Product Manager na ForLogic e Auditora Líder ISO 9001:2015, ISO 22000:2018 e ISO 31000:2016. Também sou formada em Engenharia de Computação pela UTFPR-CP e às vezes me arrisco a escrever um pouco aqui para o Blog da Qualidade!
A qualidade dos produtos e serviços produzidos por uma organização é intrinsecamente vinculada à forma como seus processos são definidos, executados e aprimorados. Não é à toa que o requisito 4.4 da ISO 9001 trata sobre Sistema de gestão da qualidade e seus processos.
Neste artigo, você entenderá um pouco mais sobre como um software para gestão da qualidade, como o Qualiex, ajuda a atender este requisito.
O que o requisito 4.4 da ISO 9001 apresenta
4.4.1 A organização deve estabelecer, implementar, manter e melhorar continuamente um sistema de gestão da qualidade, incluindo os processos necessários e suas interações, de acordo com os requisitos desta Norma.
A organização deve determinar os processos necessários para o sistema de gestão da qualidade e sua aplicação na organização, e deve:
- determinar as entradas requeridas e as saídas esperadas desses processos;
- determinar a sequência e a interação desses processos;
- determinar e aplicar os critérios e métodos (incluindo monitoramento, medições e indicadores de desempenho relacionados) necessários para assegurar a operação e o controle eficazes desses processos;
- determinar os recursos necessários para esses processos e assegurar a sua disponibilidade;
- atribuir as responsabilidades e autoridades para esses processos;
- abordar os riscos e oportunidades conforme determinados de acordo com os requisitos de 6.1;
- avaliar esses processos e implementar quaisquer mudanças necessárias para assegurar que esses processos alcancem seus resultados pretendidos;
- melhorar os processos e o sistema de gestão da qualidade.
Gosto de destacar a frase “melhorar continuamente um sistema de gestão da qualidade”. Isso porque se continuarmos fazendo o mesmo trabalho de sempre, o resultado continuará sendo igual, não é mesmo?!
Quero te convidar a mergulhar na leitura de hoje para mostrar como o Qualiex pode ser seu aliado no requisito 4.4 da ISO 9001!
A importância da conformidade com o Requisito 4.4 da ISO 9001
Certamente você deve saber da importância de atender o requisito 4.4 ou até mesmo qualquer outro requisito da ISO 9001. Por isso, quero trazer outro olhar sobre este requisito.
Já foi dito aqui no blog a analogia de que o requisito 4.4 é como se fosse a espinha dorsal da norma, ou seja, tudo está ligado a processos. Por isso, interpreto este requisito como fundamental para otimizar atividades, atingir objetivos e manter a direção estratégica da organização.
E aonde quero chegar com isso? No ponto de que mapeamento de processo é sim uma etapa importante na gestão dos mesmos.
Mas vai muito além disso, os processos devem seguir os 3 pilares fundamentais da qualidade: eficiência, eficácia e efetividade. Veja o porquê:
1-Eficiência
Devemos pensar em recursos utilizados (tempo, dinheiro, pessoal, materiais, etc.) e os resultados pretendidos. Um processo eficiente é aquele que minimiza o desperdício, maximiza a produtividade e utiliza os recursos de forma econômica e inteligente.
Na gestão de processos, identificar gargalos ajuda a planejar maneiras de minimizá-los. Além disso, contribui na otimização da alocação de recursos, sempre em busca de custos mais baixos e maior produtividade.
2-Eficácia
Quando falamos de eficácia, estamos nos referindo a capacidade de um processo de atingir os resultados desejados ou metas estabelecidas. Um processo eficaz é aquele que cumpre seus objetivos. Ao mapear os processos, é importante entender se as etapas estão sendo executadas de forma a alcançar os resultados pretendidos.
3-Efetividade
A efetividade vai além da eficácia, considerando não apenas se os resultados foram alcançados, mas também se contribuem para os objetivos gerais da organização.
Um processo pode até ser eficaz em atingir seus objetivos imediatos. No entanto, se esses objetivos não estiverem alinhados com a estratégia global da organização (como visão e missão, por exemplo), o processo pode não ser efetivo.
Em resumo, os 3 pilares dos processos são itens fundamentais para que seus recursos sejam utilizados da melhor forma possível. Além disso, estes princípios ajudam a garantir que os resultados desejados serão alcançados, alinhados com os objetivos estratégicos da organização.
Já dizia Peter Drucker:
“Eficiência é fazer certo as coisas. Eficácia é fazer as coisas certas”.
Desafios na gestão de processos
E com certeza, garantir a eficiência já é difícil, imagina eficácia e efetividade, não é?!
A gestão de processos requer um esforço contínuo. Isso exige comprometimento das pessoas, comunicação clara, treinamento e uma mentalidade e atuação em melhoria constante.
É comum ouvirmos de nossos leitores, clientes e até mesmo em nossa Pesquisa da Qualidade, realizada anualmente, que há uma grande dificuldade com engajamento. Este é um problema enfrentado por muitos.
Ao desdobrarmos dificuldades que estão inseridas neste desafio maior de engajamento, identificamos fatores como:
- Cultura não orientada à qualidade e a importância da melhoria contínua;
- Desacreditamento por parte de diferentes níveis hierárquicos dentro da organização;
- Resistência tecnológica e cultural, como mencionado acima.
Como se não bastassem essas dificuldades, quando adentramos ao requisito 4.4 da ISO 9001, também notamos desafios de:
- Perda de dados ao manter informações armazenadas apenas localmente;
- Uso de processos obsoletos devido a consulta inadequada da informação;
- Ausência da rastreabilidade de mudanças, entre outros.
Mas digo que há luz no fim do túnel, leitor!
O Qualiex como alicerce para o requisito 4.4 da ISO 9001
Com o Módulo Fluxos do Qualiex, você pode realizar o mapeamento das atividades dos seus processos dentro de uma ferramenta online, segura e integrada com outras soluções que subsidiam o seu sistema de gestão, conforme o que é listado dentro do requisito 4.4.
Algumas das principais funcionalidades e benefícios do Módulo Fluxos:
1- Utilização do BPMN para construção dos seus fluxogramas, definindo entradas e saídas e a sequência e a interação dos processos;
2- Vínculo com o Módulo de Riscos, garantindo que seus processos abordem oportunidades e ameaças que podem impactar a busca por resultados;
3- Associação de procedimentos relacionados ao seu fluxo, por meio da integração com o Módulo Docs do Qualiex;
4- Monitoramento do desempenho dos processos através do vínculo com os indicadores do Módulo Indicators do Qualiex;
5- Automatização de pendências de revisões, garantindo que as análises periódicas em busca de melhoria contínua aconteçam
Sem falar, é claro, que o Qualiex é um ambiente seguro! Segurança da informação não é uma opção para nós. Somos certificados nas seguintes normas
Cultura de qualidade e excelência com o requisito 4.4 da ISO 9001
A gestão de processos transcende a mera documentação de fluxos e vai além de uma simples formalidade. É a base sobre a qual uma organização constrói sua cultura de qualidade e excelência.
O Módulo Fluxos do Qualiex não é apenas uma plataforma tecnológica; é uma ponte para uma cultura orientada para a qualidade. Com o Qualiex, o mapeamento, a análise e a otimização de processos ganham vida.
O caminho para o sucesso das organizações é pavimentado com processos sólidos. Vamos juntos construir essa jornada?
