Software da Qualidade: superando desafios da gestão remota

Todos nós já estamos carecas de saber que os tempos mudaram. As notícias não negam e as lives também não. Tivemos que mudar o nosso jeito de fazer as coisas da noite para o dia, cortar a proximidade física com as pessoas, o contato face to face. Evoluímos anos na tecnologia, mas, nem tudo são flores, não é?! Mas, o que um software da qualidade tem a ver com isso?

Existe um assunto que a qualidade sempre externou ser um desafio: fazer com que os times da empresa vistam a camisa da qualidade, gerando significado para que compreendam o seu papel nisso tudo. 

A palavra é engajamento. Isso envolve tornar as análises dos resultados e as execuções dos planos de melhoria parte do trabalho de cada um, e não um trabalho a mais.

Desafios e obstáculos da Qualidade

O desafio se inicia quando a qualidade precisa dos dados que estão espalhados pela empresa toda para gerar informações importantes. 

O segundo desafio é quando ela descobre que esses dados estão só na mente ou no processo das pessoas, e as pessoas, por sua vez, seguram esses dados e não querem entregá-las à qualidade no tempo ideal. 

Desta forma, acontecem os atrasos. O pior é quando as análises encontradas, além de atrasadas, são nebulosas. Outra situação é quando o sistema de registro de informações é descentralizado e inseguro, então, além de atrasar os dados você não tem certeza de que são confiáveis.

Até a qualidade gerar a informação que ela precisa para evoluir os processos, ela já correu quilômetros, enfrentou gigantes e, talvez, se atrasou com a apresentação dos resultados à diretoria. 

Agora, imagina isso tudo acontecendo dentro do seu mundo home office? No entanto, agora você precisa entregar o mesmo resultado de antes, cobrando os dados dos processos, consolidando as informações, analisando as análises de indicadores que não tomaram uma ação assertiva. E ainda estou considerando o cenário onde ações são tomadas. 

Há casos em que as ações são perdidas ao vento, com uma ação que se inicia lindamente, porém o final é um enigma. Imagina essas situações acontecendo onde o controle é feito em planilhas ou sistemas cheios de burocracia.

Depois de tudo isso, o que vemos lá na ponta, não é a qualidade frustrada apenas por não conseguir engajar os colaboradores vendo o seu papel na qualidade, mas a qualidade que não conseguiu evoluir o processo porque o tempo passou, e as ações mais estratégicas não tiveram tempo para aparecer. Aí, já sabemos o final da história: a qualidade sendo vista como uma área que não consegue demonstrar o lucro que gera para empresa.

Tenha ferramentas que trabalhem por você

O fato é que às vezes as ferramentas que usamos fazem com que nós trabalhemos para que elas funcionem, ao invés de trabalharem por nós. Quando isso acontece, a distância para alcançar resultados de excelência só vai crescer. A falta de ferramentas que não te impulsionam para o resultado intensifica essa frustração. Pois, você corre atrás de tudo o tempo todo para ter o básico, mas nunca consegue agregar valor ao seu resultado. 

Aqui na ForLogic usamos o Qualiex. Não porque é o nosso software, mas porque ele nos ajuda a mostrar informações importantes de forma ágil, segura, intuitiva. Além disso, o Qualiex constrói a conexão entre a equipe e a organização, mesmo que estejamos a alguns quilômetros de distância da Vívian (nossa guardiã da qualidade), ou ela de nós.

A Vivian utiliza o Qualiex para assegurar a ordem no sistema de gestão enquanto ela pensa em ações mais estratégicas para engajar as equipes na qualidade. Porque, é claro, o sistema não fará tudo acontecer como um passo de mágica. Portanto, ainda precisamos que as pessoas analisem os resultados e tomem ações assertivas para a melhoria dos processos rumo aos objetivos estratégicos.

Garantindo a qualidade da gestão, mesmo de forma remota

Mas, sabe como isso acontece? Ela não precisa me avisar que tenho que informar os dados do meu processo porque o próprio sistema me avisa. Desta forma, eu sei que seria pura negligência minha não coletar as informações. 

Outro ponto é quando tenho que analisar um resultado, porém tenho dúvidas de como isso é feito. No sistema, as orientações já estão lá e isso agiliza o meu trabalho. 

Falando em facilitar, quando é necessário abrir uma ação para evoluir um indicador, não preciso sair de um local e acessar outro, pois o software me possibilita tomar uma ação conectando com minha análise. No entanto, a rastreabilidade e conexão das causas e ações ficam muito claras.

A qualidade consegue navegar pelas análises dos resultados e planos de ação que são tomados na empresa toda, em um único local.  Ver se as ações estão ou não no prazo (com a ajuda do gráfico de Gantt, se assim quiser), ver quais são os impedimentos e custos. E então, avaliar se estamos sendo assertivos ou não e nos guiar em direção aos objetivos estratégicos. A Vivian consegue fazer tudo isso lá na casa dela.

E a gestão a vista? Criamos uma dashboard no próprio sistema e continuamos por dentro de todas as informações que cabe a nós. Não preciso colar post-it na parede do meu quarto ou deixar de ver as informações que ficavam nos quadros da empresa. E nisso também consigo entender se o meu trabalho está contribuindo para o propósito da ForLogic.

Remova pedras do caminho e trabalhe no que realmente importa

As ferramentas precisam ser intuitivas para não irritar o colaborador e mais, para facilitar o trabalho da sua equipe, de verdade. Você quer que os colaboradores reportem o quanto uma ação andou, certo? Mas para isso ele precisa acessar um portal de 1850, vencer um labirinto, clicar dezenas de vezes e esperar o sistema abrir. Até a metade desse caminho já teremos esquecido o que viemos fazer ali.

Uma boa ferramenta também precisa provar que é segura. Isso significa que os seus dados não serão corrompidos e que você terá rastreabilidade de tudo o que acontecer, de qualquer alteração. Se a ferramenta não for capaz de realizar isso, sair das planilhas não significará tanta evolução.

Lembrando que, quando eu digo que a ferramenta precisa trabalhar para você, não quero dizer que você ficará ocioso, ou sem nada para fazer. No entanto, você terá tempo para construir um cenário melhor do que é hoje, pois engajar seus colaboradores envolve uma série de outras coisas, e é aí que deve estar sua atenção, não em atividades burocráticas e manuais. 

Eleve o nível da Qualidade na sua empresa

O seu objetivo deve ser levar a qualidade na sua empresa para um outro patamar. Precisamos estar na era estratégica da qualidade, a era que vivemos atualmente e que já é falada há tempos por gurus da qualidade que já não estão entre nós.

Talvez você já tenha ouvido falar sobre o Qualiex e os nossos módulos para a gestão de indicadores e planos de ação, ou escutado o relato de algum cliente. 

Mas hoje, quero propor que você conheça pessoalmente.  Você pode avaliar se uma ferramenta como essa seria adequada para apoiar no alcance dos seus desafios com a qualidade deste ano! 

Temos um time de especialistas que já ajudou mais de 400 empresas na evolução dos processos, mesmo em período de crise

Aqui abaixo tem um formulário onde nossos especialistas estão à disposição para avaliar junto com você se o Qualiex faz sentido para você, para a sua empresa e seu momento. Preencha e vamos conversar mais! 😉