[CASO REAL] Dinâmica para tratamento de NCs que melhorou o engajamento dos colaboradores na ForLogic

Imagem retirada de um momento em que reunimos alguns colaboradores para falar sobre tratamento de NCs

Hoje nós, Rayara e Thayna, vamos falar um pouquinho sobre uma dinâmica para tratamento de NCs, e como ela ajudou todos os colaboradores aqui da ForLogic sobre como fazer uma análise crítica para aprovar ou reprovar uma não conformidade (NC).

Preparação da dinâmica

Durante as cumbucas de não conformidades percebemos que a teoria sobre o tratamento de NCs era linda e maravilhosa: registra uma NC aqui, analisa a necessidade de um ação corretiva ali, parte para a análise de causa, plano de ação, verifica eficácia, padroniza e tcharam: tá analisada a NC. Mas sabemos que na prática, esse desafio é beeeeem diferente. Preparamos a dinâmica não só para aprender a colocar a mão na massa, é claro; mas também queríamos mostrar a importância de envolver várias pessoas nessa tratativa. 

Para fazer essa dinâmica acontecer começamos com uma boa conversa sobre as intenções que tínhamos e qual o resultado esperado. Queríamos mostrar para as pessoas, de diferentes processos, a importância de envolver mais colaboradores no tratamento de uma NC e que apenas nosso conhecimento, que por mais vasto que seja; precisamos de um embasamento mais aprofundado, como por exemplo, seguir normas, checklists, processos e procedimentos específicos de tratativa de não conformidades. 

Assim a análise crítica da NC já começa na primeira etapa, que sem dúvidas, é uma das mais importantes para garantir um bom tratamento.

Começamos identificando alguns pontos importantes, que eram nossas premissas para este momento:

  1. Tempo disponível para atividade: 1h
  2. O perfil dos participantes:
  3. O convite para a dinâmica foi aberto para todos os colaboradores da ForLogic no nosso kickoff de toda segunda-feira. Contávamos com pelo menos a participação dos Facilitadores da Qualidade, para nos ajudar a conduzir a dinâmica.
  4. Colaboradores das diferentes áreas, Qualiex e Metroex.
  5. Assunto reduzido: falaríamos apenas sobre como aprovar ou reprovar uma não conformidade. Nosso tempo era curto e por isso, não caberia a tratativa inteira nessa dinâmica!

Como falamos que tínhamos colaboradores de diferentes áreas, Qualiex e Metroex; tivemos o cuidado de separar as não conformidades mais próximas dos processos de cada um. Pensamos assim: será que faz sentido separar uma não conformidade aleatória, sobre um produto, por exemplo; e pedir para uma pessoa totalmente fora do contexto analisá-la? Nós acreditamos que não, porque a pessoa não está por dentro do assunto ou daquele processo e por consequência, ela poderia até se desengajar ainda mais no tratamento de NCs. 

Também elaboramos um guia com boas práticas/perguntas que já refletíamos na análise crítica de aprovação ou reprovação de uma NC aqui na ForLogic, para guiá-los nessa primeira etapa da tratativa da não conformidade. Nos baseamos na ISO 9001 e procedimentos internos, que foram estudados para as cumbucas que fazemos no time de Facilitadores da Qualidade.

Era fundamental nos organizarmos para garantir que o resultado esperado fosse atingido. Montamos um cronograma, separando tempo, atividade e responsabilidade, que nos guiaria no decorrer de toda a dinâmica, permitindo que a jornada se mantivesse no caminho certo, independente do tempo e imprevistos: significar o trabalho com a aprovação ou reprovação de uma NC.

A dinâmica na prática

Vamos explicar como foi a dinâmica na prática de acordo com o nosso cronograma. Bora lá!

1 – Recepção e separação dos grupos para a dinâmica.

Tempo desta atividade: 3 minutos.

Enquanto o pessoal ia chegando, já fomos deixando preparado a separação dos grupos de acordo com a área de cada um. Aqui na ForLogic usamos a ferramenta Zoom. Com ela conseguimos dividir uma sala de vídeo chamada em outras salas e por um tempo determinado.

2 – Primeira atividade: Individualmente, familiarizar-se com as NCs da atividade e definir um parecer sobre ela: aprovar ou reprovar? Eis a questão!

Tempo desta atividade: 5 minutos.

