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Como começar a gestão de processos em uma pequena empresa?

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Vaneide Salvalagio Borghezan

Vaneide Salvalagio Borghezan

Gestora estratégica de negócios e processos. "Não existe sucesso sem ordem e gestão. Já transformei o negócio de mais de 30 empresas de diferentes nichos em até 06 meses". Engenheira Ambiental e Segurança do Trabalho por formação e auditora líder das normas ISO 9001, ISO 14001 e FSSC 22000.
"Tenho convicção de que fazer gestão não é só coisa de empresa grande."

A gestão de processos é um assunto muito comum dentro de grandes organizações, mas pouco abordado nas pequenas empresas. As grandes empresas chegaram neste porte porque, de alguma forma, elas têm implantado a gestão de processos.  

Sem processos definidos e gestão, a empresa até cresce. Mas, a longo prazo, não se sustenta. 

Independente do porte e segmento, a gestão de processos é fundamental em qualquer empresa 

Através dela, é possível identificar gargalos nos processos, retrabalhos e desvios na qualidade dos produtos e serviços. Ao observar esses aspectos, é podemos buscar uma otimização de tempo e dinheiro. 

O Que é Gestão de Processos? 

Segundo a ISO 9000:2015, processo é um “conjunto de atividades inter-relacionadas ou interativas que utilizam entradas para entregar um resultado pretendido”. São atividades que, em muitos casos, são cíclicas e nos levam a um objetivo. Para toda atividade acontecer existe ali um processo. 

Neste contexto, a gestão de processos é um conjunto de práticas que têm como objetivo buscar a melhoria contínua dos processos de uma empresa. 

Para que aconteça essa melhoria é necessário identificar, padronizar, documentar, monitorar e controlar os processos. 

Benefícios da Gestão de Processos para pequenas empresas 

Existem uma série de benefícios que a gestão de processos pode gerar dentro da empresa, as principais são:

  • Aumento da eficiência operacional; 
  • Controle da Qualidade; 
  • Redução de custos; 
  • Tomada de decisão com base em dados; 
  • Agilidade operacional; 
  • Melhor experiência do cliente; 
  • Redução de reclamações de clientes; 
  • Engajamento da equipe; 
  • Melhoria da comunicação interna; 
  • Padronização dos processos; 
  • Clareza de como as atividades são desempenhadas; 
  • Facilidade no treinamento de novas pessoas na equipe;
  • Retenção do conhecimento dentro da empresa.map

Se você deseja saber mais sobre a importância do Mapeamento de Processos, confira o episódio #71 do Qualicast. Nele, nossos qualicasters, juntamente com o convidado, discutem detalhadamente o tema. 

Como iniciar a Gestão de Processos em uma pequena empresa? 

Avaliação inicial 

O primeiro passo é identificar todos os processos que existem na empresa. Como as pessoas que estão à frente dos processos são muito importantes, nesta etapa, o ideal é convocá-las e apresentar a intenção da empresa em dar este passo.  

É extremamente importante que o time se conscientize da importância de fazer a gestão de processos e o que ganharão com isso. 

Nesta etapa, poderão ser elencado os problemas que estão acontecendo e que podem ser tratados com a gestão de processos. 

Mapeamento de processos  

Para fazer o mapeamento dos processos, escolha uma ferramenta de acordo com a forma que você deseja: um fluxograma ou um descritivo dele. 

Uma forma não exclui a outra e a escolha fica a cargo da preferência de quem conduz o mapeamento. A forma descritiva é um mapeamento em registro de texto que descreve detalhadamente cada etapa do processo.  

O mapeamento feito via fluxograma é mais visual e indica as etapas. Verifique a forma que funcionar melhor para o entendimento de quem terá acesso ao material.  

O fluxograma possui maior apelo visual. Já a forma descritiva pode ser usada quando é preciso deixar à disposição para consultas futuras nos ambientes de trabalho dos processos. 

 Definida a ferramenta, é hora de iniciar o mapeamento dos processos. Como há vários dentro de uma empresa, você pode optar por aquele que está mais crítico e desorganizado ou que deseja terceirizar 

Se têm dificuldade nesta escolha, defina o processo comercial, pois ele é um processo que todas as áreas da empresa se envolvem. 

Tomando como exemplo o processo do comercial, podemos ilustrar de forma bem breve o mapeamento do processo, como segue abaixo: 

  • Recebimento do pedido 
  • Fazer a análise crítica do pedido referente à quantidade, preço e prazo de pagamento conforme política comercial. 
  • Caso esteja em desacordo, retornar para o cliente solicitando ajustes. 
  • Repassar para análise ao setor financeiro. 

