Engajando equipes (recém) remotas: desafios de comunicação e liderança

Imagem de uma mulher utilizando o notebook. Essa imagem simboliza o artigo sobre Engajando equipes (recém) remotas: desafios de comunicação e liderança.

A pandemia do coronavírus mudou não só as nossas vidas como também a forma que as empresas e pessoas operam seu trabalham. O trabalho remoto é uma dessas realidades que estamos enfrentando de cara. Afinal, como podemos continuar engajando equipes de forma remotas?

Entretanto, nós não nos preparamos para trabalhar remotamente, simplesmente mudamos, assim, num curto período de tempo. Quais os impactos disso no engajamento das pessoas?

Acredito que muitas ações imediatas já foram tomadas, agora é o momento de pensar e consolidar este modelo para que tenha maior adaptação possível e não interfira nas atividades da empresa, até que o período de isolamento social tenha passado.

Quero compartilhar pontos de atenção para que o trabalho remoto aconteça de maneira mais efetiva na sua empresa.

Antes de tudo, garanta uma infraestrutura adequada

É ilusório falar de engajamento se temos falhas na estrutura de trabalho. E não estou falando apenas de ter mesa e cadeira adequadas, por mais que isso também seja crucial. Então, como continuar engajando equipes remotas?

As pessoas têm acesso às informações que elas precisam? Tem os equipamentos para fazer ligações, dispositivos móveis e outros recursos para operar seu trabalho? Permissões de acesso no software ou até softwares suficientes?

Se isto está falho, esqueça o restante por enquanto, sua prioridade é garantir que a equipe tenha os recursos necessários para trabalhar. O que a ISO 9001 fala no requisito 7.1.3 Infraestrutura ainda está valendo e precisamos trabalhar para que seja cumprido.

Isso não significa que tem que funcionar da mesma que forma que funcionava antes, apenas que deve gerar conformidade, igual ou melhor antes. Se for menos, teremos uma não conformidade, rs.

Minha felicidade foi receber vários feedbacks dos nossos clientes do Qualiex dizendo o quanto o software ajudou às informações e processos estarem disponíveis para todos na empresa, mesmo em trabalho remoto.

Defina rotinas de interação com o seu time

Se você já fazia reuniões diárias, semanais ou mensais, adapte-as para calls e continue fazendo-as, sem negligenciar. Manter as rotinas já estabelecida traz as pessoas ao fluxo natural do trabalho, e ajuda a mantê-las em movimento. 

Mas não só fazer o que você fazia, é importante avaliar se precisamos de novas rotinas. Líderes que lidam com trabalho remoto fazem reuniões diárias com o seu time. Não é nada complicado e moroso, é uma conversa rápida de 15min, todos os dias no mesmo horário, onde todos do grupo podem dizer como foi o dia anterior e suas prioridades para o dia atual. Você verá várias vantagens nisso, mas quero destacar duas principais:

  • estar disponível num tempo previsível onde todos poderão se expressar,
  • trazer pautas importantes para o dia,
  • tirar dúvidas do time sobre o trabalho, empresa, ou qualquer outra coisa, e
  • ter um compromisso assumido e declarado das entregas de todos.

Rotinas como essas ajudam as pessoas a continuarem se sentindo parte do time e até de algo maior.

A mensagem que queremos passar neste momento é: “é um mundo diferente, não sabemos quanto tempo isso vai durar e não temos certeza do que vai acontecer depois, mas agora, quero ter certeza de que todos sintam que têm o que precisa para entregar o melhor de si”.

Estabeleça um desafio comum

O Jeison já falou aqui no blog sobre os pilares que nos ancoramos para superar essa crise. Esse é um objetivo comum que temos e que nos ajuda a estar em movimento! Precisamos nos qualificar, trabalhar duro, sermos criativos para superar esse desafio.

É claro que no meio desse desafio tem um grande cenário de crise, mas o desafio nos coloca em movimento e tem um grande poder de unir as pessoas e seguir engajando equipes remotas! Principalmente se ele está ligado a contribuir e colaborar com as pessoas como clientes, sociedade, enfim.

Estabeleça um desafio comum com o seu time. Pergunte para eles: “qual é nossa melhor contribuição para empresa e sociedade nesse momento de crise?”, ou “quais devem ser nossas prioridades nesse momento?”. Discuta, ouça cada um, estabeleça um ponto comum, uma frase que vai nortear o trabalho e as prioridades durante esse período de isolamento social.

Você vai se surpreender com o potencial do seu time e com a conexão que isso pode trazer para as pessoas.

Confie no seu time

Uma das maiores dores dos líderes nesse período é não poder fazer uma supervisão presencial. Na verdade, isso é um medo disfarçado de dor. Medo da equipe não trabalhar com eficiência, ou estar fazendo corpo mole porque estão nas suas casas, por mais que várias pesquisas provem o contrário.

Garantir o trabalho por estar no mesmo lugar que o seu liderado é o que eu chamo de “falso controle”. A pessoa que não quer entregar vai arrumar um jeitinho de enrolar, longe de você ou na sua frente. Se você não confia na sua equipe, tem algo errado com você ou com seu time. E se você tiver uma boa habilidade de comunicação, conseguirá resolver isso com boas conversas, mesmo remotamente.

No trabalho remoto, a medição de produtividade não está amparada em horas trabalhadas, nós medimos entregas!

