Ciclo PDCA: Saiba tudo sobre essa metodologia para Gestão!

Você certamente já ouviu falar em Ciclo PDCA, certo? Essa é uma das metodologias mais utilizadas para executar planejamentos estratégicos, aprimorar processos e solucionar problemas.

Por esse motivo, vou explorar detalhadamente esse método. Então se você ainda não está familiarizado com ele, fique tranquilo, pois iremos apresentá-lo de forma simples e com direito a exemplos.

Neste artigo, exploraremos em profundidade o significado, a aplicação e os benefícios do PDCA na gestão moderna. Analisaremos como essa abordagem estruturada pode impulsionar a eficiência operacional, elevar a satisfação do cliente e fortalecer a posição competitiva de uma organização.

O que é o Ciclo PDCA?

Embora alguns definam o ciclo PDCA como uma ferramenta, na verdade ele é um método de ações repetitivas composto por 4 passos, os quais encontram-se na sigla. É um ciclo virtuoso que permeia todas as etapas da gestão, desde a identificação de oportunidades de aprimoramento até a implementação de soluções eficazes. Só para ilustrar:

O ciclo PDCA é um processo cíclico e iterativo, ou seja, uma vez concluída uma iteração do ciclo, inicia-se uma nova sequência de planejamento, execução, verificação e ação, com o objetivo de promover melhorias contínuas e progressivas.

Essa abordagem sistemática e estruturada permite que as organizações identifiquem oportunidades de aprimoramento, eliminem desperdícios, reduzam falhas e alcancem níveis mais elevados de eficiência, qualidade e satisfação do cliente.

Quais são as quatro etapas que constituem o PDCA?

O PDCA, também conhecido como Ciclo PDCA ou Ciclo de Deming, é uma metodologia de gestão que visa promover a melhoria contínua nos processos, produtos e serviços de uma organização. A sigla PDCA corresponde às quatro etapas do ciclo: Plan (Planejar), Do (Executar ou Fazer), Check (Verificar) e Act (Agir ou Ajustar).

1- PLAN: Planejar

Aqui é onde os processos para a obtenção das metas, devem ser definidos. É válido, começar com uma pequena amostra para testar os possíveis efeitos. Nesta fase, são estabelecidos os objetivos e metas a serem alcançados, bem como são identificadas as ações necessárias para atingir tais objetivos. É o momento de analisar o contexto, definir as estratégias e elaborar um plano de ação detalhado.

2 – DO: Fazer

Aqui, o plano elaborado na fase de planejamento é colocado em prática. As atividades são executadas conforme o planejado, seguindo as diretrizes estabelecidas. Esta etapa envolve a alocação de recursos, a implementação de processos e a realização das tarefas conforme o cronograma definido.

Antes de iniciar a fase é necessário educar e treinar todos os envolvidos no processo para garantir que todos estejam comprometidos e tudo saia conforme o planejamento.

3- CHECK: Verificar

Após a execução das atividades, é fundamental avaliar os resultados obtidos em relação aos objetivos estabelecidos. Nesta fase, são realizadas medições, análises e avaliações para verificar se as ações implementadas estão gerando os resultados esperados.

É um momento de comparação entre o planejado e o realizado, identificando eventuais desvios e oportunidades de melhoria. Onde se estuda os resultados com os dados coletados no passo anterior, comparando-os aos resultados esperados.

Por sua vez, nessa etapa devemos nos atentar se há desvios na aplicação do plano. De acordo com Vieira Filho em Gestão da Qualidade Total:

“esta é uma etapa puramente gerencial, que verifica se o que foi executado está de acordo com as metas estabelecidas.

Na etapa anterior, são coletados dados das ações e estes dados são analisados nesta etapa e comparados com o planejado.”

4 – ACT: Agir

Com base nas informações obtidas na etapa de verificação, são tomadas as medidas corretivas necessárias para ajustar e aprimorar o processo. Se os resultados estiverem de acordo com as expectativas, as práticas bem-sucedidas são padronizadas e disseminadas. Caso contrário, são identificadas as causas dos problemas e são implementadas ações corretivas para evitar sua recorrência.

Se o que foi executado estiver de acordo com os objetivos planejados, deve-se padronizar a solução.

Qual é a origem do Ciclo PDCA?

O PDCA foi criado em meados 1939 pelo físico, engenheiro e estatístico Walter Andrew Shewhart, mas foi popularizado pelo estatístico Willian Edwards Deming. Por isso, Deming sempre se referiu ao método como Ciclo de Shewhart. O físico criou o ciclo baseado nas Etapas do Método Científico formulado em 1920 por Francis Bacon.

Resumidamente, o Método de Bacon tinha como principal característica a “hipótese”, o “experimento” e a “avaliação” o seu princípio fundamental era a iteração (repetição).

