outros itens citados anteriormente vão contribuir para esse sinal, a falta de resultados tangíveis é determinante para engajar o time.
Normalmente pode ocorrer devido à falta de comprometimento das pessoas em implementar as ações definidas na reunião ou devido à falta de responsabilização por parte dos envolvidos. Sem ação não haverá resultado.
É importante garantir que as ações definidas na análise crítica sejam seguidas por ações concretas e que os líderes sejam responsabilizados pela implementação dessas ações.
É necessário também criar um sistema de acompanhamento para garantir que as ações definidas estejam sendo implementadas adequadamente. Sempre comece a reunião abordando as saídas da última, isso vai fomentar a continuidade e a adequação às responsabilidades.
A análise crítica é uma ferramenta fundamental para a evolução da empresa e da sua carreira
É fundamental que as empresas levem a análise crítica a sério, tornando-a uma ferramenta eficaz para a gestão da qualidade. Para isso, é importante identificar os sinais de que essas reuniões estão se tornando chatas e pouco produtivas, e tomar medidas para evitá-los.
Nunca se esqueça que a análise crítica é o momento de mostrar o valor do seu trabalho. Se preocupar com essas e outras questões e acima disso, solucioná-las é extremamente necessário para que você consolide sua carreira e apoie na melhoria contínua da organização.
Se esse é um desafio para você e você está disposto a aprofundar seus conhecimentos sobre como tornar a análise crítica atraente para a alta direção, você não pode perder o nosso evento online e gratuito que acontecerá no dia 19 de abril, as 09:00 no canal do youtube do Qualiex e da Saber Gestão.
Como conduzir análises críticas que geram valor de verdade
Neste webinar, você aprenderá dicas valiosas para envolver a alta direção nas reuniões de análise crítica e garantir que elas sejam produtivas e eficazes para a melhoria contínua da organização.
