Graduada em Administração de Empresas e MBA em Gestão da Qualidade
"Qualidade é o resultado de um ambiente cultural cuidadosamente construído. Tem que ser o tecido da organização, não parte do tecido." Phil Crosby
Ter uma boa gestão de fornecedores é fundamental em qualquer empresa que queira entregar produtos e/ou serviços de qualidade.
E por essa razão, neste post, vamos trazer tudo o que você precisa saber sobre Gestão de Fornecedores. Além disso, vamos compartilhar dicas para você melhorar a relações com os seus fornecedores.
O que é essa tal de Gestão de Fornecedores?
A gestão de fornecedores é o processo de administrar e coordenar todas as atividades relacionadas à aquisição de produtos e serviços de fornecedores externos.
Isso inclui desde a seleção e avaliação de fornecedores até o monitoramento de desempenho e a resolução de problemas.
Etapas da gestão de fornecedores?
A gestão de fornecedores envolve algumas etapas essenciais para garantir a qualidade, custo e entrega eficiente de seus produtos ou serviços.
Sinais que evidenciam falhas em sua gestão de fornecedores
A seção 8, lá no item 4 do texto normativo da ISO 9001:2015, aborda o controle de processos, produtos e serviços providos externamente. Veja o que ela traz:
Como você pode observar, essa seção estabelece as diretrizes que uma organização deve seguir para garantir que os processos, produtos e serviços fornecidos por terceiros estejam em conformidade com os requisitos.
No entanto, vários sinais evidenciam que essa gestão apresenta falhas. Como por exemplo:
- Desorganização na gestão de documentos dos fornecedores;
- Comunicação desorganizada, levando a atrasos e mal-entendidos;
- Problemas com o cliente final devido a fornecedores não homologados;
- Falta de visão completa do fornecedor e dificuldade em desenvolvê-lo;
- Falta de rastreabilidade e acompanhamento adequados;
- Silos de informação entre os times internos.
Consequências das falhas na gestão de fornecedores
Uma gestão de fornecedores ineficiente pode resultar em uma série de consequências negativas para uma empresa, incluindo:
Baixa Qualidade do Produto ou Serviço
Fornecedores de baixa qualidade podem fornecer materiais ou serviços que não atendem aos padrões desejados, resultando em produtos de baixa qualidade ou serviços insatisfatórios.
Atrasos na Entrega
Falhas na gestão dos prazos de entrega dos fornecedores podem levar a atrasos na produção ou na entrega de produtos, causando insatisfação do cliente e possíveis perdas financeiras.
Riscos de Conformidade
Fornecedores que não cumprem normas regulatórias ou requisitos legais podem expor sua empresa a riscos legais e de conformidade, resultando em multas, litígios e danos à reputação.
Custos Mais Altos
Ineficiências na gestão de fornecedores podem levar a custos mais altos, seja devido a preços inflacionados, retrabalho devido a produtos ou serviços defeituosos, ou custos adicionais associados a atrasos ou penalidades contratuais.
Perda de Clientes
Produtos ou serviços de baixa qualidade, atrasos na entrega e problemas de conformidade podem levar à insatisfação do cliente e à perda de negócios para concorrentes mais eficientes.
Danos à Reputação da Empresa
Problemas relacionados a fornecedores, como produtos defeituosos ou escândalos de conformidade, podem causar danos irreparáveis à reputação da empresa, afetando sua credibilidade no mercado.
Impacto nas Relações com os Stakeholders
Fornecedores insatisfeitos podem impactar negativamente as relações com outros stakeholders, como investidores, parceiros comerciais e órgãos reguladores.
Ineficiências Operacionais
A falta de gestão eficiente dos fornecedores pode levar a ineficiências operacionais, como estoques excessivos ou insuficientes, interrupções na produção e fluxos de trabalho desorganizados.
Enfim, fazer a gestão de fornecedores é uma decisão estratégica que pode impulsionar o sucesso a longo prazo da empresa.
Quando você investe nessa gestão não só melhora a eficiência operacional, mas também a qualidade do produto e a satisfação dos seus clientes.
Se você deseja saber mais sobre a relação da qualidade como a gestão de fornecedores vou deixar aqui uma sugestão pra lá de especial.
É o episódio #95 do Qualicast “Princípios de Deming: A relação da Qualidade com Inspeções e Fornecedores”.
Dicas para fazer uma gestão de fornecedores eficaz
Para fazer uma gestão de fornecedores eficaz, é importante seguir algumas algumas práticas. São elas:
Identificação de Fornecedores: Identifique potenciais fornecedores que atendam às necessidades e requisitos específicos da sua empresa.
Avaliação de Fornecedores: Avalie seus fornecedores em termos de qualidade, confiabilidade, custo, prazo de entrega e conformidade com normas e regulamentos.
Além disso, estabeleça critérios claros de seleção e avaliação de fornecedores. Ah! E não se esqueça de manter uma comunicação aberta e transparente com os seus fornecedores e investir em relacionamentos de longo prazo com fornecedores confiáveis.
Negociação de Contratos: Negocie contratos claros e detalhados que estabeleçam expectativas, responsabilidades, prazos e condições de pagamento.
