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Além das palavras: usando feedback estruturado para potencializar resultados

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Aryana Martins

Aryana Martins

Sou apaixonada por Qualidade desde criança quando realizava “auditorias” e escrevia “relatórios”para os meus pais sobre o comportamento dos meus irmãos, rs… Iniciei minha trajetória na área de Informática, mas logo percebi que minha vocação não era aquela e decidi redefinir minha rota. Então me formei em Administração, fiz MBA em Gestão da Qualidade e me qualifiquei como Auditora Líder nas normas ISO 9001, 14001 e 45001. Atuo como Consultora Empresarial há mais de 15 anos e, através disso, consigo conciliar a minha missão pessoal com a profissional, ajudando pessoas e empresas a crescerem fazendo Gestão com Qualidade e, consequentemente, contribuindo para a construção de um mundo mais organizado, equilibrado e melhor para todos.

Você sabe fazer feedback estruturado para seu time? Tem certeza? Pode até não parecer, mas o feedback pode ser uma ferramenta importante para potencializar os resultados da sua equipe. Quer saber como? Então, continue a leitura! 

Não é o que você diz, mas COMO você diz… 

Não importa o que você faz, onde faz e há quanto tempo faz. Eu tenho certeza de que já se deparou com alguma situação em que precisou informar alguém sobre seu desempenho.  

Uma tarefa que pode até ser simples, mas não é fácil, principalmente, quando você identificou pontos de melhoria naquilo que avaliou e precisa comunicar isso. Basicamente, existem dois caminhos que podem ser seguidos e a forma como você conduz essa conversa será determinante no resultado, que pode ser positivo ou não. 

No primeiro cenário, você não reconhece o esforço do colega e se expressa de forma crítica, apontando as melhorias sem propor soluções alternativas. Imediatamente, você percebe uma reação e ela é defensiva, desmotivada, cheia de justificativas, gerando um ambiente tenso e desgastante. 

Agora imagine que você escolheu um modo diferente. Uma abordagem na qual você seleciona suas palavras com cuidado, destaca os pontos positivos daquilo que analisou e sinaliza os aspectos que podem ser melhorados.  

Aqui, você também apresenta sugestões, promove uma conversa construtiva e se coloca à disposição para ajudar. O resultado disso é uma pessoa que se sente valorizada e motivada a fazer os ajustes propostos, gerando um resultado exponencialmente melhor. 

Feedback estruturado: A chave para o crescimento e aprimoramento 

“Seu trabalho está… hã… bem, você sabe… precisa ser melhor, tipo… mais brilhante! Ah, e não esqueça de… err… fazer as coisas!”  

Você consegue imaginar como alguém pode se sentir ao receber este tipo de informação? Parece um enigma que precisa ser desvendado. Eu só consigo pensar na pessoa que ouviu isso coçando a cabeça e tentando entender o que essa sopa de palavras significa.  

Parece um pouco apelativo? Garanto que não é e que tem muita gente chamando esse tipo de conversa de feedback. 

Mas não se engane: feedback é uma comunicação direcionada que fornece informações, avaliações ou opiniões sobre o desempenho, comportamento ou resultados de uma pessoa, equipe ou processo 

Esse tipo de comunicação pode ser feito de maneira informal, casual e muitas vezes sem muita estrutura ou clareza, o que compromete a sua eficiência. Ou, ainda, de uma forma estruturada, que é aquela que trataremos neste artigo.  

Benefícios do feedback estruturado 

O feedback estruturado é fundamental para gerar relacionamentos saudáveis, em que pessoas se sentem apoiadas, valorizadas e motivadas a alcançar seu máximo potencial. Confira, na Figura 1, mais alguns benefícios gerados por essa prática. 

feedback estruturado
Figura 1 – Benefícios do feedback estruturado 

Tipos de feedback estruturado 

Para aproveitar ao máximo os benefícios que um feedback estruturado pode trazer, quem vai fornecê-lo deve realizar uma análise prévia que fará toda a diferença. É preciso entender o contexto no qual esta ferramenta será aplicada, pois isso é determinante para escolher o tipo ideal. Veja a seguir as variações mais comuns e as suas respectivas aplicações: 

  • Feedback 360 graus: Ideal quando você precisa fornecer a alguém uma visão mais abrangente, com base em diferentes perspectivas. Esse tipo de feedback é coletado em diferentes fontes, tais como colegas de trabalho, subordinados e superiores, gerando uma visão holística e imparcial. 
  • Feedback Positivo: Sabe quando o seu colega manda muito bem e você gostaria de destacar isso? Esse é o momento de aplicar o feedback positivo, pois ele tem o objetivo de destacar as realizações e comportamentos positivos do indivíduo, reforçando-os e enfatizando o quanto foram importantes. 
  • Feedback Construtivo: Aqui o foco é fornecer informações direcionadas e úteis para ajudar alguém a melhorar ou desenvolver as suas habilidades, comportamentos ou desempenho. Por ser mais delicado, o cuidado deve ser redobrado e as palavras devem ser colocadas de forma clara, objetiva e respeitosa, promovendo o crescimento e aprendizado. 

Uma vez definido o tipo de feedback a ser aplicado, é hora de conferir o checklist que apresentaremos a seguir. Nele, temos todos os elementos-chave que tornam essa ferramenta realmente eficaz. Não pare por aqui, continue lendo para aprender ainda mais. 

