Gestão de processos

Controle da informação documentada: dicas e cuidados básicos que você deve ter

Diversos documentos e materiais sendo acessados de um computador, simbolizando o Controle da informação documentada.
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O controle da informação documentada é um ponto crucial para manter o sistema de gestão ativo e funcionando corretamente. É por meio dele que informações importantes da empresa são registradas, como o contexto da organização ou os cadastros das não conformidades.

Por isso, no texto de hoje, quero falar sobre alguns aspectos básicos, mas que ajudam a manter o controle da informação documentada mais consistente dentro da empresa. Para fazer isso, refleti sobre algumas dúvidas que o pessoal envia para gente e cheguei aos tópicos que você vai ler neste texto.

Crie uma codificação para os documentos

Na maioria das vezes, as empresas trabalham com arquivos digitais que ficam armazenados no servidor ou em algum computador da empresa. São vídeos, arquivos de textos, imagens, planilhas, fluxogramas e uma infinidade de formatos que servem a diferentes propósitos. E geralmente são muitos documentos.

O que acontece é que você precisa criar códigos que te ajudam a entender esses arquivos sem precisar abri-los um a um. Quando você vir o nome do arquivo, precisa saber o básico sobre ele. A própria ISO 9001:2015 nos explica o que é esse básico no item 7.5.2, letra a): o básico do documento é a Identificação e a descrição.

Isso ocorre porque criar um código para o documento é muito comum e geralmente as empresas identificam os documentos dessa forma. Com um código e um nome claro. O nome ajuda na busca, o código ajuda o documento a ser único (vou falar mais sobre isso daqui a pouco).

Tá, Davidson, mas como eu faço isso?

Depende muito do seu processo e da sua gestão, mas vou dar um exemplo para ficar mais fácil de entender.

Você pode criar um código alfanumérico com uma sigla inicial que direcione, por exemplo, para uma área ou setor da empresa. Podemos usar as letras QUA para Qualidade, COM para comercial, ATD para atendimento e assim sucessivamente. Depois acrescenta-se a essa sigla um número que identifique que documento é esse, por exemplo 0001. Assim você terá QUA-0001, COM-0001, ATD-0002 e assim por diante. Dessa forma, quando, por exemplo, você vir o arquivo COM-2342, saberá que esse documento é do comercial.

Manter uma codificação clara vai te ajudar a organizar melhor seus documentos e a referenciá-los com muito mais precisão e certeza. Além disso, se você não tiver um sistema de gestão de documentos bem delineado, você vai ganhar tempo na hora de encontrar um arquivo.

Não tenha dois documentos com mesmo nome

O exemplo que eu dei acima, sobre codificação, é muito eficaz e eu realmente recomendo. Porém é só um exemplo, existem outras formas de fazer isso.

Entretanto, esse segundo tópico é uma regra indiscutível. Você não pode ter dois documentos com o mesmo nome e código. O nome e o código vão ajudar a garantir o controle da informação documentada. É por meio deles que você manterá certa rastreabilidade e garantirá o uso correto do documento.

Imagine ter 5 documentos diferentes com o mesmo nome e código, como o colaborador saberá qual usar? No mínimo ele terá de abrir e ler todos esses documentos. E isso quer dizer que ele gastará 5 vezes mais tempo somente para encontrar o arquivo que precisa. Além disso, se isso acontecer, você simplesmente não terá controle algum sobre a documentação.

Centralize a base de dados dos documentos

Essa é, com toda a certeza, uma das maiores dificuldades da gestão de documentos. E para ilustrar isso, vou contar uma pequena história. Imagine que você gerencia um documento que é utilizado por 7 colaboradores diferentes. Então você cria esse documento e envia para eles por e-mail. Agora, você tem 8 cópias desse documento rodando na sua empresa, 8 cópias apoiando a execução do processo, certo?

Quando você atualizar esse documento, vai ter de garantir que todas as cópias sejam atualizadas. O problema é que esses documentos são proliferados dentro da empresa. Esses 7 colaboradores criam outras cópias para si mesmos e enviam cópias para outros colaboradores. Nesse caso, mesmo que você notifique todos pessoalmente, mesmo que saia caçando documentos nos computadores, sempre fica uma outra cópia perdida no universo da sua empresa.

