Auditora Líder ISO 9001:2015, ISO 22000:2018 e ISO 31000:2016. Redatora do Blog da Qualidade e Especialista de Comunicação no Qualiex! Eu ajudo profissionais a resolverem problemas de qualidade por meio de tecnologia e acredito que esse é o primeiro passo para uma vida de Excelência. Gosto de rock, desenho animado e vejo qualidade e excelência em tudo isso. Não me leve tão a sério no Twitter, mas se preferir, você também pode me encontrar no Facebook e Linkedin.
Algum tempo atrás, escrevi aqui no blog sobre as 5 Forças de Porter e disse que iria falar mais sobre o assunto com uma abordagem mais estratégica, cumprindo essa promessa, hoje vou falar sobre como utilizar a tecnologia para sobressair a concorrência e ter um posicionamento forte no mercado.
Quando pensamos em tecnologia, a estratégia em usá-la é sempre que ela favoreça o negócio tornando as coisas menos complicadas. Pesquisas de TI e de desempenho empresarial dizem que a empresa é mais lucrativa quando alinha a tecnologia aos objetivos do negócio e que somente 1/4 das empresas conseguem fazer isso.
Assustador, né? Mas calma, não é pra ter medo, vou falar pra você como acontece e como fazer para ser parte desse 1/4 que obtém sucesso na integração da tecnologia como arma estratégica.
Muitas empresas agem de forma equivocada, ao invés de tentarem compreender o papel da tecnologia e trabalharem em um todo para a integração das ferramentas, se limitam em dizer “não compreendemos a tecnologia” e a tratam como uma burocratização ou até a uma pedra no caminho, atrapalhando o trabalho e a produtividade. Se na sua empresa acontece isso, tome cuidado, esse tipo de atitude gera custo alto e baixo desempenho!
As empresas bem sucedidas sabem do potencial tecnológico e trabalham para que ele se estabeleça na organização! Mas como? Tenho aqui 5 passos básicos:
1 – Identifique a estratégia e as metas do seu negócio
Toda vez que eu falo sobre estratégia e metas eu gosto de usar uma frase do Aristóteles que sempre basta para explicar: “Nenhum vento é bom para quem não sabe onde ir”. Neste ponto é entender basicamente o que foi decidido no planejamento estratégico da sua organização, onde ela quer chegar? Qual é a abordagem estratégica que ela vai usar para fazer isso?
Exemplo: Uma loja de roupas decide que quer aumentar 30% no seu faturamento e para isso vai ter que contratar mais pessoas, investir em marketing direto, publicidade e merchandising, tornando seu ponto de venda mais ativo.
2 – Transforme essas metas estratégicas em atividades e processos concretos
Ok, já foi definido onde se quer chegar e como fará isso, mas de maneira superficial, não se estipulou quem vai fazer, em que data vai se fazer isso. Entenda que é transformar seu planejamento estratégico em planos de ações, que se utilizados com ferramentas como 5W2H e o Ciclo PDCA, com certeza terá mais sucesso. Se você se sente meio perdido nesse sentido, leia esse post que explica Como executar planos de ação: Planejamento, execução e conclusão.
Exemplo: Seguindo com nossa loja de roupas, o diretor atribui para o pessoal de publicidade a função de mapear todas as possibilidades de propagandas e os preços respectivos com urgência, no primeiro mês, o gerente de vendas fica responsável pelas ações promocionais no ponto de venda sendo auxiliado pela assistente de marketing ficará responsável pelo merchandising que deverá executar essa ação no decorrer do ano mas com início no primeiro semestre, e o diretor, junto ao RH, fará a contratação das pessoas, a partir do segundo semestre.
3 – Defina a maneira que irá avaliar o progresso em direção às metas do negócio
Já foram distribuídas as funções, mas como é que o Diretor vai controlar isso? Aqui ele decide se vai optar por planilhas, software, ou se vai cobrar de alguém quando lembrar perguntando para as pessoas respectivas, que é o mesmo que controle nenhum.
Não se ofendam, mas devemos reconhecer que nós esquecemos coisas, e dentre outras atividades não ter documentações e controle concreto do que está sendo feito é uma negligência sem tamanho que resulta em prejuízo a curto e longo prazo.
Exemplo: A loja de roupas decidiu por documentar as atividades e o andamento para que consigam desempenhar sem esquecer das atividades.
4 – Faça a pergunta: Como a tecnologia de informação pode me ajudar a progredir rumo as metas empresariais e de que maneira ela vai tornar mais fácil executar os processos e atividades do negócio?
Aqui você vai pontuar as dificuldades do seu negócio para alcançar seu objetivo. É controle? É comunicação? É falta de padrão? O que dá pra fazer para minimizar o erro, facilitar o trabalho fazendo a equipe trabalhe focada pela excelência do objetivo.
Exemplo: A loja de roupas não é tão grande, mas o problema é que Diretor quase não fica na loja, e se a equipe mandar planilhas o tempo todo ele não consegue ter uma visão geral de como estão as coisas, aliás, até consegue, mas gasta muito tempo com isso.
Como toda a equipe tem um computador para trabalhar, ele resolveu optar pelo Qualiex, por que assim a equipe vai reportando o andamento das ações e ele consegue ver como estão as coisas de qualquer lugar simplesmente acessando a internet, não terá a barreira de ter que estar presente, ou ficar gastando com ligações para obter posicionamento sobre as questões, até por que, toda vez que há uma novidade na ação automaticamente chega um e-mail para ele e para equipe envolvida informando a novidade.
5 – Avalie o desempenho atual, deixe que os números falem.
Não adianta você planejar, decidir onde quer chegar, monitorar as atividades se você não está vendo se isso está realmente funcionando. Neste caso, você pode utilizar indicadores de desempenho, assim poderá mudar a estratégia caso não esteja atuando a favor do objetivo definido. Replanejar não é um crime, se algo não está dando certo, procure o erro e busque uma solução para que comece a ter sucesso.
Exemplo: O diretor da nossa loja de roupas definiu que vai monitorar o crescimento de vendas mês a mês e acumulado no período percorrido, o número de compras, número de produtos vendidos, quantas pessoas comentaram que viram algum anúncio e compraram, nível de satisfação dos clientes e dos funcionários.
Para ele não se atrapalhar, ele contratou o Qualiex, assim atribuiu responsáveis pela coleta desses dados e ele irá só analisar por meio de gráficos registrando comentários e criando ações, se necessário, a partir do desempenho.
Você vai perceber que os exemplos que eu dei foram basicamente de processos de execução do planejamento, mas há outras soluções mais específicas que poderiam ser usadas como no setor financeiro, nos processos de venda, no monitoramento da publicidade, entre outros.
Importante se atentar pelo tamanho da sua organização e o segmento que ela atua, cada caso é um caso, não é porque a tecnologia está aí para ajudar que você deve se apoiar em todas, veja o que é crítico na sua empresa e pontue a necessidade da automatização de acordo com custo benefício.
E lembre-se: a tecnologia foi desenvolvida para facilitar, não para complicar, se ela está complicando, ela está sendo usada de forma errada ou a sua opção foi ineficiente!
Até mais! 😉
Referência:
LAUDON, Kenneth. Sistemas de Informação Gerenciais. 9 ed. – São Paulo: Pearson Prentice Hall, 2010
5 comentários em “Usando a Tecnologia como Vantagem Competitiva”
Ótimo post Monise. Que bom que já estamos aplicando boa parte, porém sempre teremos a melhoria contínua!!!