Identificação de gargalos e oportunidades 

Durante o mapeamento do processo, analise minuciosamente como tudo acontece dentro da sua empresa. Comece a ouvir os relatos de “reclamações interna” e envolver a equipe do que poderia ser feito para melhorar a referida questão.  

A grande maioria das vezes, são eles que tem a solução e não se despertaram para tal. 

Em muitas pequenas empresas pela deficiência de gestão e por ausência de software, se tem muitos gargalos. Podemos citar, por exemplo, a perda de tempo procurando informações ou informações desencontradas. 

Então, avalie tudo que puder ser otimizado e desburocratizado. Muitas vezes, nas empresas, escuto o ditado “sempre foi assim” 

Ou seja, a pessoa faz aquela atividade e não tem consciência do motivo. Ou por qual motivo ela precisa executar naquela sequência. Ainda, se ela não fizer tal atividade, o que vai impactar no processo seguinte. 

Implementação gradual 

Para implantação da gestão dos processos, faça um cronograma de trabalho e vá aos poucos executando. Faça um processo, treine a equipe, dê suporte e depois inicie outro. 

Não queira mudar tudo ao mesmo tempo e em um curto espaço de tempo. Dependendo a sua equipe, você poderá enfrentar uma grande resistência.  

Tenha sempre em mente que quem toca os processos são as pessoas e você precisa delas do seu lado. 

Desafios comuns na Gestão de Processos 

Resistência à mudança 

A resistência à mudança é um desafio comum a ser enfrentado ao introduzir os processos.  

Se isso acontecer, justifique que embora tenha sido “sempre assim”, a partir de agora, a empresa vive um novo momento. Por isso, ter essa gestão dos processos implementados contribuirá muito para o sucesso do negócio. 

Para superar esse desafio, é essencial envolver a equipe e garantir uma comunicação clara. 

Por último, considere que pode ter alguém da equipe que não se adapte à nova cultura de gestão dos processos e possa pedir para sair da empresa. Para crescer, na maioria das vezes passamos pelo desconforto e considera-se que essa pessoa não se despertou para isso. 

Manter o processo ao longo do tempo 

Após a implementação inicial, as empresas podem enfrentar dificuldades em manter a disciplina e a consistência na execução dos processos ao longo do tempo.  

Para isso existem algumas alternativas. Uma delas é fazer reuniões periódicas agendadas para revisitação das atividades do processo e fazer ajustes necessários. 

Outra opção é eleger uma pessoa da equipe, que tenha perfil para ser o auditor. Essa pessoa, dentre outras tarefas da função dela, irá inspecionar se os processos estão sendo cumpridos. Será essa pessoa que irão procurar para tirar dúvidas e questões relacionadas 

Complexidade excessiva 

Um dos grandes desafios de ter processos implantados para que se perpetue à longo prazo é a complexidade. 

Imagine só: você nunca cuidou da alimentação e não faz exercício físico. Apesar disso, de uma hora para outra, você resolve seguir à risca um cardápio que precisa ter “quase” uma cozinheira.  

Não fosse o suficiente, você ainda precisa pesar os alimentos e fazer exercícios físicos cinco vezes na semana! Isso não se sustenta. Você até começa, mas dentro de poucos dias abandona tudo. 

Então lembre-se, comece aos poucos. Não crie controles só para dizer que tem. Simplifique e veja o que faz sentido ter documentado e registrado. 

Falta de envolvimento da Alta Direção 

A falta de apoio e envolvimento da diretoria pode resultar em desafios para a implementação efetiva de mudanças nos processos.  

Para garantir o comprometimento da liderança, pode-se demonstrar o valor da gestão de processos para os objetivos estratégicos da empresa. E o quanto ela poderia aumentar o faturamento. 

Neste quesito ainda, muitas vezes, a diretoria quer implantar essa gestão. No entanto, não quer se posicionar e encerrar ciclos de atividade que vinham sendo feitas por outros interesses. 

Não se engane: processos bem estruturados podem impulsionar seu negócio! 

Até aqui você acompanhou os benefícios de ter a gestão de processos, de como implementar e os desafios durante essa jornada. 

Muitos dos empresários de pequenas e médias empresa ainda não despertaram para a gestão dos processos. Mas, é a partir de uma boa estruturação que será possível expandir sua empresa, abrir novas unidades.  

Mais que isso, poderá delegar demandas sabendo o que sua equipe está entregando. Evitando que uma pessoa, ao sair da empresa e todo conhecimento fique com ela impactando o seu negócio. 

A gestão de processos é um caminho sem volta para as empresas que querem crescer e se tornar prósperas 

Se você já tem a gestão de processos, veja o que pode melhorar. E se sua empresa ainda não tem, te convido a dar o primeiro passo. 

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