Essa reunião poderia ter sido um e-mail!

Pesquisa rápida: quantas vezes você já ouviu essa frase sobre uma reunião? Ou pior, quantas vezes você viveu essa situação?

É gente… é triste mesmo! O piloto automático tira nossa capacidade de interpretação e por vezes acabamos aceitando o convite da reunião apenas por aceitar. Não lemos a pauta, não temos ideia do assunto, não saímos com próximas ações, não tomamos decisões e por aí vai.

Mas por que isso acontece? Neste artigo quero gerar uma reflexão e te mostrar algumas boas práticas que conduzimos aqui na ForLogic e que pode te ajudar também!

Por que fazemos reuniões?

Uma coisa importante de entender é que uma reunião é sempre um meio, não um fim. Sendo assim, podemos entendê-la como uma ferramenta.

Isso significa que quando marcamos reuniões temos um objetivo que não é a reunião em si. Estamos buscando outras coisas como:

• Alinhar um trabalho
• Tomar decisões
• Avaliar um projeto, ou um trabalho
• Acompanhar algo
• Capturar percepções
• Entre outros…

Muitas vezes, fazemos uma reunião com o objetivo de concluir um projeto, por exemplo. Sendo assim, vou concordar com Peter Drucker quando ele disse:

“Reuniões devem ser sessões de trabalho, e não conversa fiada”

Para que isso aconteça, toda reunião tem, ou deveria ter, uma expectativa clara e uma saída muito clara. Nem sempre isso acontece, e aí que a gente sente que “essa reunião poderia ter sido um e-mail”.

Para te ajudar a não ser o organizador desse tipo de reunião (que poderia ser um e-mail), vou falar de alguns aprendizados que aplico e que mudaram significativamente minha rotina de trabalho.

Coloque pauta e resultado esperado em todas as suas reuniões

Não precisa ser uma dissertação gigantesca. Coloque apenas uma breve descrição com o assunto que será abordado e qual a sua expectativa de saída desta reunião. Isso é uma ação simples, mas que pode trazer bastante clareza para os convidados.

Imagine que você esteja com o cliente Business Corp insatisfeito devido à um serviço prestado e quer reunir as lideranças da sua empresa para tratar o assunto. Você pode enviar um convite mais ou menos assim:

• Assunto: Identificar o motivo de insatisfação do cliente Business Corp
• Pauta: Olá! O cliente Business Corp relatou insatisfação no serviço que prestamos a eles na última semana, porém não há registros da contratação desse serviço. Gostaria da ajuda de vocês para identificarmos onde houve a falha e como podemos atualizar nossos processos para mitigar esse tipo de situação.

Note que é uma breve descrição, mas que já pode deixar os convidados preparados para a conversa.

Questione cada convite para alguma reunião

Não caia na tentação de aceitar toda e qualquer reunião que chega na sua agenda, mesmo que você tenha espaço disponível. Você pode fazer algumas boas perguntas para o organizador dessa reunião. Por exemplo:

• Oi, recebi o convite da reunião, mas não tem pauta, pode me explicar do que se trata?

Ou ainda,

• Olá! Recebi o convite para a sua reunião, mas não entendi como posso contribuir com o assunto. Realmente é necessária à minha participação? Se sim, poderia explicar um pouco sobre qual é sua expectativa com a minha presença?

Nós somos acostumados a dizer sim para tudo. Não tenha medo de dizer NÃO! (Já fica aqui uma recomendação de leitura: Essencialismo, de Greg McKeown)

Antes de concluir a reunião, defina ações e responsáveis

Nos últimos minutos da reunião, faça uma breve revisão com os participantes do que foi discutido. E deixa claro, muito claro mesmo, quais são as ações concretas que sairão desse encontro.

Não se esqueça também de definir responsável! Ação sem dono não será executa e cachorro com dois donos também passa fome, portanto defina UM responsável para cada ação.

Registre, mas registre do jeito certo!

Você que acompanha o Blog da Qualidade sabe da importância da informação documentada. Portanto registre! Mas lembre-se que o registro tem a função de facilitar a nossa vida.

Desta forma, não caia no perigo de registrar no Word ou caneta e papel, correndo o risco de facilmente perder essa informação. Com o Qualiex, agora você pode rastrear todas as informações importantes em um software acessível de qualquer lugar.

Novo módulo Qualiex para Atas e Decisões de reuniões produtivas

Além de manter anotações precisas, você pode manter todas as suas decisões organizadas e disponíveis. Isso permite que você se concentre na tarefa atual ao invés de se preocupar com o que foi discutido no passado.

O Módulo Atas e Decisões é a nova solução do Qualiex que fará com que suas reuniões nunca mais sejam as mesmas. Com o Qualiex, você poderá registrar as suas atas nas reuniões para monitorar inclusive as ações propostas, datas e o que foi resolvido.

Assim, todos sairão da reunião com uma noção clara do que estavam discutindo, o que foi acordado e qual a prioridade estabelecida!

Reuniões de acompanhamento, reuniões estratégicas, dailies ou retrospectivas… O Atas e Decisões te dá a possibilidade de controlar todas as atas das suas decisões importantes na ferramenta que você já está acostumado a utilizar no seu dia a dia: o Qualiex.

Por isso, esse novo módulo é integrado com praticamente todas as soluções da nossa suíte como: Ocorrências, Indicators, Docs, Planos, Auditorias, Fluxos e muito mais!

E se confidencialidade é um pilar importante para o momento que sua empresa está passando, saiba que o Atas e Decisões foi preparado para isso!

Reuniões restritas de conselho ou decisões estratégicas podem ser registradas dentro do módulo através da funcionalidade de “Ata restrita”. Desta forma, somente os envolvidos dessa reunião terão acesso as informações.

Inclusive, com uma integração muitos simples, você pode continuar agendando suas reuniões no Microsoft Outlook, e suas informações refletirão automaticamente no Qualiex.

Sem falar de muitos outros benefícios que estão acoplados a esse módulo, como:

• Criação de formulários personalizados de acordo com a categoria de cada reunião
• Autonomia para consolidar as informações através do Análises, criando suas próprias consultas e dashboards
• Aplicativo mobile Minhas Ações com todas as suas ações de todos os novos módulos do Qualiex

Mais do que reuniões, decisões que impulsionam o resultado da empresa.

Ainda citando Drucker, ele dizia que a chave para ter reuniões produtivas é o ACOMPANHAMENTO. Isso porque, melhor que uma reunião maravilhosa, é o que acontece após o evento.

“Não me diga que você teve uma reunião maravilhosa comigo. Diga-me o que você fará de diferente na segunda-feira.”

(Peter Drucker)

Não é possível acompanhar lembranças e confusões. Portanto, tenha as informações organizadas e direcionadas a fim de chegar ao resultado esperado. Para fazer isso sem sofrimentos, temos o Qualiex: Atas e Decisões.

Fala sério, ainda vai continuar sofrendo aí? Vamos agendar uma apresentação e resolver isso o quanto antes! Temos uma equipe preparada para te ajudar. E se você chamar nosso time no Whatsapp por esse botão abaixo, você ganha 15 dias de teste gratuito no Atas e Decisões, podendo envolver até 10 usuários. Veja como essa ferramenta pode mudar sua vida!

Referências:

Wartzman, Rick. O que Drucker faria agora? (p. 31). Leya. Edição do Kindle.