Então, uma dica: não envie esses documentos por e-mail! Crie uma pasta ou um conjunto de pastas na intranet da sua empresa, e cultive nas pessoas a ideia de procurar documentos lá, dessa forma, eles sempre utilizarão a versão que você subiu, a mais atualizada.

Dependendo da quantidade de documentos e colaboradores que você tiver, isso pode até resolver o problema, mas ainda assim será uma medida paliativa, temporária. Na verdade, o ideal é ter um sistema de gestão de documentos (e vou falar sobre isso no final do artigo).

Cuidado com as revisões por e-mail

Aqui, quero ressaltar a questão das revisões por e-mail. Essa é uma prática muito comum, mas que pode e vai acabar corroendo o seu sistema de gestão de documentos.

Toda vez que você envia um e-mail para alguém, você está usando um canal de comunicação, bastante válido inclusive. Porém, esse canal não foi feito para gerenciar arquivos, e nem mesmo operações de longo prazo. E isso vai dificultar muito você manter o controle da informação documentada.

Ao enviar um documento para revisão por e-mail, você não tem controle algum sobre ele. Não tem como saber se o colaborador viu, abriu, leu ou até mesmo se ele apagou (mesmo que sem querer) junto com um monte de spam que todos nós geralmente recebemos em nossas caixas de entrada.

Em alguns casos, mesmo que raros, existe a possibilidade de o provedor de e-mails não entregar sua mensagem. Nesse caso, só há perdas. Você perde o tempo de reenviar e aguardar o retorno. Você envia em um dia, no outro cobra o colaborador (que não recebeu o arquivo) e aí tem de reenviar no mesmo dia para que o colaborador coloque essa revisão nos planos.

Sem contar que isso pode gerar conflitos de confiança (e desconfiança). Afinal, como o colaborador vai provar que não recebeu o e-mail? Eu sei, a pergunta parece até um pouco absurda.

Cuidado com a segurança dos documentos

Outro ponto fundamental no controle da informação documentada é a segurança. Seja qual for a forma como você decidir armazenar seus arquivos, é preciso entender que muitas das informações que serão salvas são confidenciais. Podem ser informações estratégicas da empresa ou até mesmo dados de clientes. Portanto, é preciso manter a segurança da informação! Quando me refiro a isso, estou falando dos três pilares da segurança da informação:

  • Confidencialidade: permitir apenas que quem realmente necessita dos documentos possa visualizá-los;
  • Disponibilidade: garantir que as pessoas possam acessar os documentos quando e onde elas precisarem (informação certa no momento certo);
  • Integridade: garantir que esses documentos estarão legíveis e seguros (no meio digital, não corrompidos por exemplo).

Contrate um sistema de gestão de documentos

Todos os detalhes que eu citei nesse artigo causam muita fricção na empresa. Em grande parte, alguns deles são responsáveis por burocratizar o SGQ, porque as pessoas perdem mais tempo movimentando documentos do que trabalhando neles, e isso é inadmissível. E geralmente isso não tem a ver só com a quantidade de documentos, mas sim com a complexidade do processo.

Foi pensando nisso que criamos o Forlogic Docs. Nele é possível definir diferentes fluxos de revisão e definir pastas específicas para cada tipo de documento. Assim, ao inserir um novo documento no sistema, o fluxo de revisão se inicia automaticamente, notificando responsáveis e centralizando tudo que for feito em um único lugar.

Além disso, com o Docs, é possível eliminar a Lista Mestra de documentos e fazer o controle da informação documentada por meio de uma dashboard simples e intuitiva. Isso ajuda a reduzir o número de documentos atrasados e facilita pra caramba a gestão. Solicite uma apresentação personalizada no nosso site, faremos um diagnóstico junto com você para entender melhor quais são as maiores dificuldades do seu sistema de gestão.

Acesse o site do Forlogic Docs

Tenha um controle da informação documentada que melhore processos

O controle da informação documentada é fundamental para qualquer sistema de gestão. É ele que vai garantir, por exemplo, que as melhores práticas sejam padronizadas. Que as instruções de trabalho estão atualizadas para uso. Que os procedimentos não contenham erros que já foram identificados e corrigidos.

Então, independe de como você faça a sua gestão de documentos, faça-a direito! Com a seriedade e esforço necessários para que ela traga resultados para sua empresa. Do contrário, eu garanto, o prejuízo vai ser muito maior do que uma NC de auditoria.

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