Desse modo, a  medida em que uma hipótese é confirmada (ou negada), a repetição na execução do ciclo de aprendizado amplia e aprofunda limites do conhecimento sobre um objeto ou procedimento, por certo o  princípio do Ciclo PDCA.

Se você quiser saber sobre quem foi William Deming e seu princípio que fala sobre melhoria contínua, assista ao episódios especial do Qualicast:

Mas afinal, Qual o objetivo do PDCA?

O principal objetivo do PDCA é promover a melhoria contínua nos processos, produtos e serviços de uma organização.

Quando aplicado junto ao Sistema de Gestão da Qualidade ele ajuda a implementar ações para assegurar a operação e controle dos processos produtivos, na eliminação de não conformidades, em ações corretivas e em Ações preventivas. Ele visa:

1. Identificar oportunidades de melhoria: O PDCA permite que as organizações identifiquem áreas onde podem melhorar seus processos, produtos ou serviços. Isso pode incluir a redução de custos, aumento da eficiência operacional, otimização da qualidade e satisfação do cliente, entre outros.
2. Implementar mudanças de forma estruturada: Ao planejar cuidadosamente as ações a serem tomadas, o PDCA ajuda as organizações a implementar mudanças de maneira estruturada e organizada. Isso inclui definir metas claras, estabelecer planos de ação detalhados e alocar recursos adequadamente.
3. Monitorar e avaliar resultados: Através da fase de Verificação, o PDCA permite que as organizações monitorem e avaliem os resultados das mudanças implementadas. Isso envolve a coleta e análise de dados, medição de desempenho e comparação dos resultados obtidos com os objetivos estabelecidos.
4. Corrigir falhas e ajustar processos: Com base na avaliação dos resultados, o PDCA permite que as organizações identifiquem falhas, problemas ou desvios e tomem medidas corretivas para corrigi-los. Essas ações corretivas visam garantir que os processos continuem a melhorar e que os objetivos sejam alcançados de maneira eficaz.
5. Estabelecer uma cultura de melhoria contínua: Ao promover a repetição sistemática do ciclo de PDCA, as organizações podem desenvolver uma cultura de melhoria contínua, onde a busca pela excelência e a inovação são incentivadas e valorizadas em todos os níveis da organização.

Por fim, o método é tão eficiente que pode ser utilizado até mesmo para a vida pessoal em uma atividade específica como o planejamento de uma viagem, e até mesmo nas atividades corriqueiras do dia a dia.

Como se aplica o ciclo PDCA?

O ciclo PDCA pode ser aplicado facilmente em qualquer contexto da organização. No nosso exemplo a empresa não está conseguindo atingir a meta de novos clientes e recebe muitos feedbacks negativos referente a: “atendimento ao cliente”.

O objetivo é melhorar o atendimento aos clientes.

Para tentar corrigir esse ponto, o gerente deverá desenvolver um ciclo PDCA para reduzir a insatisfação e criar uma dinâmica de atendimento mais eficiente.

Nota: Dividimos o ciclo em 9 etapas para melhorar a explicação. Abaixo trago a imagem ilustrativa do Ciclo, para o exemplo que vamos demonstrar:

Ciclo PDCA passo a passo:

1º  P -Plan – Para facilitar dividimos em 6 etapas, são elas:

1. Definir o resultado – é o famoso “Onde se quer chegar”. Nesse caso o objetivo é melhoria do atendimento. Então o resultado deve focar no aprendizado e conscientização da equipe em fazer um bom atendimento, para conquistar novos clientes e manter os que tem.
2. Envolver pessoas – a princípio, um bom exemplo é questionar os colaboradores dentro das experiências de cada um. Por exemplo, você pode perguntar “o que é um bom atendimento?” –  É importante anotar as contribuições!
3. Resumo – agrupar as percepções sempre validando com a equipe. Por exemplo, se alguns disserem que bom atendimento é quando o atendente é simpático e outras dizem que é quando o atendente sorri, então você deve perguntar “quando vocês falaram que o bom atendimento é quando o atendente sorri, vocês queriam dizer que “é quando ele é simpático?”. Se a equipe confirma então agrupa como simpatia.
4. Fatos & Dados –Trazer uma informação neutra para enriquecer a reunião, é importante que não seja a opinião de quem está guiando o processo. Pode ser depoimento de cliente, alguma situação que ocorreu ou um artigo, texto de livros entre outros.
5. Momento Eureka– Aqui as pessoas entendem que não estão fazendo aquilo que elas acreditam que sejam o certo. Aqui temos que validar se a “ficha” realmente caiu. Aqui podemos nos apoiar em uma pergunta “Poque nossos clientes estão falando mal do nosso atendimento?”, ou “o que vocês acharam do conteúdo apresentado?”.
6. Como – Aqui se levanta quais os planos de ação serão necessários para alcançarmos o resultado. Levando em conta nosso exemplo, podemos definir um novo comportamento para alcançar o resultado, como por exemplo “vamos sorrir e dar bom dia para todos os clientes”

Estimule a participação  das pessoas, segure sua opinião, conduza da forma com que o resultado esperado seja mencionado. E ainda, é  nessa fase que se define responsáveis e prazos de entrega. Como essa etapa é a mais longa segue uma breve ilustração:

2º  D – Fazer

• Prática– Aqui é a fase de teste das ações definidas na etapa anterior. Verificamos, também, se o comportamento estipulado alterou a rotina da organização.

