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Empresas sem uma gestão de processos eficaz são como eternos incêndios

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Alex C. Araujo

Alex C. Araujo

Apaixonado por tecnologia e consultoria, analiso processos de negócio em busca de otimizações e pessoalmente gosto de automatizar as tarefas do meu dia-a-dia de maneira a torná-las menos repetitivas e cansativas.

Você já teve aquela sensação de estar se afogando diante dos afazeres do dia a dia? Ou então, já pensou: “Se isso que eu faço fosse de tal maneira, eu poderia ter um tempo livre para poder me dedicar a outras coisas…”? Bom, se a resposta foi sim, este artigo é exatamente para você.

Todos os dias estamos realizando atividades. Às vezes, muitas; outras, poucas. Mas trabalhar significa isso: ter tarefas e atividades que compõem processos que devemos realizar para fazer a máquina (nossa empresa) funcionar.

Mas o que são processos?

Os processos são, de acordo com a ISO 9001:2015:

“O conjunto de atividades inter-relacionadas que utilizam entradas para entregar um resultado pretendido.”

Ou, no nosso português, aquelas atividades que começam de algum ponto e entregam algo, organizadas através de uma lógica.

E aí você pode estar pensando: Como é possível que as empresas não possuam processos, sendo que todos nós fazemos nossos trabalhos todos os dias?

Tá, não vamos ser extremistas a esse ponto: todas as empresas possuem, sim, processos; só que, de maneira geral, não são mapeados, acompanhados e gerenciados, o que, teoricamente, poderíamos considerar como eternos incêndios, pois precisamos resolver os problemas quando acontecem, e não prever quando poderiam acontecer.

Como disse Deming, em uma entrevista:

“Encontrar o que está errado não é melhoria do processo. Se tivesse um incêndio no prédio em que estou agora e, de algum jeito, nós o apagássemos, isso não melhoraria o prédio. Nós estaríamos apenas apagando o incêndio.”

Enfim, o que muitas vezes falta nas organizações é uma gestão de processos eficaz.

Como é possível realizar a gestão desses processos?

E aí surge uma pergunta: como podemos realizar a melhoria do prédio, sendo que o incêndio está incessante e precisamos de muitos esforços e alta demanda para apagá-lo?

Existem técnicas para esse gerenciamento de processos, são exemplos:

PDCA (Plan, Do, Check, Act):

O PDCA é ideal para implementar melhorias contínuas em processos organizacionais. Através do ciclo de Planejar, Executar, Verificar e Agir, as organizações podem identificar áreas de melhoria, implementar mudanças de maneira controlada, verificar os resultados e ajustar continuamente para alcançar maior eficiência operacional e qualidade.

MASP (Método de Análise e Solução de Problemas):

O MASP é valioso para a gestão de processos ao abordar problemas complexos através de uma análise estruturada de causas raízes. Utilizando ferramentas como análise de causa raiz, diagrama de Ishikawa e brainstorming, as organizações podem identificar e resolver problemas fundamentais que impactam negativamente os processos, promovendo melhorias significativas e sustentáveis.

DMAIC (Definir, Medir, Analisar, Melhorar, Controlar):

DMAIC é uma metodologia amplamente utilizada no contexto de gestão de processos para melhorar a qualidade e eficiência. Definindo claramente o problema, medindo dados relevantes, analisando causas, implementando melhorias e controlando continuamente os resultados, as organizações podem realizar mudanças estruturadas e baseadas em dados, resultando em processos mais eficazes e consistentes.

8D (Oito Disciplinas):

O método 8D é aplicável na gestão de processos quando há necessidade de resolver problemas críticos e emergenciais. Com suas oito disciplinas que incluem desde a formação de equipe até a prevenção de recorrências, o 8D permite uma abordagem disciplinada para lidar com crises e implementar soluções robustas, garantindo que os processos se tornem mais resilientes e menos propensos a falhas.

Essas abordagens não apenas ajudam a resolver problemas específicos, mas também cultivam uma cultura de melhoria contínua dentro das organizações, tornando os processos mais eficientes, confiáveis e alinhados com as metas estratégicas da empresa. E não se esqueça: As técnicas são ótimos guias para nosso referencial teórico, mas ainda assim precisamos adequá-las à nossa empresa, aos nossos processos.

E na prática, como isso pode ser aplicável na minha empresa?

Então, primeiramente: o gerenciamento de processos deve ser uma vontade da diretoria. Top-down, como chamam, precisa vir da diretoria, da alta gestão para os colaboradores, para o operacional.

Assim, a gestão de processos fica alinhada com a visão da empresa e isso englobará a inovação como um ponto fortíssimo e diferencial para a organização.

Com o apoio da direção, a implementação das técnicas e ferramentas será pautada como a estratégia da empresa e será de maior aceitação pelos colaboradores que, de antemão, ficariam receosos com essas novas ferramentas.

Agora, vou te contar um segredo que não te dizem: para poder aplicar essas ferramentas, precisamos dar prioridade a elas, uma palavra importante que devemos aplicar às coisas que nos importam.

Sim, eu sei que parece simples, mas muitas vezes isso passa despercebido. Essa é uma das maiores dificuldades, pois muitas vezes dependemos de outras pessoas ou até de nós mesmos, que muitas vezes não dão prioridade ao gerenciamento dos processos.

Abuse das técnicas e ferramentas para implementar uma gestão de processos eficiente

Com essas práticas em vigor, é possível transformar incêndios momentâneos em simples lembranças do passado, liberando tempo e recursos para focar em outras atividades e estratégias, promovendo assim a melhoria contínua!

Lembre-se: os processos são fundamentais para o funcionamento organizado e eficiente das atividades empresariais. Quando não são adequadamente mapeados, acompanhados e gerenciados, podem surgir problemas que exigem resolução imediata, em vez de prevenção.

Como afirmou Deming, resolver problemas não equivale a melhorar os processos verdadeiramente, mas apenas a apagar incêndios. Portanto, investir em uma gestão estruturada de processos não só possibilita uma operação mais fluida e eficiente, como também facilita a identificação de oportunidades para melhorias contínuas, promovendo um crescimento sustentável e uma vantagem competitiva.

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