Tecnologia a favor da Qualidade: evitando retrabalho com Softwares de Gestão

Retrabalho, o inimigo silencioso da eficiência

“Como posso focar no estratégico do meu negócio se passo o dia revisando e solicitando ajustes nas tarefas da minha equipe?”

Foi essa frase que eu ouvi do diretor de uma empresa em uma visita para vender serviços de consultoria na elaboração de um Planejamento Estratégico. Diante de uma mesa abarrotada de papeis, aquele empreendedor, com um olhar preocupado, falava das suas dificuldades diárias, de uma em especial, que o fazia perder o sono ultimamente.

Ele estava enfrentando um cenário desgastante, onde cada tarefa executada precisava ser revisada, corrigida e refeita, drenando tempo, recursos e a motivação da equipe. Era um vilão oculto, camuflado e que afetava diretamente a produtividade e a qualidade dos processos.

Enquanto ele falava, a minha mente processava cada palavra e mostrava que ele não precisava de um plano com estratégias para o crescimento da empresa, não naquele momento. Eu sabia que crescer de maneira desorganizada era como construir um castelo de areia, que seria abalado na primeira ventania. Existia outra dor latente ali e eu precisava oferecer outro remédio.

Mas qual seria a maneira de combater esse inimigo? É isso que vamos compreender neste artigo, iniciando pelo entendimento de quem é esse vilão, como age e quais são as suas consequências. Também vamos descobrir a melhor forma de usar a tecnologia, por meio de softwares específicos, para promover um ambiente organizacional mais eficiente e harmonioso. Quer saber como isso é possível? Continue a leitura comigo.

Conheça o seu inimigo como a si mesmo

Seguindo a recomendação de Sun Tzu, o estrategista militar chinês que escreveu “A Arte da Guerra” em 500 A.C., e aplicando-a no contexto empresarial, percebe-se que o sucesso transcende o conhecimento das forças e fraquezas do negócio. É preciso olhar para o adversário, o retrabalho em nosso caso, buscando conhecê-lo profundamente.

A palavra retrabalho literalmente significa trabalho novamente e refere-se às tarefas que precisam ser refeitas devido a erros, falhas ou outros problemas que impediram a conclusão correta na primeira tentativa.

Sabe quando o garçom traz um pedido errado e precisa devolver para a cozinha corrigir? Ou quando compramos um produto pela internet, mas recebemos outro? Ou ainda quando precisamos retornar com algo que acabou de sair da assistência técnica porque o problema continua? Pois é, tudo isso é retrabalho e sabemos que além de tempo que é desperdiçado quando refazemos algo, temos também outros impactos nocivos, tais como:

• Financeiro: Aumento de custos operacionais para corrigir erros e defeitos, além de possíveis perda de receita, pois os clientes podem optar por concorrentes mais confiáveis.
• Produtividade: Atrasos nas entregas e, principalmente, desperdício de recursos humanos e materiais, reduzindo a eficiência operacional.
• Qualidade: Com clientes cada vez mais exigentes, produtos ou serviços de qualidade duvidosa podem gerar insatisfação, reclamações e devoluções, afetando diretamente a reputação da empresa.
• Moral dos colaboradores: Ninguém gosta de corrigir erros constantemente e isso pode aumentar os níveis e estresse e exaustão, impactando negativamente na saúde e bem-estar da equipe.
• Cadeia de Suprimentos: Além de afetar os prazos de entrega e a relação com fornecedores, erros e defeitos podem resultar em custos logísticos adicionais, como transporte e manuseio de produtos devolvidos.

Se o retrabalho fosse um iceberg, perceberíamos que todas as suas consequências estariam agrupadas na ponta, na parte que fica exposta, que é aquilo que os gestores lidam diariamente. Sabemos, entretanto, que existe algo muito maior a ser explorado, que nem sempre está visível, mas que corresponde às causas que geram este problema. É sobre isto que vamos falar a partir de agora.