Monitoramento de Desempenho: Monitore regularmente o desempenho dos fornecedores para garantir que eles estejam cumprindo os termos do contrato e atendendo às suas expectativas.
Estabeleça metas e indicadores de desempenho claros e não economize em Auditorias e avaliações regulares do desempenho dos seus fornecedores.
Gestão de Riscos: Identifique e gerencie proativamente os riscos associados aos fornecedores, garantindo continuidade operacional e minimizando impactos negativos.
Quais são os benefícios da gestão de fornecedores?
A gestão eficaz de fornecedores é essencial para o sucesso de qualquer negócio. Ela proporciona uma série de benefícios que incluem:
Redução de Custos: Negociação de melhores preços e condições de pagamento.
Maior Qualidade: Garantia de qualidade dos produtos e serviços fornecidos.
Maior Confiabilidade: Fornecedores mais confiáveis e consistentes.
Redução de Riscos: Minimização de riscos operacionais e de conformidade.
Inovação: Estímulo à inovação por meio de parcerias estratégicas com fornecedores.
Por que usar um software para gestão de fornecedores?
Usar um software para gestão de fornecedores oferece uma série de benefícios significativos para as empresas. Aqui estão algumas razões pelas quais é vantajoso adotar essa abordagem:
Automatização de Processos
Um software de gestão de fornecedores automatiza muitos dos processos manuais envolvidos na gestão de fornecedores, economiza tempo e recursos, permitindo que a equipe se concentre em atividades mais estratégicas.
Melhor Visibilidade
Um bom software de gestão de fornecedores oferece uma visão completa e em tempo real de todas as atividades relacionadas aos fornecedores. Ter essa visibilidade ajuda a identificar rapidamente problemas e oportunidades de melhoria.
Análise de Dados
Os dados coletados pelo software de gestão de fornecedores podem ser analisados para fornecer insights valiosos sobre o desempenho dos fornecedores, tendências de mercado e oportunidades de economia. Essas análises podem orientar decisões estratégicas e ajudar a otimizar o processo de aquisição.
Melhoria da Comunicação
Um software facilita a comunicação e a colaboração entre todas as partes envolvidas no processo de aquisição.
Isso inclui fornecedores, equipe interna, clientes e outros stakeholders. Uma comunicação eficaz ajuda a evitar mal-entendidos e a garantir que todos estejam alinhados com os objetivos e requisitos do projeto.
Gestão de Riscos
Um software de gestão de fornecedores pode ajudar a identificar e gerenciar proativamente os riscos associados aos fornecedores, como atrasos nas entregas, problemas de qualidade ou questões de conformidade. Isso ajuda a minimizar o impacto de possíveis contratempos e a garantir a continuidade operacional.
Por que o Qualiex é a melhor opção para Gestão de Fornecedores
Quando se trata de gestão de fornecedores, o Qualiex se destaca como uma solução completa e de fácil utilização. Veja por que ele é a melhor opção:
Simplifica a gestão de documentos
Além de centralizar os documentos dos seus fornecedores, o Qualiex simplifica o controle por meio de alertas automáticos quando os prazos de validade estão próximos, garantindo a renovação e atualização dos documentos, bem como a conformidade em todos os processos.
Parametrização dos critérios de avaliação
Como ele você poderá parametrizar uma lista de critérios específicos para cada tipo de fornecedor possibilitando a avaliação diferenciada de fornecedores mais críticos.
Isso contribuirá para a padronização dos processos, garantindo imparcialidade e promovendo o desenvolvimento dos seus provedores externos.
Ajuda no desenvolvimento de fornecedores
O fornecedor poderá ser avaliado por grupos de pessoas diferentes, permitindo assim uma avaliação abrangente que integre percepções de todas as áreas da cadeia de valor, visando enriquecer a composição do Índice de Desempenho do Fornecedor (IDF).
Garante rastreabilidade e comunicação eficiente
O Qualiex acompanha todo o ciclo de vida dos fornecedores, desde o cadastro e homologação até o desenvolvimento contínuo.
Além disso, oferece integrações com outros módulos, possibilitando a realização de auditorias, abertura de não conformidades e projetos para impulsionar o desenvolvimento e a excelência dos fornecedores.
Portal de Fornecedores para relações duradouras
Também está disponível a opção de envolver os fornecedores por meio de acesso externo, oferecendo a eles portais exclusivos para acompanhar seus índices, responder às não conformidades e atualizar suas próprias documentações.
Desta forma, o Qualiex reduz as tarefas operacionais necessárias para gerenciar os fornecedores, ao mesmo tempo em que melhora a comunicação, a transparência e fortalece as relações, permitindo o compartilhamento claro e eficaz de informações.
Essas são algumas razões que tornam o Qualiex a escolha ideal para simplificar e otimizar a sua gestão de fornecedores, promovendo eficiência, rastreabilidade e qualidade em todos os aspectos da sua cadeia de suprimentos.
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Qualiex: O melhor Software para a Gestão da Qualidade!
Gostou das dicas sobre Gestão de Fornecedores? Com a ajuda do Qualiex você consegue fazer uma gestão sistêmica e profissional dos processos em sua empresa. Elimine planilhas, ganhe tempo, garanta a conformidade com os requisitos aplicáveis e foque seus recursos no que realmente importa.
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Fontes:
ISO 9001:2015
