8D – As 8 disciplinas para resolução de problemas

Existem muitos métodos usados pelos profissionais da qualidade para fazer a tratativa de problemas e também melhorar processos, seja o PDCA, DMAIC, MASP, FMEA, entre outros. Neste texto, vou falar sobre o processo de resolução de problemas 8D, ou também conhecido como as 8 disciplinas para resolução de problemas.

Esse método foi desenvolvido pela Ford Motor Company nas décadas de 60 e 70, e em 90 foi acrescentado mais um “D”, mas como é um D0 (zero), o nome se manteve 8D. O objetivo dele é ajudar as equipes a eliminar de vez o problema e evitar que eles aconteçam novamente. No início o 8D foi mais utilizado em industrias, mas hoje em dia, qualquer empresa pode aplicá-lo, assim como os outros métodos.

8D – As 8 disciplinas

O 8D é um método que enfatiza a sinergia do time de trabalho, por isso ele vai desde o plano para a tratativa do problema até a comemoração do resultado, o que ajuda a construir uma cultura onde o trabalho em equipe consolida as novas práticas adotadas. Para compreender o método, vou falar um pouquinho de cada D.

D0 – Plano

O 8D é um processo extenso e envolve muitas pessoas, por isso ele é usado geralmente para problemas grandes, e difíceis de resolver, por isso, antes de iniciar o processo direto, é importante ter certeza que é a ferramenta correta para o trabalho. Será que é necessário abrir um processo 8D para resolver isso? Ou o Diagrama de Ishikawa, 5 Porquês, resolveriam?

Geralmente, usamos o 8D para situações bem críticas, caso sejam problemas mais esporádicos ou reincidências, avalie outras ferramentas que também podem ajudar muito.

D1 – Construção da equipe

Nessa fase formaremos o time que trabalhará para resolver o problema. Os escolhidos devem ser pessoas chave que poderão contribuir para chegar a solução do problema e que, de certa forma, são impactadas pelo o assunto em questão. Podem ser pessoas de diversas áreas, mas que poderão gerar valor nessa solução.

Como esta é uma metodologia voltada a pessoas, é importante lembrar que o trabalho em grupo é essencial para que no fim, o resultado em equipe seja melhor do que a somatória dos indivíduos.

D2 – Descrição do problema

Aqui o trabalho é para fazer uma descrição clara do que aconteceu. Um problema bem descrito é quase metade do caminho andado! Portanto, é quase uma investigação, você deve reunir o máximo de informações possíveis, coletando histórias, evidências, depoimentos, para que as decisões sejam tomadas com qualidade.

Nessa fase podemos adotar como ferramenta o 5W2H e conhecer o que aconteceu, onde, quando, como, quem causou, quanto isso custou e o porquê de isso ter acontecido. É claro que você pode usar outras ferramentas, se assim preferir, mas jamais esqueça do objetivo principal: detalhar o fato.

D3 – Desenvolver um plano provisório de contenção

Enquanto a investigação da causa acontece, nosso cliente ainda está exposto ao problema, por isso você deve estabelecer plano provisório de contenção para garantir que seus clientes não “fiquem na mão”. Nem sempre é possível resolver tudo rapidamente, portanto é importante ter ações que ajudem o processo a continuar mesmo que não definitivamente.

D4 – Identificação e eliminação da causa raiz

Agora que você já conseguiu definir uma solução provisória, é a hora de fazer a análise de causa e efeito para encontrar a fonte do problema. Você pode usar o Diagrama de Ishikawa, 5 porquês, ou qualquer outra ferramenta que você prefira para apoiar sua análise.

Uma vez encontrada, a equipe pode discutir as ações que podem ser executadas para eliminar o problema de forma que não aconteça mais.

D5 – Escolha e verificação da solução

A solução escolhida não deve gerar novos problemas, ou gerar um resultado que resolve o problema parcialmente, então nessa fase temos que decidir a melhor ação corretiva para eliminar, de fato, aquela causa raiz e gerenciar as mudanças que isso pode criar.

Esta análise deve avaliar se as ações não foram baseadas apenas em achismos, suposições, ou se não há negligências no plano. A ideia é verificar se a solução resolve o problema de fato ou se trará mais “dores de cabeça”.

D6 – Implementação de uma solução permanente

Se você fez um trabalho bem feito até aqui, você está preparado para implementar a solução escolhida, com o objetivo de nunca mais ouvir falar do problema. Nesta fase é necessário monitorar a execução e também os resultados no curto e longo prazo e também remover a ação de contenção para estabelecer a solução definitiva! Podemos recorrer a ferramentas como o PokaYoke durante essa etapa, por exemplo.

D7 – Previna o problema de aparecer novamente

Nem sempre, a solução que a gente elegeu como perfeita vai garantir que o problema não aconteça novamente. Nesta fase, com um pensamento baseado em riscos, você irá analisar a falha de maneira sistêmica, e modificar outros processos e procedimentos interligados a resolução do problema para fazer a melhoria se estabelecer no todo, e não só num local isolado. Você pode reunir a mesma equipe, agora com uma visão ampliada sobre o todo, para discutir sobre o problema e se existe outras formas de ele surgir novamente.

Não deixe de utilizar ferramentas como FMEA, Matriz de Risco para te ajudar.

D8 – Comemore o sucesso da equipe

Muitas vezes fazemos vários projetos e por não formalizar o encerramento do projeto, parece que o trabalho não foi valorizado. Então, essa é a fase onde você reconhece as contribuições do time e o resultado gerado! Comunique esse trabalho pela empresa, isso ajudará no reconhecimento e fará com que o resultado da qualidade seja percebido por outras áreas.

Você pode fazer um relatório, presentear as equipes (nem que seja com uma paçoca ou um chocolate), e deixe claro que o trabalho foi importante para o resultado da empresa.

As 8 disciplinas levam à organização a prática da colaboração. Para um mesmo problema será necessário a participação de diferentes pessoas, diferentes percepções, e isso resulta na construção de uma solução mais ampla. Mas, se não existir comunicação, não existirá 8D.

O 8D é um processo um tanto grande e utiliza várias ferramentas durante a tratativa. Por isso, é necessário que as informações encontradas no caminho das 8 disciplinas estejam alocadas em um fluxo claro. Quando encontramos uma ferramenta adequada para conduzir esse processo, temos grandes chances de chegar ao final sem nos perdermos ou deixarmos pontas soltas.

No próximo texto sobre esse assunto, quero trazer uma abordagem mais prática que te ajude a ver esse processo sendo executado de fato. Até lá!