Hoje voltamos a falar de planos de ação, mas dessa vez vamos desdobrar todo o processo de planejamento e execução de planos de ação. Este post surgiu de uma provocação de um leitor, Sr. Sérgio, que comentou um post Como Executar Planos de Ação. No comentário, ele fez uma crítica válida ao post anterior dizendo que não foram apresentados como executar o plano de ação de verdade, então resolvi desdobrar como fazemos a coisa por aqui, por isso serei muito prático.

Discuta a ação!

A primeira coisa é discutir a ação que será colocada em prática, isso pode ser feita em um brainstorming, workshop ou uma reunião, seja formal ou informal, mas é importante conversar com a equipe envolvida no trabalho. É importante que os prazos e objetivos do plano estejam claros e uma maneira rápida, direta e inteligente de fazer isso é usando o 5W2H.

Registre a ação

Depois disso é importante documentar o plano de ação de maneira formal, e torná-lo disponível aos interessados. Na Imagem 1 abaixo temos um exemplo de como fazemos aqui.

Imagem 1: Cadastrando uma ação com o 5W2H

Perceba que no nosso modelo não utilizamos um 5W2H como uma tabela, e sim no cadastro do plano de ação, ele ocorre naturalmente (perceba o que está entre parênteses nos campos a serem preenchidos) durante a descrição da ação.

Execute a ação

Agora já temos toda a descrição necessária para que a ação seja executada de forma adequada (datas, prazos, responsáveis, descrição, em resumo: 5W2H) mas a ação está apenas “cadastrada”, precisamos agora executar isso.

Para executar essa ação, dependendo do seu tamanho, podemos ter “ações filhas”, no nosso exemplo essa ação cadastrada acima ainda é macro, temos ações dentro desta, com os mesmos campos tratando por exemplo da seleção de pessoas, ou então um seminário para discussão de projetos como pode ser visto na Imagem 2 abaixo:

Imagem 2: Cadastrando uma Sub-Ação

Uma boa prática é que o plano de ações seja hierárquico, dessa forma é possível ir concluindo as ações menores (as que estão dentro da ação macro) até por fim concluir a ação principal. Essa é uma ação real, que vai ser executada formalmente aqui onde trabalhamos, veja a estrutura que foi criada na Imagem 3:

Imagem 3: Estrutura das Ações (Clique para Aumentar)

Utilizando nosso exemplo da imagem acima, a execução propriamente dita acontecerá quando por o Jackson na ação 003, marcar o workshop. Neste ponto ele irá modificar o status da ação para “iniciada”, assim todos envolvidos saberão que a ação está sendo executada através do seu status.

 Delegue, Monitore, Cobre!

Quando você delega é fundamental que você esteja pronto para monitorar, apoiar e cobrar a execução das ações. A reunião inicial é importante, porque nela você obtém o aceite dos participantes para os prazos e comprometimento com o trabalho, registra a ação corretamente e formaliza tudo que foi decidido.

Acontece que muitas vezes planos de ação não são o “trabalho do dia a dia” e nesse ponto, algumas pessoas, deixam isso para segundo plano, nessa hora é a hora de cobrar. Se a ação foi definida, o colaborador se comprometeu, ele precisa executar. Mas lembre-se que além de delegar, você deve apoiar, e cobrar. Vamos cobrar!

Concluindo a ação

Depois de todo o trabalho executado nas ações filhas (ações menores), você deve concluir. Aqui na empresa, definimos que o padrão é só concluirmos uma ação “pai” quando todas as ações filhas estão concluídas. Ou seja, olhando a Imagem 3 do nosso exemplo, só podemos dizer que a ação “001: Organizar a escrita dos Projetos” só estará concluída quando as outras duas ações “002: Selecionar equipe / Pessoal…”  e “003: Workshop para discussão…” estejam concluídas.

Ainda assim, nós aqui exigimos uma verificação da eficácia, ou seja, uma prova, ou um artefato, um documento, um projeto, ou algo que prove a eficácia da ação, nesse exemplo a eficácia é algo que prove que “a escrita dos projetos foi organizada”. Então nesse ponto podemos mudar o status da ação para concluída.

Conclusão

Veja que o plano de ação nada mais é que a organização do trabalho que vai ser realizado. Vocês devem ter percebido que para executar esse plano, utilizamos uma ferramenta (ForLogic Action), mas poderia ter sido feito em um papel de pão, um planilha do Excel, um quadro branco, ou qualquer outra forma, desde que fique claro o que cada pessoa deve fazer.

Nós usamos o Forlogic Action, porque ele informa os envolvidos na ação por e-mail, possibilita anexos e comentários na ação, que ajuda muito na comunicação da equipe na execução do projeto e gera relatório do planos de ação onde é possível ver tudo o que aconteceu naquela ação.

Espero que tenha ficado mais claro como executar um plano de ação, se deu pra entender, vamos para ação!

Se ainda não ficou claro deixe seu comentário, dúvida ou crítica.