Lembre-se que é necessário educar e treinar todos os envolvidos no processo garantindo assim o comprometimento de todos para o alcance dos resultados.

3º C – Checar

• O Checar é a verificação das ações.  Resumindo, a etapa faz a mensuração em relação aos resultados, se foram satisfatórios ou não.

4º A – Agir

• Verificação – Se o resultado for satisfatório, incorpora a ação no processo. No entanto, se o resultado não for satisfatório, faz-se as correções necessárias para voltar ao ciclo.

Nota: Nessa fase que se faz a retrospectiva do processo

O sucesso na aplicação do ciclo dependerá de um monitoramento criterioso do gerente de vendas. Dessa forma, o gerente deve lembrar, sempre, a equipe no que se refere ao cumprimento de cada etapa nova.

Assim, ao final do período, quando as pesquisas de feedback do cliente forem analisadas, será possível verificar o sucesso conquistado com o PDCA e se o processo pode continuar dessa maneira.

Variações do Ciclo PDCA

O PDCA também sofreu algumas variações com o passar do tempo, como por exemplo:

• OPDCA – Onde “O” significa observação ou como algumas versões dizem “Observe a situação atual”;
• PDSA –  Aqui a etapa Check é substituída por Study (estudar). A mudança foi proposta pelo próprio Deming com o objetivo de aprofundar as análises feitas na 3ª etapa do ciclo, tornando a etapa de verificação mais significativa e estruturada;
• PDCL – O Act é substituído por Learn (Aprender). Assim, a 4° e última etapa do ciclo é consiste no aprendizado;
• SDSA – Nessa variação o método teve mais alterações, onde o Plan (Planejar) dá lugar ao Standart (Padronizar) e o Check é substituído pelo Study (Estudar). Aqui, o objetivo do ciclo é implantar modificações de processos, então a primeira etapa é a padronização das novas rotinas e procedimentos, ou até mesmo das atividades executadas dentro de um processo.

Após a padronização, o processo roda normalmente voltando ao Study (Estudar). Visto que, o estudar esta mais focado em entender se as mudanças deram certo visando sempre a melhoria contínua.

Métodos semelhantes ao Ciclo de Deming

Do mesmo modo que aconteceu com as variações, também, surgiram  alguns métodos bem parecidos com o PDCA, acredita-se que eles têm a mesma origem, o que justifica a semelhança, são elas:

DMAIC –muito utilizada em projetos, pois torna possível o aumento da produtividade e a redução de custos visando sempre a melhoria dos processos administrativos.

A sigla significa: Definir, Medir, Analisar, Implementar e Controlar.

8 D ou 8 Disciplinas – muito utilizada para solução de problemas que ocorrem em produtos ou processos de produção, com o objetivo  de identificar e eliminar problemas recorrentes.

MASP – contribui em Análise e Soluções de Problemas. Em resumo, trata-se de um roteiro com objetivo de manter, controlar e aperfeiçoar a qualidade de produtos, processos ou serviços.

Qual a diferença do PDCA e SDCA?

O PDCA (Plan-Do-Check-Act) e o SDCA (Standardize-Do-Check-Act) são duas metodologias relacionadas, mas têm abordagens ligeiramente diferentes na melhoria contínua de processos. Aqui está a diferença entre os dois:

Enquanto o PDCA se concentra na melhoria contínua por meio de ciclos de planejamento, execução, verificação e ação, o SDCA se concentra em garantir a conformidade com os padrões estabelecidos e corrigir desvios ou problemas conforme necessário.

O SDCA é muitas vezes utilizado como um pré-requisito para a implementação do PDCA, ajudando a estabelecer uma base sólida antes de iniciar o ciclo de melhoria contínua.

Veja mais sobre a diferença entre SDCA e PDCA neste artigo especial do Blog da Qualidade. 

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Fontes:

• https://blogdaqualidade.com.br/
• https://academia.viverexcelencia.com.br/
• VIEIRA FILHO, Geraldo (2014). Gestão da Qualidade Total: uma abordagem prática. Campinas: Alínea p24 e 25.