Software não é Gestão da Qualidade

Imagem de um homem com um celular na mão e vários papéis em sua volta. Porém, ele prefere o celular (trocando os papéis por um software). Software não é gestão!

Essa uma frase que a gente diz muito aqui na ForLogic: software não é gestão. Isso porque diariamente, recebemos contatos de dezenas de pessoas que buscam nossas soluções e tecnologias para superar seus desafios de qualidade ou metrologia.

Pode ser impressão minha, mas algumas delas realmente acreditam que ao contratar um software que dispara notificações, nunca mais será necessário cobrar ou conversar com as pessoas da empresa. Um software vai sim trazer um ganho de tempo significativo e uma confiabilidade de dados surpreendente, mas hoje quero falar um pouco mais sobre esse assunto!

Para começar, vamos entender o que é gestão e o que é um software.

O que é gestão?

Procurei algumas definições e cheguei algumas como “o ato de organizar e monitorar um sistema para que ele alcance os resultados desejados”. Mas vou usar a definição do nosso querido professor Falconi, que diz que gestão não é um cargo e nem um jogo de poder, mas é promover mudanças que nos levem aos resultados.

Essa é uma definição bem abrangente, mas em outras palavras, pense que gestão é conseguir direcionar e sincronizar todos os recursos para um único objetivo, alcançando assim, um resultado esperado.

Não, gestão não é algo simples! Se for simples, pelo menos não é algo rápido. Gestão é um trabalho de envolvimento das pessoas, construção de autonomia, definição de responsabilidades, gerenciamento de recursos, processos e definição de metas e objetivos.

O que é um software?

Este é outro item que quando a gente procura a definição por aí encontramos algo como:

conjunto de componentes lógicos de um computador ou sistema de processamento de dados; programa, rotina ou conjunto de instruções que controlam o funcionamento de um computador; suporte lógico.

Sim, podemos entender o software como um sistema, um aplicativo, um conjunto de instruções, etc. Mas para ficar mais clara nossa lógica aqui, vamos entender o software como uma ferramenta! Assim como uma chave de fenda, um martelo, um computador, ou até um 5W2H, o software é algo que irá contribuir para que você faça com mais eficiência uma atividade.

Com uma ferramenta nas mãos, você pode fazer qualquer coisa! Inclusive, coisas que não são adequadas aquela ferramenta, pois ela sempre dependerá de quem está usando-a.

Por que empresas geralmente contratam um software?

É muito comum que empresas busquem softwares como ferramentas para automatizar atividades e ganhar tempo em determinados processos. Normalmente, buscamos eliminar atividades repetitivas e que não agregam valor para o trabalho. Mas também automatizamos aquilo que é humanamente impossível ser executado. Geralmente, acontece em 2 situações:

  • Quando volume de dados trabalhado é absurdamente grande
  • Quando o número de pessoas gerenciado é grande (segundo nossa experiência no Qualiex, mais que 30 pessoas você já terá problemas)

Essas característica vemos em muitos gestores da qualidade, por exemplo, que fazem sua gestão em planilhas. Não é perseguição, mas são pessoas que gastam mais de 2 dias para preparar suas análises críticas e apresentações de resultados. Isso sem contar o tempo que gastam trocando e-mails para aprovar documentos em revisão, ou para fazer cobranças de não conformidades, por exemplo.

Com certeza, o software impacta na gestão da qualidade da empresa, mas você sempre terá que trabalhar a gestão. E mais, um software vai desafiar a sua gestão.

Por que um software desafia a sua gestão?

Mesmo que você tenha o melhor software do mundo (tipo o Qualiex, rs), ele ainda será uma ferramenta. E como toda ferramenta, deverá ser utilizada corretamente para alcançar a tal eficiência que eu citei ao explicar o que é um software.

O primeiro desafio é garantir que você não vai tornar eficiente um processo que não é eficaz. E isso acontece mais vezes que você imagina!

Às vezes as pessoas vem com seus processos cheios de burocracias e complexidades desnecessárias e buscam colocar isso tudo dentro do software. Pautam sua gestão no controle! E adivinha: controle, também não é gestão. Mas esse talvez seja mais um post, rs.

Portanto, fica aqui o primeiro desafio: não tornar eficiente aquilo que não é eficaz!

Quando você se propõe a otimizar algo, esteja pronto para reavaliar a forma que você faz as coisas e estar aberto a implementar melhorias que podem fazer seu processo entregar mais resultado.

O segundo desafio é fazer um trabalho mais inteligente. Eliminando atividades manuais, você terá mais tempo para trabalhar no que realmente importa, ou seja, fazer gestão.

Para um profissional da qualidade, fazer gestão pode consistir em construir significado no time para que eles se engajem nos objetivos e ações da organização relacionados a qualidade. Em resumo, trabalhar a cultura da qualidade.

Pois é, uma notificação não será suficiente para que seus colaboradores entendam a importância de entregar aquele projeto, reportar andamento de uma ação de não conformidade ou até revisar um documento. Essa, inclusive, continua sendo sua principal função: ajudar o time a entregar mais resultado com menos esforço!

O software é uma ferramenta que vai entregar as informações suficientes para que você tome decisões mais assertivas e que te levem ao seu objetivo. Mas quem ainda vai conduzir o time, criar as conexões é você! O software é apenas um software.

Você não precisa de um software, tenha um parceiro!

O que eu vejo por aí é que muitas empresas de software para qualidade se consideram a melhor ferramenta para atender o seu processo porque tem a funcionalidade tal, o botão tal, e mil e outras coisas no seu cinto de utilidades.

Conhecendo a rotina dos profissionais da qualidade, eu sei que muitas vezes, uma ferramenta por si só, não é o suficiente para que o gestor promova a mudança que ele precisa para alcançar os desafios desejados, por isso temos entregado, além de ferramentas, conteúdos e metodologias que fazem os sistemas de gestão evoluir.

Já faz um tempo que nós posicionamos o Qualiex como uma solução e não um software. Fizemos isso porque a gente tem assumido os desafios de qualidade com nossos clientes e temos trabalhado para alcançá-los por meio de um trabalho de monitoramento e gestão.

Você encontrará vários softwares por aí. Eu não duvido que eles te ajudarão a alcançar a eficiência em determinados processos. Mas nós temos trabalhado para que você alcance a eficácia do trabalho da qualidade, ou seja, que você chegue ao seu objetivo!

Por esse motivo, nosso time de relacionamento com o cliente são todos Auditores Líderes na ISO 9001, ISO 22000 e ISO 31000. Fora experiência que acumulam ao desenhar projetos de centenas de empresas que buscam excelência.

Deixe seus contatos e fale com um dos nossos especialistas. Eles estão preparados para dizer para você se é o momento de você investir em tecnologias ou não!


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Written by

Monise Carla Bueno

Auditora Líder ISO 9001:2015, ISO 22000:2018 e ISO 31000:2016. Redatora do Blog da Qualidade e Especialista de Comunicação no Qualiex! Eu ajudo profissionais a resolverem problemas de qualidade por meio de tecnologia e acredito que esse é o primeiro passo para uma vida de Excelência. Gosto de rock, desenho animado e vejo qualidade e excelência em tudo isso. Não me leve tão a sério no Twitter, mas se preferir, você também pode me encontrar no Facebook e Linkedin.