Estude o inimigo para entendê-lo e entenda o inimigo para vencê-lo

O retrabalho pode ser causado por diversos fatores, desde falhas humanas até problemas estruturais nos processos de produção. Vamos explorar algumas causas mais comuns e entender como elas impactam o dia a dia das organizações.

Falta de treinamento adequado:

Imagine que você está montando móveis, sem receber nenhuma orientação, apenas seguindo um manual de instruções confuso e mal redigido.

A chance de cometer erros é alta, certo? Nas empresas, a situação é semelhante quando os funcionários não recebem treinamento adequado. Sem o conhecimento necessário, os colaboradores cometem mais erros, resultando em retrabalho.

Falhas na comunicação:

A comunicação clara é indispensável para que qualquer operação seja bem-sucedida.

É preciso compreender o que o cliente deseja, incrementar os demais requisitos necessários para aquele produto e assegurar o correto repasse destas especificações para todas as áreas envolvidas, evitando falhas no desenvolvimento do produto.

Processos deficientes:

Pense em uma padaria onde cada padeiro segue uma receita diferente para fazer o mesmo pão. O resultado seria inconsistente, com alguns pães saindo perfeitos e outros precisando ser descartados ou refeitos.

Da mesma forma, em um ambiente corporativo, a falta de processos claros pode gerar inconsistências na qualidade dos produtos ou serviços.

Falhas no controle de qualidade:

A ausência de um sistema robusto de inspeção e controle de qualidade em todas as etapas do processo permite que erros aconteçam e passem despercebidos, podendo chegar ao consumidor final, aumentando custos e prejudicando a imagem da empresa.

Tecnologia obsoleta ou inexistente:

Não utilizar a tecnologia ou até mesmo não se manter atualizado com relação às melhores soluções disponíveis pode ser um causador de retrabalho, pois isso mantém grande parte dos processos sob a responsabilidade de fatores humanos, os quais têm maior probabilidade de erros, causando retrabalho.

Percebe-se que as causas do retrabalho são diversas e, neste artigo, discutiremos como a tecnologia, especialmente por meio de softwares específicos, pode contribuir, automatizando processos, padronizando operações e assegurando a precisão das tarefas.

Software de gestão: Uma arma poderosa para vencer o inimigo

Uma das maneiras mais práticas para reduzir o retrabalho nas empresas é investir na automação das tarefas. Existem no mercado softwares específicos para diferentes fins, que contam com mecanismos inteligentes, permitindo que tarefas complexas possam ser desempenhadas com simplicidade.

Um estudo internacional denominado “OTRS Spotlight: IT Service Management 2023” mostra que 78% das empresas brasileiras já investiram em ferramentas de automação de processos de negócio. Os dados são da pesquisa da OTRS Group, que entrevistou 600 executivos na Alemanha, Estados Unidos, Brasil, México, Cingapura e Hungria, entre março e abril de 2023. Este mesmo grupo apontou os principais resultados alcançados com a automação:

Por serem cuidadosamente projetados para aumentar a eficiência, padronizar operações e garantir a qualidade dos processos e produtos, os softwares de gestão possuem algumas funcionalidades específicas, destacando-se:

• Gestão de Processos: Criação de fluxos de trabalho automatizados, garantindo que cada etapa de um processo seja executada de acordo com os padrões pré-definidos, reduzindo a variabilidade e, consequentemente, os erros.
• Controle de Qualidade: Funções de agendamento e inspeções regulares para detecção e correção de problemas, incluindo a gestão de não conformidades e a análise estatística, identificando tendências que podem indicar problemas futuros.
• Gestão de Projetos: Ferramentas para criar um planejamento detalhado com a gestão eficiente dos recursos, evitando sobrecargas ou subutilizações, e facilitando o acompanhamento eficiente do progresso, em um fluxo de colaboração e comunicação eficaz pelos membros da equipe.
• Informações Centralizadas: Um sistema de gestão centraliza todas as informações em uma única base de dados, facilitando o acesso e a atualização em tempo real, além de permitir a rastreabilidade de todas as atividades e alterações.
• Comunicação Eficaz: Portais onde a equipe pode compartilhar informações, discutir problemas e soluções, mantendo-se atualizada sobre o status em tempo real e recebendo notificações automáticas sobre tarefas pendentes ou alterações.