Se você tiver um desafio comum claro e alinhado com a estratégia da sua empresa, você pode desdobrá-lo para as pessoas do seu time transformando-o em objetivos e metas. Transforme essas metas em entregas claras como: site no ar, relatório entregue, e-mail enviado, planejamento desenhado, plano de ação concluído, entregar número x de alguma coisa, enfim. Monitore essas entregas diária e semanalmente, isso é uma das formas de seguirmos engajando equipes remotas. Pronto, é isso!

É o que o grande professor Falconi falava no livro “gerenciando a rotina do dia a dia”: defina o trabalho! Torne-o claro e você não terá problemas. Sua equipe vai ficar feliz porque está muito claro o que você espera e o que eles estão entregando. Você dormirá tranquilo.

Dê suporte ao seu time

Por mais que nos deparamos com vários desafios neste momento, existem maneiras muito simples de ajudar seu time. Quero falar um pouco sobre essas maneiras.

Tenha uma rotina de feedbacks

Isso já era para acontecer, mas a caso não aconteça, comece a fazer. Eu sei, eu já falei sobre reuniões diárias onde você encontrará todos da equipe, mas algumas pessoas vão demandar cuidados diferentes, seja pela natureza do trabalho ou até pelo momento que estão passando. Não deixe de acompanhá-las devidamente.

O apoio pode acontecer semanalmente, quinzenalmente e dependendo da situação, diariamente, mas é importante apoiar o time. Sempre foi importante, mas talvez você ainda não tenha se visto como uma “pessoa que ajuda as outras a superarem seus desafios”. Se é preciso estar perto de alguém nesse momento, esteja!

E não se furte de conversas difíceis! É claro que pessoalmente é muito melhor para fazer esse tipo de conversa por conta de toda linguagem corporal e afins, por isso, é importante que essas conversas aconteçam via call com vídeo ligado.

De qualquer forma, prepare-se, seja atencioso, esclareça e repita quantas vezes necessário, reforce com um e-mail se for o caso, mas não procrastine a resolução de conflitos. Feedbacks tem a função de ajudar as pessoas a se desenvolverem e isso a qualquer tempo. Com essa intenção bem alinhada, dará certo. 

Lembre-se: você ainda tem a responsabilidade de ajudar o time a se desenvolver!

Ofereça apoio emocional ao time

A entrega do trabalho é essencial neste momento, mas eles não vão entregar o resultado se não estiverem bem psicologicamente. Tenha a atenção ligada no comportamento do time. Perceba as pessoas e aprenda a descobrir quando elas estão bem ou não, ou pelo menos, incentivá-las a falar quando tem problemas.

O líder é um gestor de percepções.
(Roberto Tranjan, Metanóia – Propósito nos Negócios)

Fique de olho nas pessoas, observe se elas tem as informações necessárias para trabalhar e se elas estão compartilhando essas informações de maneira apropriada também. Isso ficará mais fácil se você tiver uma ferramenta de comunicação centralizada, ou até, várias ferramentas com objetivos bem definidos e entendidos pela equipe.

Exemplo: usaremos o Telegram para interações e conversas de trabalho, mas vamos ligar uns para os outros, se houver algo urgente. Usaremos o Google Meet para nossas reuniões diárias e mandaremos o link da reunião no Telegram.

Talvez isso não seja suficiente para apoiar o estado emocional das pessoas, e isso é completamente normal.

No trabalho remoto a gente perde as conversas não planejadas que acontecem ao ir buscar um café, ao tomar uma água, e essas influenciam o desempenho na jornada de trabalho. 

É um momento de ser criativo. Grupos no whatsapp, ou outras ferramentas mais informais podem ajudar nessa interação. E sim, você DEVE incentivar e trabalhar nisso. Você é o líder!

Promova festas virtuais, almoços, cafés ou happy hours, cada um em sua casa, e falem sobre assuntos que não tem nada a ver com trabalho, isso também é uma forma de continuarmos engajando equipes remotas!

Um exemplo aqui na ForLogic a galera se juntou para jogar Gartic, um jogo de adivinhar desenho e a galera tem interagido e se divertido. Temos também o clube do livro, onde uma galera está lendo um livro e vão se encontrar periodicamente para discutir os aprendizados da leitura. Por mais que pareça “forçado”, isso vai reduzir o sentimento de isolamento e promover uma sensação de pertencimento.

Trabalho remoto ou presencial, estamos falando de pessoas

Por mais que pareça que tudo mudou, no fim, estamos falando de pessoas! O engajamento acontece quando garantimos uma comunicação com foco em criar significado e competência de execução, trazendo as pessoas para se envolverem no resultado do trabalho, participando da decisão. Não é nada novo, nada do que já não falamos aqui.

Eu sei que as coisas não estão acontecendo do jeito que estamos acostumados, mas é uma boa oportunidade de pensar se todas as atividades com as quais estávamos tão preocupados em nossos escritórios são realmente essenciais para ajudar nosso time, não só nesse momento, mas ao longo do tempo.

Essas novas soluções podem estar em teste e correm grande risco de não dar certo na primeira vez. É claro que teremos dificuldades. Mas precisamos ir! Fazer, melhorar, fazer de novo, aprender e seguir. Precisamos continuar engajando equipes remotas!

É o momento de colocarmos nossas melhores competências em prática e viver excelência todos os dias. Nós não vamos errar enquanto tivermos a intenção de ajudar as pessoas a se desenvolverem para entregarem o melhor de si, seja presencial ou remotamente.

 

Referências:

Coronavirus and Business: The Insights You Need from Harvard Business Review

Harvard comprova: trabalhar de qualquer lugar é a forma mais produtiva de trabalho remoto

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