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Matriz de Prioridade GUT

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Juliana Geremias

Juliana Geremias

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Graduada em Administração de Empresas e MBA em Gestão da Qualidade
"Qualidade é o resultado de um ambiente cultural cuidadosamente construído. Tem que ser o tecido da organização, não parte do tecido." Phil Crosby

Todo sistema de gestão é composto por um conjunto complexo de atividades. Dessa forma, é comum que durante a rotina surjam diversos problemas. O complicado é que as vezes fica difícil conciliar esses problemas e o tempo que temos para resolvê-los.

Você provavelmente já deve ter se deparado com alguma situação e que precisava decidir no que iria trabalhar. Igualmente, pode ter tido dificuldade para decidir o que fazer, afinal nem sempre essa decisão fica muito clara. Principalmente quando há muita coisa a resolver, a impressão que temos é que não é possível priorizar nada, que tudo precisa ser resolvido de imediato.

No post de hoje, vamos falar um pouco sobre uma ferramenta que ajuda a priorizar a resolução de problemas: a Matriz de Prioridade (GUT). Essa matriz é bastante simples, mas ajuda muito a priorizar as atividades e analisá-las de forma mais crítica. Assim é mais fácil decidir o que precisa de mais atenção.

Matriz de Prioridade GUT:  gravidade, urgência e tendência

A Matriz de Prioridade GUT analisa três fatores básicos de qualquer problema, e procura quantificar numericamente que problemas são mais graves. Por meio dela, é possível apontar de forma concreta, com uma escala numérica, quais problemas são mais prejudiciais a empresa. Assim é possível priorizar melhor as atividades.

Por se tratar de uma ferramenta simples, a Matriz de Prioridade GUT pode ser utilizada em qualquer contexto e por qualquer pessoa. É importante que quem for aplicá-la conheça bem o processo, pois poderá avaliar melhor o problema.

Como funciona a ferramenta

A Matriz de Prioridade GUT analisa três aspectos: gravidade, urgência, tendência. Para cada aspecto analisado, deve-se dar uma nota que varia de 1 a 5, de acordo com o aspecto analisado. Vejamos melhor o que cada aspecto avalia:

Gravidade

Avalia o grau de impacto que o problema pode causar. Pode-se avaliar, por exemplo: se haverá prejuízos; se a produção será parada; se o cliente será prejudicado; etc. Aqui, quanto mais grave o problema, maior será a nota atribuída.

Urgência

Na Urgência, devemos avaliar o quão rápido esse problema precisa ser resolvido. Aqui, podemos falar, por exemplo, sobre problemas que tem prazos específicos para serem resolvidos. Além disso, também podemos levar em consideração se o problema está afetando o cliente e, assim, precisa ser resolvido mais rápido. Quanto menos tempos tivermos para resolver esse problema, maior será a nossa nota.

Tendência

No último aspecto analisado, temos a tendência. Ela corresponde a quanto o problema pode piorar se não for resolvido.

Suponhamos, por exemplo, que temos uma não conformidade relacionada aos instrumentos de medição da empresa estarem medindo incorretamente. Quanto mais tempo passar, mais produtos estarão sendo produzido fora dos padrões, aumentando cada vez mais o retrabalho e o prejuízo. Então esse problema tem uma alta tendência, uma pontuação maior. Quanto mais esse problema puder piorar, maior será a pontuação atribuída a ele.

Multiplique as notas atribuídas

Depois que você analisar os problemas, atribuindo notas para Gravidade, Tendência e Urgência, é preciso multiplicar os resultados. Basta fazer Gravidade x Tendência x Urgência. Veja um exemplo:

Problema Gravidade Urgência Tendência Nível de Prioridade
Lâmpada da recepção queimada 2 1 1 2
Máquina de corte com manutenção atrasada 3 3 5 45
Colaboradores executando processo sem EPI 4 4 5 80
Contratação de novo colaborador para qualidade 3 3 3 27
Procedimentos de trabalho desatualizados 4 5 3 60

Agora, na coluna “Nível de prioridade” temos uma escala que mostra qual problema precisa ser resolvido mais urgentemente. Quanto maior o número alcançado nessa coluna, maior a prioridade de resolução, pois maiores serão os impactos dele na empresa.

Portanto, no exemplo, o indicado seria resolver os problemas na seguinte ordem:

  1. Colaboradores executando processo sem EPI;
  2. Procedimentos de trabalho desatualizados;
  3. Máquina de corte com manutenção atrasada;
  4. Contratação de novo colaborador para qualidade;
  5. Lâmpada da recepção queimada.

Vale ressaltar que a análise e a atribuição da pontuação vão depender do seu processo e do contexto da usa empresa. Por isso vale a pena envolver as pessoas que executam as atividades nessa análise. Além disso, com algumas modificações simples, é possível aplicar essa técnica a qualquer contexto, como para priorizar tarefas ou a tratativa de não conformidades.

A priorização tem de ser fruto de análise

O mais interessante sobre essa técnica é que ela permite atribuir dados mais específicos aos problemas, tirando nossa análise e priorização do campo subjetivo. O maior problema de priorizar sem fazer isso é cair no risco de trabalhar nas coisas erradas. Com isso, podemos, por exemplo, priorizar problemas que poderiam ser adiados; e deixar de resolver outros que trarão grandes prejuízos à empresa.

