Planilhas na gestão da qualidade: 3 motivos para não usar

Sim, eu sei, usar planilhas na gestão da qualidade é quase uma tradição. Muita gente recorre a elas. Seja para tratar não conformidades, gerenciar indicadores, fornecedores, riscos ou competências. E em determinados contextos, elas podem ser bastante úteis.

Porém, um acontecimento pífio do final de semana abriu um alerta na minha cabeça, então decidi escrever esse artigo. Talvez eu esteja indo meio na contramão do que você imagina, pois vou falar dos problemas causados por usar planilhas na gestão da qualidade. E, no final do texto, vou contar o que aconteceu e porque decidi escrever esse texto.

Espero que esse sinal vermelho que apitou na minha cabeça também apite na sua!

Problemas causados por usar planilhas na gestão da qualidade

Eu garanto que se eu te perguntar quais problemas você enfrenta aí na Qualidade, você vai me mostrar uma lista:

• Falta de engajamento dos colaboradores;
• Falta de engajamento da diretoria;
• Dificuldade para gerenciar as pendências;
• Ações ineficazes;
• Não conformidades recorrentes;
• Dificuldade em alocar recursos;
• Dificuldade em priorizar;
• Dificuldade em definir planos de ação;
• Dificuldade para qualificar as pessoas;
• Etc, etc, etc.

(Se você não tem pelo menos 3 desses problemas, por favor, compartilhe sua fórmula! haha)

Esses são problemas de gestão, que de uma forma ou outra irão aparecer na sua empresa. E não vai ser o uso de uma ou outra planilha que vai resolvê-los. Você precisará atuar neles!

Entretanto, além disso, ainda há alguns problemas mais pontuais, que as próprias planilhas podem causar. E que são tema desse artigo.

Achei importante fazer essa diferenciação, porque não podemos terceirizar a gestão. Não adianta, por exemplo, achar que um software, planilha ou ferramenta vai resolver todos os problemas da empresa. Da mesma forma, não podemos deixar que problemas que podem ser resolvidos com uma mudança de ferramenta continuem prejudicando a organização.

Dito isso, vamos aos problemas causados por usar planilhas na gestão da qualidade:

1 – Gestão da Qualidade não se faz sozinho

Não adianta, a gestão da qualidade não é “coisa do setor da qualidade”. Portanto, você vai precisar de uma integração entre todos os (ou vários) setores da sua empresa.

Ao gerenciar indicadores, por exemplo, muito provavelmente várias pessoas vão precisar fazer várias coletas diferentes. Só depois é que alguém irá usar a planilha para fazer a análise do indicador. E isso significa ter diversas pessoas diferentes trabalhando em uma única planilha.

Imagine um indicador estratégico que depende, por exemplo, de 5 coletas para ser analisado. Cada uma dessas coletas é feita por um colaborador diferente. Toda vez que esse indicador tiver de ser analisado, há pelo menos 5 pessoas envolvidas, 5 cobranças para serem feitas e, em casos ainda menos otimizados, 5 planilhas diferentes para atualizar.

Essa falta de centralização das informações, presente nas planilhas, desestimula o trabalho com a Qualidade. As pessoas têm muito mais dificuldades para manter a planilha rodando atualizada do que para fazer a gestão em si. Isso gera mais pendências, desengajamento e procrastinação.

2 – É preciso eliminar o trabalho desnecessário

Quando você trabalha com planilhas, se você for um ás do Excel, até consegue automatizar alguns cálculos e tudo mais. Porém, só consegue fazer isso com o que está dentro da planilha, com o que você inseriu manualmente.

Ao usar planilhas na gestão da qualidade, não é possível puxar dados automaticamente do ERP ou de alguma base de dados da empresa. E esse tipo de coisa acontece aos montes. Existe uma série de rotinas manuais que não agregam valor ao processo, mas precisam ser executadas. Quando você usa planilhas, não é possível automatizar nada disso.

Um exemplo simples. No Qualiex, nós temos uma integração entre a tratativa de indicadores e a gestão de não conformidades. Com ela, é possível automatizar coletas de indicadores relativos à NCS e o sistema coleta tudo sozinho.

Por exemplo, é possível ver facilmente as NCs atrasadas, em andamento ou abertas no período de tempo que você precisar. Assim, você pode partir direto para a análise, a qualquer momento e em qualquer lugar. Você não precisa coletar nada nem gerar o trabalho de alguém ter de coletar. E isso está muito ligado ao próximo tópico:

3 – Quanto mais lentas as decisões, pior é a gestão

Todo o trabalho de ter de atualizar diversas planilhas diferentes, ficar cobrando as pessoas e transitando documentos dentro da empresa gera burocracia. Isso acontece porque vão se criando camadas a mais dentro das atividades.

