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Retroalimentando riscos com não conformidades utilizando o Qualiex

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Thayna Gimenez

Thayna Gimenez

Product Manager na ForLogic e Auditora Líder ISO 9001:2015, ISO 22000:2018 e ISO 31000:2016. Também sou formada em Engenharia de Computação pela UTFPR-CP e às vezes me arrisco a escrever um pouco aqui para o Blog da Qualidade!

Um dos requisitos fundamentais da ISO 9001:2015 é o estabelecimento de um sistema de gestão da qualidade capaz de identificar, avaliar e controlar os riscos associados da organização. Aposto que desde a revisão da ISO 9001 você já deve estar craque no requisito 6.1 – Ações para abordar riscos e oportunidades.

também aborda a gestão de riscos, vai um palpite aí do que estou falando? Se você falou do requisito 10.2 Não conformidade e ação corretiva acertou! Mas o que isso tem a vê com riscos? Vamos recapitular o que a norma traz:

10.2 Não conformidade e ação corretiva

[…]

b) avaliar a necessidade de ação para eliminar a(s) causa(s) da não conformidade, a fim de que ela não se repita ou ocorra em outro lugar:

1) analisando criticamente e analisando a não conformidade;

2) determinando as causas da não conformidade;

3) determinando se não conformidades similares existem, ou se poderiam potencialmente ocorrer.

[…]

e) atualizar riscos e oportunidades determinados durante o planejamento, se necessário;

E agora eu deixo a pergunta: como você tem retroalimentado sua gestão de riscos com as não conformidades?

Apenas um requisito na ISO 9001 ou realmente faz sentido?

Que os riscos são um requisito que você precisa atender para se certificar na ISO 9001 todos nós sabemos, mas ao abordá-los, as organizações podem antecipar problemas potenciais, tomar medidas preventivas e tomar decisões embasadas em dados para mitigar os impactos negativos.

E mesmo em casos de materialização do risco, sem dúvida haverá o prejuízo pontual da situação, mas não atuar para evitar que isso ocorra novamente pode custar ainda mais caro ou prejudicar a reputação do seu negócio.

Aprendi com o Rogério Meira, durante o curso de formação de auditores líderes aqui na ForLogic, que toda não conformidade é a materialização de um risco, ou seja, o “e se isso acontecer?” de fato aconteceu! Essa materialização pode acontecer por alguns fatores:

  • Talvez você não tivesse um risco mapeado para mitigar essa situação;
  • Ou ainda, você tinha o risco mapeado, mas não estava gerenciando-o;
  • Também poderia ter o risco mapeado, estar gerenciando-o, mas com medidas fracas de controle.

Consegue notar que tudo gira em torno do risco? Uma não conformidade acontece porque você teve falhas no seu processo de risco, seja porque o risco não estava mapeado ou porque as medidas de controle não foram eficazes.

Perceba esse padrão cíclico: um risco gera uma não conformidade, essa não conformidade serve de insumo para o seu risco novamente e assim sucessivamente.

Retroalimentar riscos com não conformidades nem sempre é uma tarefa fácil

Se esse processo todo fosse fácil todo mundo estaria com isso redondinho, não é mesmo? Mas sabemos que podem existir vários complicadores nessa caminhada, que podem ser desde dificuldades culturais e com pessoas até mesmo dificuldades com ferramentas.

Aqui no time de Gestão de Produtos tínhamos a dificuldade de identificar ocorrências que estavam sendo tratadas dentro de outros processos, mas que de alguma forma impactava nosso trabalho. Por vezes, a ocorrência era finalizada e a gente nem sabia que o problema tinha existido um dia.

Iniciamos então uma rotina semanal de 30 minutos com o foco de realizar a gestão de riscos. Nesta agenda nós revisamos os riscos existentes, analisando-os ou cadastrando novas medidas de controle, porém começamos a olhar também para todas as não conformidades cadastradas nos últimos 7 dias.

Nos casos que a não conformidade possuía vínculo com algum dos nossos processos, nós vinculamos essa ocorrência a algum dos nossos riscos! Foi uma rotina simples e rápida que começamos a fazer toda semana e que tem nos garantido uma retroalimentação entre os processos de gestão de riscos e ocorrências.

Retroalimentando riscos com não conformidades

Sabendo das dificuldades de manter esse processo sistêmico, projetamos não somente um produto para apoiar na identificação de riscos, mas  que também te ajuda a manter o processo cíclico de não conformidades retroalimentando o processo de gestão de riscos e, consequentemente, contribuindo com a perenidade do seu negócio.

Facilidade em vincular ocorrência à um risco e vice-versa

Dentro do módulo Qualiex Riscos, você consegue cadastrar uma não conformidade ou até mesmo vincular ocorrências existentes direto no risco:

Está tratando uma não conformidade e lembrou que precisa retroalimentar o processo de risco? Dentro do próprio módulo Qualiex Ocorrências você também consegue cadastrar um novo risco ou vincular riscos que já estão sendo monitorados:

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Não se preocupe com a rastreabilidade: o Qualiex faz isso automaticamente para você!

Tanto no relatório do risco quanto da não conformidade serão exibidas as informações do vínculo automaticamente. Assim, quando você gerar o relatório da ocorrência, verá que possui um risco vinculado, e quando gerar o relatório do risco, verá todas as não conformidades vinculadas:

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Mitigue a subnotificação de incidências engajando seus colaboradores

Assim que um risco estiver vinculado à uma não conformidade, ao registrar incidências deste risco, é gerada também uma incidência dentro da sua ocorrência de forma automática:

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Mais que um software, a consolidação de um sistema de gestão direcionado para resultados

Por meio do Qualiex, é possível integrar e centralizar diversas atividades e informações relacionadas à gestão, como riscos, ocorrências, projetos e planos de ação, fluxos de trabalho, registros de atas, auditorias, entre outros. O Qualiex é o seu aliado para realizar análises diagnósticas e estatísticas, que te impulsionam para a tomada de decisões assertivas.

Nosso objetivo é oferecer uma abordagem estruturada e organizada para que as empresas possam alcançar seus objetivos e melhorar continuamente seus resultados, por isso costumamos dizer aqui que vamos muito além de um software.

Então chega de passar perrengue na sua gestão de riscos e ocorrências. CLIQUE AQUI! E agende uma apresentação conosco para podermos te ajudar a transformar intenções em resultado!

 

 

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