Assim, antes de decidir que problemas resolver, analise todos os fatores! Cada vez mais, o planejamento e a análise são a principal competência buscada nos profissionais. Isso acontece porque essa é a característica que faz diferença no dia a dia e ajuda a trazer maiores resultados para as empresas. Portanto, seja usando a Matriz de Prioridade GUT ou qualquer outra ferramenta, aprenda a priorizar seu trabalho!

Modelo de planilha para Análise Gut

O resultado apresentado pela matriz GUT tem como objetivo apontar as prioridades, orientando a organização para as ações a serem tomadas em prol da melhoria dos processos. E para facilitar os cálculos, montamos um Modelo de Matriz Gut. Basta preencher os campos e organizar seu dia a dia. Para baixar, basta clicar no botão abaixo:

Baixar Modelo de Matriz GUT

*Este artigo foi publicado originalmente em 13 de agosto de 2012

REFERÊNCIA

RODRIGUES, Marcus Vinicius. Ações para a qualidade: GEIQ, gestão integrada para a qualidade: padrão seis sigma, classe mundial. Rio de Janeiro: Qualitymark, 2004.

Sobre o autor (a)

11 comentários em “Matriz de Prioridade GUT”

  1. E SE AS PRIORIDADES FOREM IGUAL EM TRES CASOS COMO POSSO CLASSIFICAR COMO PRIMEIRA SEGUNDA E TERCEIRA PRIORIDADE DE ACORDO O MESMO NUMERO DE CASSIFICADOS

    1. Tatiana, você terá que fazer uma análise mais profunda de cada atividade, se você colocar nota máxima em todas as atividades não vai funcionar. Separar as ações mais urgentes e defina prazos mais próximos pra elas, mas é você quem vai fazer a análise profunda do que é realmente MUITO urgente, essa matriz só organiza as ideias.

      1. Leonardo Sant'Ana

        Normalmente quando isso ocorre eu tenho um balizador, chamo de “indicador de empate”, ou seja, nas reuniões fico observando os termos mais usado nos diálogos e comentários, assim anoto quantas vezes os termos surgiram e seus sinônimos, então, como exemplo, quando por duas semanas é comentado muitas vezes um termo como “custo”, “valor alto”, “gastos”, “despesas”, “desembolsos”, etc, sei que naquele período e por mais 30 a 45 dias o foco será muito forte no fator “DINHEIRO”, assim as ações com foco nisso dou um peso 2. Isso até que outro “indicador de empate” torna-se forte.
        Acompanhado disso, faça uma “espinha de peixe” cruzando as ações mencionadas no GUT versus “indicador de empate” e analise se tem interação.
        Boa sorte.

  2. Leonardo Sant'Ana

    O problema. Normalmente a Chefia não concordava com as prioridades tomadas, assim uma forma que encontramos para pontuar “a vontade do chefe” foi em fazer a matriz GUT-F aonde o F era a nota conforme a prioridade da chefia. Isso nos deu uma visão de quanto somos interferidos pelos “mandos superiores” e após um certo tempo de uso foi mostrado que em muitas ações feitas conforme o “querer do chefe” eram trabalhos que, na sua maioria, não se finalizaram.

    Recomendo usar e avaliar.

    1. Pois é Leonardo Sant’Ana, neste caso é bom ter bons argumentos que as prioridades estão voltadas ao cliente. Enquanto você tiver isso bem definido e souber como defender com argumentos consistentes, dificilmente chefes vão se contrapor. Você precisa conhecer não só o trabalho, mas também o sistema (eu falo mais sobre isso neste artigo aqui: https://blogdaqualidade.com.br/3-principios-para-gerar-valor-para-clientes/ ). Agora, se o seu chefe vai contra a priorização de clientes, eu acredito que é uma boa hora de pensar se é a empresa que você realmente quer trabalhar pelo o resto da vida.

      Muuuuuito boa sua consideração, abraço!

      1. Leonardo Sant'Ana

        Monise, isso mesmo. Quando não trabalhamos com a busca de entender o que é e como é o cliente, ficamos presos na vontade de uma pessoa, que normalmente são chamadas de “chefe”, assim o fato futuro será a perda de mercado de forma a perder tudo.
        A nossa planilha de analise de prioridade também ajudou a definir o momento exato de sair, pois foi quando, de uma forma clara, os trabalhos eram priorizados ao bem querer da chefia sem uma analise prévia e básica, e aí a pergunta que foi a catalizadora “para que eu tenho de ficar aqui?” De forma que para ajudar a reduzir custos, sai.
        Uma ação que temporariamente deu resultado e como vi em alguns relatos dados o comentário básico foi… “depois da sua saída melhorou muito as ‘contas’, mas mesmo assim não se atendia o CLIENTE como deveria.”
        Ou seja, foi melhor assim… analisando e agindo.

  3. Eduardo Henrique Alves Maia M

    Eu tenho uma duvida. Como se utiliza a matriz GUT juntamente com o principio de pareto? Vi na internet muitos comentando que se costumar usar os dois em conjunto.

    1. Fala Eduardo, tudo bem?

      No Pareto, você chegará a um número de atividades ou problemas que compõem um cenário maior, sabendo assim o que gera mais problemas. Porém, dependendo do contexto, pode ser que o 20% a que se chega fazendo a análise de Pareto ainda sejam um número de itens muito alto. Se usarmos a variação das curvas ABC, por exemplo, teremos 3 categorias com vários itens. Então basta aplicar o conceito Gut às três categorias da curva ABC ou aos 20% do Pareto. A meu ver, o Gut seria um aprofundamento de análise dos resultados encontrados no Pareto.

      Espero ter ajudado, forte abraço!

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