Gestora estratégica de negócios e processos. "Não existe sucesso sem ordem e gestão. Já transformei o negócio de mais de 30 empresas de diferentes nichos em até 06 meses". Engenheira Ambiental e Segurança do Trabalho por formação e auditora líder das normas ISO 9001, ISO 14001 e FSSC 22000.
"Tenho convicção de que fazer gestão não é só coisa de empresa grande."
A gestão de processos é um assunto muito comum dentro de grandes organizações, mas pouco abordado nas pequenas empresas. As grandes empresas chegaram neste porte porque, de alguma forma, elas têm implantado a gestão de processos.
Sem processos definidos e gestão, a empresa até cresce. Mas, a longo prazo, não se sustenta.
Independente do porte e segmento, a gestão de processos é fundamental em qualquer empresa.
Através dela, é possível identificar gargalos nos processos, retrabalhos e desvios na qualidade dos produtos e serviços. Ao observar esses aspectos, é podemos buscar uma otimização de tempo e dinheiro.
O Que é Gestão de Processos?
Segundo a ISO 9000:2015, processo é um “conjunto de atividades inter-relacionadas ou interativas que utilizam entradas para entregar um resultado pretendido”. São atividades que, em muitos casos, são cíclicas e nos levam a um objetivo. Para toda atividade acontecer existe ali um processo.
Neste contexto, a gestão de processos é um conjunto de práticas que têm como objetivo buscar a melhoria contínua dos processos de uma empresa.
Para que aconteça essa melhoria é necessário identificar, padronizar, documentar, monitorar e controlar os processos.
Benefícios da Gestão de Processos para pequenas empresas
Existem uma série de benefícios que a gestão de processos pode gerar dentro da empresa, as principais são:
- Aumento da eficiência operacional;
- Controle da Qualidade;
- Redução de custos;
- Tomada de decisão com base em dados;
- Agilidade operacional;
- Melhor experiência do cliente;
- Redução de reclamações de clientes;
- Engajamento da equipe;
- Melhoria da comunicação interna;
- Padronização dos processos;
- Clareza de como as atividades são desempenhadas;
- Facilidade no treinamento de novas pessoas na equipe;
- Retenção do conhecimento dentro da empresa.map
Se você deseja saber mais sobre a importância do Mapeamento de Processos, confira o episódio #71 do Qualicast. Nele, nossos qualicasters, juntamente com o convidado, discutem detalhadamente o tema.
Como iniciar a Gestão de Processos em uma pequena empresa?
Avaliação inicial
O primeiro passo é identificar todos os processos que existem na empresa. Como as pessoas que estão à frente dos processos são muito importantes, nesta etapa, o ideal é convocá-las e apresentar a intenção da empresa em dar este passo.
É extremamente importante que o time se conscientize da importância de fazer a gestão de processos e o que ganharão com isso.
Nesta etapa, poderão ser elencado os problemas que estão acontecendo e que podem ser tratados com a gestão de processos.
Mapeamento de processos
Para fazer o mapeamento dos processos, escolha uma ferramenta de acordo com a forma que você deseja: um fluxograma ou um descritivo dele.
Uma forma não exclui a outra e a escolha fica a cargo da preferência de quem conduz o mapeamento. A forma descritiva é um mapeamento em registro de texto que descreve detalhadamente cada etapa do processo.
O mapeamento feito via fluxograma é mais visual e indica as etapas. Verifique a forma que funcionar melhor para o entendimento de quem terá acesso ao material.
O fluxograma possui maior apelo visual. Já a forma descritiva pode ser usada quando é preciso deixar à disposição para consultas futuras nos ambientes de trabalho dos processos.
Definida a ferramenta, é hora de iniciar o mapeamento dos processos. Como há vários dentro de uma empresa, você pode optar por aquele que está mais crítico e desorganizado ou que deseja terceirizar.
Se têm dificuldade nesta escolha, defina o processo comercial, pois ele é um processo que todas as áreas da empresa se envolvem.
Tomando como exemplo o processo do comercial, podemos ilustrar de forma bem breve o mapeamento do processo, como segue abaixo:
- Recebimento do pedido
- Fazer a análise crítica do pedido referente à quantidade, preço e prazo de pagamento conforme política comercial.
- Caso esteja em desacordo, retornar para o cliente solicitando ajustes.
- Repassar para análise ao setor financeiro.
Identificação de gargalos e oportunidades
Durante o mapeamento do processo, analise minuciosamente como tudo acontece dentro da sua empresa. Comece a ouvir os relatos de “reclamações interna” e envolver a equipe do que poderia ser feito para melhorar a referida questão.