Diante de tantos benefícios, fica claro que um software de gestão não só melhora a eficiência operacional e minimiza o retrabalho, mas cria um ambiente de trabalho mais organizado e colaborativo. Contudo, com tantas opções no mercado, quais são os cuidados necessários na hora de escolher e contratar a melhor opção para a sua empresa?

Para que a transformação digital do seu negócio seja bem-sucedida é indispensável encontrar um fornecedor com boa reputação, experiência e que ofereça soluções adequadas às suas necessidades, com disponibilidade para suporte e treinamento da equipe.

Parece algo difícil? Talvez, mas a Forlogic tem a solução perfeita para você. Continue lendo para descobrir.

Qualiex: A jornada de inovação que a sua empresa precisa para eliminar o retrabalho

São números que impressionam: 20 anos de experiência, mais de 600 clientes e mais de 80.000 usuários cadastrados! Durante quase duas décadas, o Qualiex, potencializa os resultados das empresas por meio da inovação tecnológica em mais de 60 segmentos atendidos.

Estamos falando de uma ferramenta que faz a gestão profissional dos processos, eliminando planilhas, centralizando informações e garantindo a conformidade com normas reconhecidas internacionalmente, disponibilizando módulos que incluem:

• Documentos;
• Ocorrências e Não Conformidades;
• Riscos e Oportunidades;
• Auditorias;
• Fluxos de Processo;
• Indicadores;
• Planos e Estratégia;
• Instrumentos de Medição;
• Gestão de Fornecedores;
• Atas e Decisões;
• Mapeamentos (LGPD) e Competências.

Uma ferramenta completa, mas que pode ser perfeitamente adaptada para as pequenas empresas por meio do Qualitfy, uma solução sob medida porque os pequenos negócios também precisam de Qualidade.

O Qualiex é constantemente atualizado, pois conta com o suporte de quem entende do assunto: Um time de auditores líderes que apoia desde o primeiro contato e durante toda a jornada de implantação e desenvolvimento até que a sua empresa alcance o sucesso.

E não podemos deixar de mencionar o profissionalismo ao lidar com as informações do seu negócio, que é respaldado por meio de certificações como ISO 9001 (Sistema de Gestão da Qualidade), ISO 27001 (Segurança da Informação), parceria com a Microsoft e várias medidas que fazem do Qualiex o software para Gestão da Qualidade mais seguro do Brasil.

Gerir um negócio envolve inúmeros desafios, mas, para cada um deles, existe uma solução e estamos aqui para te ajudar a superar o inimigo do retrabalho com o melhor software de Gestão da Qualidade.

Empresas visionárias e pioneiras reduzem custos e retrabalho por meio da automação, tornando-se mais ágeis e operando com mais eficiência. Não perca mais tempo e converse com um dos nossos especialistas agora. Uma nova forma de fazer gestão espera por você.

Qualiex: O melhor Software para a Gestão da Qualidade!

O que você acha do uso de um Software de gestão para evitar retrabalho? Com a ajuda do Qualiex você consegue fazer uma gestão sistêmica e profissional dos processos em sua empresa. Elimine planilhas, ganhe tempo, garanta a conformidade com os requisitos aplicáveis e foque seus recursos no que realmente importa.

E tem mais: Se você é pequena empresa pode contar com a tecnologia Qualiex disponível sob medida para sua organização. O Qualitfy é perfeito para encaixar no orçamento de sua pequena empresa e fazer ela conquistar os resultados que busca.

Além de sermos o melhor software para gestão da qualidade, te ajudamos com cursos de especialistas voltados à gestão, qualidade e excelência por meio da Saber Gestão. Por isso, não perca mais tempo, entre em contato conosco!

Referências:

• https://consumidormoderno.com.br/brasil-automacao-desafios/
• https://corporate.otrs.com/company/mission-goals/
• https://qualiex.com/