Pedimos para cada um, por enquanto individualmente, que analisasse a NC que separamos e definir se a aprovaria ou reprovaria. Este momento inicial, acreditamos ser importante para que as pessoas elaborem a sua própria análise crítica baseada no seu próprio conhecimento, evitando assim, que sejam influenciadas umas pelas outras antes mesmo de ter sua própria opinião.

3 – Segunda atividade (agora em grupo): o grupo deve definir um parecer de aprovação ou reprovação, em consenso, das mesmas NCs analisadas individualmente.

Tempo desta atividade: 10 minutos.

A mesma atividade realizada anteriormente de forma individual, foi passada para que fosse feita em grupo. Agora o intuito era de compartilhar as suas opiniões e expor quais foram os critérios que cada um levou em consideração para o seu parecer, e definir em consenso, a aprovação ou reprovação da NC.

4 – Rodada de percepção sobre como foi a segunda atividade.

Tempo desta atividade: 12 minutos.

Todos de volta na sala principal, pedimos a percepção dos grupos sobre como foi a discussão entre eles. Nossas perguntas foram:

  1. Como foi a discussão?
  2. O que foi fácil?
  3. O que foi difícil?
  4. Qual o parecer do grupo sobre as NCs discutidas?

O mais legal dessa parte foi notar que não houve a necessidade da nossa mediação para coleta dessas percepções; pois se tornou um grande bate papo entre todos sobre a experiência na atividade. Uns lembraram de consultar procedimentos, normas, conteúdos, outros já tinham bastante familiaridade com o tratamento de NCs, outros não lembraram de consultar nada e por aí vai…

5 – Terceira atividade (em grupo de novo): a partir do guia disponibilizado, realizar novamente a avaliação das ocorrências, definindo se o parecer continua o mesmo ou não.

Tempo desta atividade: 10 minutos.

Agora nesta atividade, fornecemos um guia com boas práticas para que realizassem a mesma avaliação das ocorrências. Nosso intuito era mostrar como um guia pode nos ajudar numa avaliação mais profunda e assertiva da NC, trazendo pontos importantes que muitas vezes não levamos em consideração quando avaliamos a ocorrência utilizando apenas nosso feeling. Olha só:

6 – Rodada de percepção sobre como foi a terceira atividade. 

Tempo desta atividade: 10 minutos.

Com o retorno de todos na sala, queríamos saber se houve alguma diferença na avaliação da NC quando utilizaram apenas seus conhecimentos prévios e depois quando utilizaram um guia. Algumas perguntas que fizemos:

  1. O que mudou da primeira avaliação para agora?
  2. Foi difícil responder as perguntas do guia?
  3. Alguma das perguntas ficaram sem resposta?
  4. Existe algum outro ponto que poderia ser incluído no guia?

O mais interessante nesse momento foi o compartilhamento do quanto o guia ajudou a definir um parecer e que avaliar uma não conformidade, para aprová-la ou reprová-la, não é uma atividade simples que deve ser feita com pressa, com feeling ou até mesmo sozinho; pois com o seguimento de um guia e o envolvimento de mais pessoas nesta etapa; pode ser a grande diferença entre uma tratativa mais eficaz ou não.

Resultado da dinâmica

Durante nossas discussões nesta dinâmica, ouvimos alguns depoimentos que nos surpreenderam, como: “Nossa, eu não sabia que tinha que fazer isso!”, “Vou usar esse guia para analisar minhas NCs agora.” e “Vai ficar mais fácil analisar uma NC“, “é assim que faz o tratamento de NCs?” Tivemos também um depoimento muito positivo de uma participante, a Ana:

Lembra do nosso resultado esperado, significar o trabalho com a aprovação ou reprovação de uma NC? Nós saímos desta dinâmica exatamente com o sentimento de dever cumprido, pois as pessoas entenderam que analisar uma não conformidade não é tarefa fácil e que fazer isso de forma individual e às vezes na pressa, não trará uma análise tão assertiva.

Mas o trabalho não acaba por aqui, este foi só o primeiro passo no engajamento dos colaboradores para tratativa de não conformidades. Pois é importante lembrar que mesmo com um roteiro sempre pode haver pontos que ficarão descobertos. Portanto, apenas a prática e uma revisão constante sobre os pontos que devemos analisar na etapa de aprovação/reprovação da NC é que iremos garantir um caminho de excelência e de aprendizado contínuo.

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