Ao registrar uma não conformidade, há um aprovador que vai analisá-la e indicar a melhor pessoa (ou setor) para tratá-la. Quando se usa uma planilha, a pessoa tem de alimentar a planilha e enviá-la para o aprovador. Então o aprovador tem de analisar a NC, indicando o tipo de ocorrência e outras informações importantes, e enviar para quem vai fazer a tratativa. Depois, quem vai fazer a tratativa tem de montar o plano de ação e (em alguns casos) devolver a planilha para o aprovador. Que, por fim, vai precisar avaliar e retornar a planilha para o responsável.

Você percebe como usar planilhas na gestão da qualidade insere várias atividades a mais no processo? E isso gera uma fricção enorme em toda a cadeia, em todo o sistema de gestão.

Quando você usa um sistema integrado, nada disso é necessário, pois todas as informações estão centralizadas. Não há envio de documentos nem mesmo necessidade de notificação, pois o próprio sistema notifica todos os envolvidos sobre o andamento da não conformidade.

E essa falta de integração faz com que as coisas sejam lentas, demoradas, morosas. Você não consegue aprovar uma não conformidade e começar a tratá-la de forma ágil, otimizada. E tudo que precisa ser feito leva mais tempo. Se uma NC puder reduzir 10 mil reais de desperdício por dia a sua empresa, você pode perder 100 mil reais porque a ocorrência levou 10 dias para chegar ao aprovador. (essa demora é comum, por exemplo, na logística, setor em que geralmente as NCs vêm por malote nos caminhões)

Problema bônus – Dificuldade para centralizar dados

Apesar de as dashboards estarem tomando conta da gestão, sabemos que os relatórios ainda são importantes. Eles são requisitados em diversos momentos das análises críticas, por exemplo, e também são importantes para as auditorias.

Se você utilizar um sistema de gestão (e é claro que eu recomendo o Qualiex, haha), com 2 ou 3 cliques você emite um relatório. Um completo, organizado, com um layout legal e com o logo da sua empresa. É possível, inclusive, ter modelos diferentes de relatórios. Ou seja, em poucos minutos você tem todas as informações em mãos.

Agora, quando você usa planilhas na gestão da qualidade, a maior parte da centralização dos dados em um relatório terá de ser feita manualmente. Afinal, você terá de juntar os dados, colocá-los em um documento, formatá-los, criar gráficos, formatar de novo. E se precisar alterar algo: formatar mais uma vez.

Temos clientes que levavam 15 dias para montar os relatórios e dados necessários para a análise crítica. Uma semana só para reunir e montar os relatórios e organizar as informações de um jeito que as pessoas pudessem entender.

Porque falar dos problemas causados por usar planilhas na gestão da qualidade

No início do artigo eu disse que um acontecimento banal do meu final de semana me motivou a escrever esse artigo. Para concluir o texto, vou contar o fato e, depois, explicar porque é importante pensar nesse assunto.

Eu estava limpando minha casa e ouvindo um NerdCast, o assunto na verdade era Gerenciamento de tempo. Mas em determinado momento um dos participantes disse que tinha uma planilha incrível de gestão financeira. Ele disse que se os bancos vissem a planilha dele, comprariam para vender para os clientes deles.

Até aí, tudo ok! Porém com o desenrolar da conversa, o cara disse que, às vezes, não executava algumas operações básicas na planilha porque era muito complexo upar informações na planilha. Que tudo que ele precisava fazer levava muito tempo e era difícil de fazer na planilha.

Antes, ele havia falado tão confiante que a planilha dele era incrível, que eu pensei: “Caramba, quero essa planilha”. Mas depois, com pouco tempo de reflexão, ele mesmo identificou que a planilha não era tão boa assim. (pelo menos eu acho que ele identificou, haha)

E esse é o alerta:

Não deixe de analisar seu sistema de gestão

Como eu disse lá no início, usar planilhas na gestão da qualidade é quase uma tradição. É verdade, em muitos casos as empresas começam a gestão assim. E mm muitos casos, elas são necessárias e até ajudam.

Entretanto, a gente se apega a elas e, mesmo sofrendo horrores para manter a gestão em dia, não entende que isso é um problema. Não percebe que aquela planilha (que já foi mega-refinada) não vai resolver o problema e, pior, que está causando problemas. Não entende que há outras alternativas que vão dar velocidade ao processo, torná-lo mais confiável e enxuto.

Se você está usando planilhas da gestão da qualidade e não tem esses problemas (o que acho um pouquinho difícil, mas…) tudo bem. Porém, se isso está acontecendo, é hora de reavaliar as ferramentas do seu sistema de gestão, afinal: o importante não é qual ferramenta você usa, e sim o resultado que você precisa que ela traga.