A grande maioria das vezes, são eles que tem a solução e não se despertaram para tal.
Em muitas pequenas empresas pela deficiência de gestão e por ausência de software, se tem muitos gargalos. Podemos citar, por exemplo, a perda de tempo procurando informações ou informações desencontradas.
Então, avalie tudo que puder ser otimizado e desburocratizado. Muitas vezes, nas empresas, escuto o ditado “sempre foi assim”.
Ou seja, a pessoa faz aquela atividade e não tem consciência do motivo. Ou por qual motivo ela precisa executar naquela sequência. Ainda, se ela não fizer tal atividade, o que vai impactar no processo seguinte.
Implementação gradual
Para implantação da gestão dos processos, faça um cronograma de trabalho e vá aos poucos executando. Faça um processo, treine a equipe, dê suporte e depois inicie outro.
Não queira mudar tudo ao mesmo tempo e em um curto espaço de tempo. Dependendo a sua equipe, você poderá enfrentar uma grande resistência.
Tenha sempre em mente que quem toca os processos são as pessoas e você precisa delas do seu lado.
Desafios comuns na Gestão de Processos
Resistência à mudança
A resistência à mudança é um desafio comum a ser enfrentado ao introduzir os processos.
Se isso acontecer, justifique que embora tenha sido “sempre assim”, a partir de agora, a empresa vive um novo momento. Por isso, ter essa gestão dos processos implementados contribuirá muito para o sucesso do negócio.
Para superar esse desafio, é essencial envolver a equipe e garantir uma comunicação clara.
Por último, considere que pode ter alguém da equipe que não se adapte à nova cultura de gestão dos processos e possa pedir para sair da empresa. Para crescer, na maioria das vezes passamos pelo desconforto e considera-se que essa pessoa não se despertou para isso.
Manter o processo ao longo do tempo
Após a implementação inicial, as empresas podem enfrentar dificuldades em manter a disciplina e a consistência na execução dos processos ao longo do tempo.
Para isso existem algumas alternativas. Uma delas é fazer reuniões periódicas agendadas para revisitação das atividades do processo e fazer ajustes necessários.
Outra opção é eleger uma pessoa da equipe, que tenha perfil para ser o auditor. Essa pessoa, dentre outras tarefas da função dela, irá inspecionar se os processos estão sendo cumpridos. Será essa pessoa que irão procurar para tirar dúvidas e questões relacionadas
Complexidade excessiva
Um dos grandes desafios de ter processos implantados para que se perpetue à longo prazo é a complexidade.
Imagine só: você nunca cuidou da alimentação e não faz exercício físico. Apesar disso, de uma hora para outra, você resolve seguir à risca um cardápio que precisa ter “quase” uma cozinheira.
Não fosse o suficiente, você ainda precisa pesar os alimentos e fazer exercícios físicos cinco vezes na semana! Isso não se sustenta. Você até começa, mas dentro de poucos dias abandona tudo.
Então lembre-se, comece aos poucos. Não crie controles só para dizer que tem. Simplifique e veja o que faz sentido ter documentado e registrado.
Falta de envolvimento da Alta Direção
A falta de apoio e envolvimento da diretoria pode resultar em desafios para a implementação efetiva de mudanças nos processos.
Para garantir o comprometimento da liderança, pode-se demonstrar o valor da gestão de processos para os objetivos estratégicos da empresa. E o quanto ela poderia aumentar o faturamento.
Neste quesito ainda, muitas vezes, a diretoria quer implantar essa gestão. No entanto, não quer se posicionar e encerrar ciclos de atividade que vinham sendo feitas por outros interesses.
Não se engane: processos bem estruturados podem impulsionar seu negócio!
Até aqui você acompanhou os benefícios de ter a gestão de processos, de como implementar e os desafios durante essa jornada.
Muitos dos empresários de pequenas e médias empresa ainda não despertaram para a gestão dos processos. Mas, é a partir de uma boa estruturação que será possível expandir sua empresa, abrir novas unidades.
Mais que isso, poderá delegar demandas sabendo o que sua equipe está entregando. Evitando que uma pessoa, ao sair da empresa e todo conhecimento fique com ela impactando o seu negócio.
A gestão de processos é um caminho sem volta para as empresas que querem crescer e se tornar prósperas.
Se você já tem a gestão de processos, veja o que pode melhorar. E se sua empresa ainda não tem, te convido a dar o primeiro passo.
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