Auditora Líder ISO 9001:2015, ISO 22000:2018 e ISO 31000:2016. Redatora do Blog da Qualidade e Especialista de Comunicação no Qualiex! Eu ajudo profissionais a resolverem problemas de qualidade por meio de tecnologia e acredito que esse é o primeiro passo para uma vida de Excelência. Gosto de rock, desenho animado e vejo qualidade e excelência em tudo isso. Não me leve tão a sério no Twitter, mas se preferir, você também pode me encontrar no Facebook e Linkedin.
Se você, como eu, entende que o processo de riscos não é uma “rotina da qualidade” vai se incomodar se houver um alto nível de atrasos nas análises de riscos da sua empresa.
Mas nem sempre a gente pode culpar a falta de engajamento. Tenho que visto que algumas vezes, podemos aplicar algumas melhorias que podem ajudar a diminuir o número de atrasos nas análises de riscos.
Por que as pessoas atrasam as análises de riscos?
Para escrever esse post eu estou partindo do princípio que as pessoas procrastinam não por maldade ou má intenção. Portanto, vou levar a sério a frase do Petr Ludwing:
“O procrastinador tem o desejo genuíno de fazer algo, mas não consegue se forçar a começar. Ele realmente quer cumprir suas obrigações, mas não sabe como.”
(Petr Ludwing)
Com isso, podemos tirar alguns impedimentos que as pessoas podem encontrar ao buscarem analisar os riscos. Vamos pensar que hoje todo mundo acordou determinado a analisar os riscos e é a primeira atividade da manhã. O que poderia dar errado? É isso que vamos ver.
1 – A definição de critérios não existe ou não está clara
Riscos estão em todo lugar. Basta parar por 5min com esse tema em foco e você vai conseguir listar alguns. Entretanto, não é qualquer risco que vai realmente importar para sua organização.
Portanto, para fazer análise de riscos é necessário ter critérios para definir o que é um risco que deve ser gerenciado na organização e o que não é.
Boas perguntas que são necessárias responder nesse caso:
- O que é considerado um risco na organização?
- Quando preciso formalizar seu gerenciamento?
- Como formalizo um risco que percebi na minha área?
- O que faz com que um risco realmente tenha uma probabilidade alta?
- Quando posso classificar um risco como impacto baixo?
Se existe um bom procedimento de gestão de riscos, com certeza, essas definições não faltarão.
2 – Os conceitos que envolvem gestão de riscos ainda são confusos para o time
Certa vez, apoiando uma pessoa na análise de riscos, ela trouxe uma dúvida sobre a diferença de probabilidade e impacto. Tudo bem, você vai me dizer que isso parece bem básico, mas é mais comum do que você imagina.
E eu entendo você pois no nosso mundo da qualidade, gestão de riscos é frequentemente debatido. Eu mesma já fiz vários conteúdos sobre riscos por aqui. Entretanto, para quem não está tão familiarizado com a gestão, essas dúvidas podem ser frequentes.
Um bom treinamento resolve boa parte desta questão, mas fazer junto, abordando contexto específico das pessoas pode ser muito assertivo.
3 – Muita fricção para acessar as informações necessárias para fazer a análise de riscos
Talvez você tenha um bom procedimento e considera o seu time treinado nos conceitos de riscos. Agora é hora de avaliar qual o nível de esforço que seu colaborador deve fazer para analisar um risco.
Boas perguntas para analisar isso:
- O procedimento atualizado é fácil de encontrar?
- A formalização da análise de riscos é fácil de fazer?
- Ele consegue reunir as informações das análises anteriores facilmente?
- Ele tem recursos visuais para fazer essa avaliação (por exemplo, uma matriz de riscos)?
- As ações de mitigação estão vinculadas a essa análise?
Se para cada atividade dessa o esforço para o colaborador for alto, tenha certeza que ele vai procrastinar essa atividade. As pessoas tendem a sempre deixar para depois o que é mais difícil de executar.
Se você é uma pessoa ocupada, piorou! Ela vai dizer que não analisou o risco porque você não pode ajudá-la. Por isso, quanto mais fácil for executar o processo, melhor será a aderência do time.
Ah, o Qualiex pode te ajudar nisso, tá? 😉
4 – A crença de que analisamos riscos apenas por conta de certificações
Se algo tem um propósito que é uma certificação que é avaliada uma vez no ano, por que isso entraria na rotina?
Pode ser que as pessoas pensem assim! Nós sabemos que não é assim que funciona, não é mesmo?
Essa situação tem muito a ver com a cultura da qualidade. E, das pessoas entenderem o porquê de fazerem esse exercício de analisar riscos.
- Em quais momentos essas informações são usadas?
- As análises compõem dados para alguma tomada de decisão dentro da empresa?
- Essas decisões afetam quais indicadores?
- O meu chefe vê e reconhece esse trabalho?
Esclarecer isso para as pessoas ajuda a fazê-las entender o grau de importância dessa atividade para organização como um todo.
Agora, se essas análises são realmente utilizadas apenas nas auditorias, você tem um problema muito maior para resolver.
Não é um processo, é um estilo de gestão
Depois que você aprende a trabalhar com riscos e entende como isso pode elevar o nível da sua gestão, você nunca mais para de utilizar.
Ninguém quer executar aquilo que não faz sentido ou que não é utilizado. Isso serve para você e para todas as outras pessoas no universo.
Portanto, vale a pena refletir o que está dando errado para desenvolver o time e garantir que essas rotinas sejam entendidas e, muito mais que isso, sejam aproveitadas.
Um bom gerenciamento de risco ajuda a empresa a ser mais lucrativa e produtiva.
1 comentário em “4 situações que fazem o time atrasar as análises de riscos”
Todo trabalho que organiza, gera conhecimento .
Obrigado pelo esclarecimento no conteúdo.