Como escrever bons procedimentos

Os procedimentos são uma informação documentada importante para o Sistema de Gestão da Qualidade. Ajuda nos treinamentos e padronização das operações da empresa, porém, um procedimento mal escrito pode trazer mais confusão, caos e até insatisfação da equipe, já que não entendem o trabalho e erram na execução, vão se frustrando gradativamente.
Separei algumas dicas para escrever bons procedimentos e assegurar que isso não seja um problema na sua empresa, veja só:

Tenha um modelo de procedimento

Você pode seguir as boas práticas da ABNT para redigir o seu documento, ou até criar um na sua empresa, não haverá problema em qual formato você vai adotar, o importante é que todos os procedimentos estejam no mesmo formato. Se um documento tem sumário, se um descreve os indicadores relacionados ao processo, se há títulos no tamanho 14, se a fonte é Arial ou Tahoma, enfim, mantenha apenas um padrão. Isso ajuda as pessoas a se acharem nos documentos pois a informação estará sempre da mesma forma, em todos documentos.

Considere quem vai ler o procedimento

Ao escrever um procedimento sua maior preocupação é garantir que os outros entendam o que está escrito, e não se está escrito bonito. Só use terminologias técnicas quando esse tipo de linguagem fizer parte da rotina de quem vai utilizar o procedimento.

Use um título claro para explicar a tarefa

Se você não consegue dizer em poucas palavras o que deve ser feito, ou você está muito confuso sobre o que realmente vai fazer ou essa atividade é complexa demais para estar em um tópico só, e se isso acontece, dificilmente as pessoas que seguem as instruções conseguirão te entender. Tenha um título que diga exatamente o que vai acontecer de forma simples.

Descreva uma tarefa por parágrafo

Nunca esqueça de ser simples e objetivo. Separar por parágrafos pode ajudar o leitor a entender o que precisa fazer. Quando a ordem for importante, enumere os passos.

Coloque notas e avisos de forma apropriada

Um erro clássico é colocar todas as notas e avisos no fim do procedimento. Não deixe que uma pessoa chegue no topo da escada para então descobrir que alguém deveria estar segurando a escada, diga as premissas importantes assim que puder, e se possível, nas primeiras frases.

Deixe o procedimento rastreável

Dificilmente as pessoas leem cada palavra de um procedimento, por isso, deixe o documento rastreável com títulos e tópicos. E de novo, quando a ordem for importante coloque números.

Escreva por completo

Escreva o início e fim da operação e diga ao leitor quando a atividade foi concluída. Não deixe que ele pense “e agora?”.

Responda a 5 perguntas básicas

Garanta que seu procedimento descreva quem faz o quê, onde, quando e como. Se a descrição responde a essas perguntas, há uma grande probabilidade do seu procedimento estar completo.

Tenha um histórico de revisão

Você precisa garantir que as pessoas sempre utilizem a última versão do procedimento, pois afinal, essa é a finalidade: padronizar o que é feito. É necessário atualizar procedimentos melhorando-os, mas garanta que as pessoas estejam sempre com a última versão. Pode ser até óbvio, mas é necessário dizer isso. Você pode fazer isso através de um software!

Realize testes

Se você nunca acompanhou esse procedimento sendo executado na prática, existe uma probabilidade de que ele não aconteça como foi descrito. E não somente por isso, é importante ter essa validação para que se entenda que todas aquelas atividades levam ao resultado necessário. Se tudo foi feito e mesmo assim não alcançou o resultado esperado, o problema é o processo e não o leitor.

E você? Tem alguma dica para compartilhar com a gente? Escreve aí nos comentários! 😉