Um bom feedback tem que ter… 

Um feedback não é uma simples opinião. Trata-se de uma ferramenta que pode promover a melhoria contínua. Por este motivo, precisa ser devidamente planejado por quem vai aplicar. Preparamos um passo a passo para te ajudar nesta tarefa: 

1- Escolha a hora e o lugar 

Analise o que vai comunicar e escolha o momento e lugar ideal, garantindo que seja uma conversa particular e sem interferências. 

2- Inicie da forma certa 

Para evitar uma postura reativa do receptor, é conveniente que a conversa seja iniciada de uma forma mais tranquila. Uma maneira de fazer isso é criar uma atmosfera favorável, começando o feedback destacando algo positivo. 

3- Não enrole 

Seja específico e descreva com clareza o que você está abordando, fornecendo exemplos claros e evidências objetivas para fundamentar o seu feedback. 

4- Aponte as áreas de melhoria 

Identifique as áreas em que o receptor pode melhorar, especificando quais comportamentos ou ações precisam ser ajustados. 

5- Forneça sugestões construtivas 

Não se limite a apontar apenas os problemas, mas pense e apresente sugestões ou recomendações claras sobre como o receptor pode melhorar. Inclua dicas práticas, como treinamentos, livros e recursos disponíveis para ajudar na implementação. 

6- Mantenha o respeito e empatia 

Durante toda a conversa, busque adotar uma abordagem respeitosa e empática com o receptor, evitando críticas desnecessárias ou comentários negativos. 

7- Incentive o diálogo 

Busque deixar o receptor a vontade para fazer perguntas, esclarecer pontos ou compartilhar a sua visão sobre a conversa, garantindo que o feedback está sendo claro e entendido. 

8- Encoraje a melhoria contínua 

Demonstre apoio e disponibilidade para ajudar o receptor no processo de melhoria, encorajando-o a continuar crescendo e se desenvolvendo. 

9- Finalize de forma positiva 

Destaque novamente os pontos fortes do receptor, deixando uma impressão positiva e motivadora. 

 Desafios de quem fornece o feedback 

Fornecer um feedback pode ser uma tarefa que deixa muitas pessoas apreensivas e, por isso, destacaremos os três principais desafios enfrentados e como superá-los: 

  1. Medo de causar conflito: Não fornecer feedback por medo de desagradar o receptor é um erro comum. Ele pode ser superado por meio do entendimento de que o feedback construtivo é indispensável para o crescimento do indivíduo. Além disso, deve ser conduzido com respeito e empatia. 
  2. Falta de prática: A falta de habilidade para fornecer um feedback não deve impedir a sua realização. Se você sente essa dificuldade, busque treinamentos que desenvolvam a sua capacidade de comunicação para fornecer feedbacks de maneira eficaz. 
  3. Equilíbrio entre o feedback positivo e construtivo: Manter o tom equilibrado entre os pontos fortes e áreas de melhoria pode ser desafiador. Aqui a dica é priorizar a objetividade, reconhecer os esforços e identificar as melhorias que devem ser trabalhadas pelo receptor. 

Desafios de quem recebe o feedback 

Assim como fornecer um feedback pode ser desafiador, recebê-lo também não é confortável para todos. Especialmente quando se está lidando com um feedback construtivo.  

Veja três obstáculos enfrentados por quem está nessa situação e algumas estratégias que podem ser adotadas para superá-los: 

  1. Reação emocional: Nosso instinto natural ao receber um feedback construtivo é ativar o modo defensivo. O que pode despertar emoções como mágoa e irritação. Para melhorar este aspecto, é necessário buscar uma maturidade emocional, reconhecendo e controlando as emoções. Respire fundo, conte até dez, ouça atentamente e não esqueça que o feedback é uma oportunidade de crescimento. 
  2. Desânimo e abalo à autoestima: Algumas pessoas potencializam o foco nos aspectos negativos ao receber um feedback. O que acaba intensificando a falta de autoconfiança. É importante lembrar que estamos tratando de uma situação pontual, que não define o seu valor como pessoa. Busque lembrar das realizações e desafios já superados e encarar a situação atual como uma oportunidade de aprendizado e crescimento. 
  3. Resistência à mudança: Receber um feedback construtivo implica na necessidade de mudar comportamentos e hábitos que estamos acostumados. Isso quase nunca é confortável. Esteja aberto a novas ideias e maneiras de fazer as coisas, entendendo que está diante de uma chance de se adaptar e evoluir. 

Construindo pontes, não barreiras 

Ao explorar a importância dos feedbacks, um entendimento fica muito claro: Eles transcendem simples interações pessoais e profissionais. Na verdade, essa ferramenta se torna um pilar indispensável na construção de relacionamentos saudáveis.  

Além de impulsionar a melhoria contínua, ela fortalece os laços entre colegas, líderes e equipes. Em vez de barreiras de incompreensão e conflitos, podemos criar uma ponte de entendimento e colaboração entre os envolvidos. 

Sendo assim, qualquer pessoa que busque a excelência por meio de uma comunicação próspera, deve desenvolver a prática do feedback saudável e construtivo. Uma prática que impulsiona o progresso contínuo, aprimorando-nos não apenas como profissionais, mas como seres humanos em constante evolução. 

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 Referências adicionais 

Quer aprender um pouco mais sobre este assunto? Confira três dicas de livros sobre feedbacks estruturados:  

  1. “Feedback – Crescendo com a Visão do Outro!” por Márcia Rizzi e Zuleide Cipriano; 
  2. “Feedbacks Produtivos – Sua Carreira em 20 Minutos” por Harvard Business Review; 
  3. “Feedback Corporativo: Como Saber se Está Indo Bem?” por Simoni Missel. 

 

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