5W2H Como Ferramenta de Gestão: O Que É e Como utilizar? +Quadro

Quando nos deparamos com um problema ou necessidade, precisamos identificar meios para resolvê-los, pois não podemos agir precipitadamente sem antes fazermos uma análise da situação.
Uma das ferramentas que podemos utilizar na gestão da organização é o método 5W2H, um plano de ação simples e eficaz que auxilia na solução dos problemas, na tomada de ações corretivas e preventivas e na elaboração de planos e atividades, identificando os elementos necessários que deverão conter no projeto.

Neste guia completo, você aprenderá tudo o que precisa saber sobre o 5W2H, desde sua definição até suas vantagens e como aplicá-lo em sua empresa. Prepare-se para otimizar suas operações e alcançar resultados excepcionais!

O que é o 5W2H?

O 5W2H é uma sigla derivada do inglês, que representa sete perguntas essenciais para o planejamento e execução de atividades. Cada letra corresponde a uma pergunta, conforme a seguir:

•  WHAT: o que será feito (etapas);
•  WHY: por que será feito (justificativa);
•  WHERE: onde será feito (local);
•  WHEN: quando será feito (tempo);
•  WHO: por quem será feito (responsabilidade);
•  HOW: como será feito (método);
•  HOW MUCH: quanto custará fazer (custo).

Ao responder a essas perguntas de forma clara e concisa, é possível estabelecer um plano de ação completo, alinhando objetivos, responsabilidades, prazos, locais, métodos e recursos financeiros necessários.

Quais as vantagens do 5W2H?

A utilização do 5W2H traz uma série de vantagens para a gestão eficiente de projetos e processos em sua empresa:

1. Clareza e alinhamento: Ao responder às sete perguntas do 5W2H, todos os envolvidos no projeto terão uma compreensão clara dos objetivos, responsabilidades e cronogramas, evitando mal-entendidos e conflitos.
2. Organização e estruturação: O 5W2H proporciona uma estrutura sólida para o planejamento e execução das atividades, garantindo que todas as etapas sejam consideradas e que nada seja esquecido.
3. Eficiência na execução: Ao estabelecer responsáveis, prazos e métodos claros, o 5W2H facilita a execução das atividades de forma ágil e eficiente, evitando retrabalhos e atrasos.
4. Redução de custos e desperdícios: A definição precisa dos recursos necessários permite um uso mais eficiente dos recursos financeiros, evitando gastos desnecessários.
5. Acompanhamento e controle: O 5W2H possibilita um acompanhamento mais efetivo do progresso do projeto, facilitando a identificação de desvios e a tomada de ações corretivas.

Em suma, o 5W2H é uma ferramenta valiosa para a gestão eficiente de projetos e processos, proporcionando clareza, organização e resultados satisfatórios.

Como implementar essa metodologia na minha empresa + QUADRO 5W2H

Nós separamos o Quadro 5W2H para você utilizar aí na sua empresa. Você pode simplesmente imprimi-lo ou utilizar o modelo em um documento online, o importante é que coloque em prática essa ação!

EXEMPLO

• O QUE? Redução do consumo excessivo de energia
• POR QUE? O consumo de energia está muito elevado e precisamos identificar meios para podermos baixá-lo.
•  COMO? Diminuindo a utilização do ar condicionado (que mesmo com a temperatura normal é ligado) e conscientizando todos os colaboradores para que quando forem os últimos a deixarem o ambiente, apaguem as luzes.
• QUEM? Todos os colaboradores
• QUANDO? A partir de amanhã
• QUANTO CUSTA? A ação terá um custo zero e o objetivo é reduzir o consumo de energia em 10%.

A aplicação do 5W2H em sua empresa pode trazer diversos benefícios. Para utilizar essa metodologia de forma eficaz, siga as etapas a seguir:

Defina claramente o objetivo: Estabeleça com precisão o que você deseja alcançar com a atividade ou projeto. Seja específico e mensurável na definição dos resultados esperados.

Identifique os responsáveis: Atribua claramente as responsabilidades para cada tarefa ou atividade envolvida. Certifique-se de que as pessoas designadas possuam as habilidades e conhecimentos necessários para executar suas tarefas com eficiência.

Estabeleça prazos e cronogramas: Determine prazos realistas para cada etapa do projeto. Definir datas de início e conclusão para cada atividade ajudará a manter o projeto dentro do prazo e a garantir a conclusão bem-sucedida.

Selecione os locais e recursos: Identifique os locais onde as atividades serão realizadas e certifique-se de que os recursos necessários estejam disponíveis. Isso inclui recursos humanos, materiais, tecnológicos e financeiros.

Desenvolva um plano de ação: Detalhe como cada atividade será realizada, descrevendo os passos necessários e os métodos a serem seguidos. Isso garantirá uma execução consistente e eficiente.

Monitore o progresso: Acompanhe regularmente o progresso do projeto ou atividade, certificando-se de que tudo esteja de acordo com o planejado. Realize reuniões periódicas para avaliar o andamento e fazer ajustes, se necessário.

Avalie os resultados: Após a conclusão do projeto ou atividade, avalie os resultados obtidos em relação aos objetivos estabelecidos. Analise os pontos positivos e negativos e utilize essas informações para melhorar futuros projetos.

Conclusão

O 5W2H é uma metodologia simples, porém poderosa, que pode ser aplicada em diversos contextos empresariais. Ao responder às sete perguntas fundamentais, você estabelece um plano de ação completo, orientando suas equipes e garantindo a eficiência na execução de projetos. Aproveite as vantagens do 5W2H em sua empresa e alcance resultados excepcionais através da gestão eficiente.

* Nota: Este post foi publicado originalmente no dia 21 de Junho de 2012.

REFERÊNCIA
PEINADO, Jurandir; GRAEML, Alexandre Reis. Administração da produção: operações industriais e de serviços. Curitiba: UnicenP, 2007.