Modelos de Planilha podem colocar a sua empresa em risco!

Nós produzimos conteúdos sobre Qualidade diariamente aqui no blog, e diariamente chegam dúvidas de todo Brasil. As dúvidas vêm por e-mail, WhatsApp, Telegram, comentários no blog, nas redes sociais e por aí vai. Junto com as dúvidas, recebemos um monte de pedidos de modelos: modelo de procedimento, modelos de planilha de gestão de riscos, modelo de formulário de gestão de mudanças, modelos de todos os tipos.

E nós temos vários tipos de modelo, todos no nosso Portfólio de Conteúdo. Acontece que, muitas vezes, o pessoal faz download do material e nos pergunta: “Mas eu posso usar esse modelo em uma empresa que fabrica ursinhos de pelúcia?”.

Pensando nisso, resolvi escrever esse artigo para falar um pouco sobre a utilização de modelos de planilha (e documentos em geral) na implantação ou melhoria de um Sistema de Gestão da Qualidade. Mas, lendo o artigo, você vai perceber que esse assunto serve para qualquer atividade, setor e processo, ou seja, para a empresa inteira!

Nem tudo que está no modelo é útil para sua empresa

Antes de mais nada, é preciso entender que o modelo é apenas a forma como alguém (de alguma empresa) decidiu organizar uma informação. Essa pessoa analisou o processo que ela executava e escolheu cuidadosamente o que precisava para pôr nesse documento.

Então, quando você pega modelos de planilha de alguém, você está pegando “repositórios de informações”. A pessoa que criou ou adaptou esse modelo fez isso pensando no que ela precisava para o trabalho dela. Muitas vezes, ela montou o documento para um segmento diferente do seu. O que pode acontecer nesse acaso é, por exemplo, você pegar um modelo criado para a indústria e tentar aplicar cegamente em uma empresa de consultoria. Vai dar errado, porque os contextos são completamente diferentes. Nem tudo que ela colocou é relevante para a sua empresa, e isso acontece mesmo que a empresa seja do mesmo setor que a sua.

Você NÃO utiliza “modelos de planilha”, você utiliza métodos!

Já recebi vários e-mails de pessoas que baixam modelos que eu criei (como a Matriz de Competências ou o Manual da Qualidade) perguntando se, caso elas alterassem o modelo, ainda estariam “atendendo a norma”. Essa é uma pergunta que você não precisa fazer.

É preciso entender que não estamos falando apenas de “modelos de planilha”, mas sim de métodos para se fazer as coisas. Os modelos são, de certa forma, “generalistas” nos métodos, portanto, você pode alterar, mas tem que estar ciente de que pode estar mudando o método também. E não há problema algum nisso.

Por exemplo, encontro um modelo de planilha na internet para rodar o ciclo PDCA. Mas eu quero fazer o PDCA sem o A (Act), quero “excluir essa etapa da planilha”, posso? Essa decisão é sua, então você sempre poderá! Entretanto, você precisa estar ciente que você não está usando mais o PDCA padrão, você adaptou um novo método com base no PDCA. Se essa adaptação tiver um motivo, se for pensada e analisada, se ela estiver de acordo com o contexto da sua empresa, não há problema algum.

Cada documento da sua empresa precisa ter uma finalidade específica

Documentos, como Procedimentos, Descrições de cargo, Relatórios de ocorrências (e etc), precisam ter finalidades muito claras. E isso quer dizer que você precisa definir quais informações precisam realmente constar neles para que façam sentido para sua empresa.

Acredito que buscar referências não é ruim, pelo contrário, mas se nas referências (seja de documentos ou de processos) que você encontrou existem informações inúteis para sua empresa, corte-as sem medo!

E essa dica não vale só para a utilização de modelos. Serve também para a revisão dos seus próprios processos, procedimentos, IT’s, etc. Além disso, não custa lembrar: você vai precisar revisar isso de tempos em tempos. Talvez uma informação não faça sentido no seu estado atual, mas daqui a seis meses seja muito importante para a sua empresa.

Nem tudo que é útil para sua empresa está no modelo

Do mesmo jeito, recebo mensagens de pessoas perguntando se “está errado” acrescentar o tópico X, Y ou Z ao modelo de questionário SERVQUAL que elaborei, ou se é possível acrescentar “outro braço” no modelo de Diagrama de Tartaruga.

E a resposta é sim! Você não só pode como deve fazer isso! E isso acontece porque o importante não é atender a norma, muito menos seguir o modelo, fazer “o que está escrito”. O importante é tornar aquele documento útil na sua empresa. Acrescentando a ele informações que vão fazer diferença na rotina das pessoas que trabalham nos processos. Retirando dele informações que não serão usadas e só vão fazer as pessoas perderem tempo medindo, monitorando, avaliando e analisando algo que não será usado para nada.

Entenda a organização e seu contexto

Isso tudo que apontei acontece porque sua empresa é única! Sei que essa frase parece forte, e realmente é! Muita gente ainda não se deu conta de que não existe outra empresa no universo igual a empresa em que ela trabalha.

Mesmo que você consiga um modelo de procedimento de uma empresa do mesmo setor que o seu, com o número de colaboradores muito similar e que fabrique quase o mesmo produto, ainda assim vocês serão diferentes. Sabe o Contexto da organização (item 4), da ISO 9001:2015? Ele não é importante porque está na ISO, mas porque pode ser aplicado em tudo!

Existe uma série de variáveis, que vão desde as pessoas que trabalham nos processos até o tipo de clientes que você atende, que fazem você optar por formas especificas de fazer as coisas. E isso não vão estar me nenhum modelo de documento, não vai poder ser “importado de outra empresa”, e isso nos leva ao ponto mais importante desse artigo, e tema da minha conclusão:

Você é responsável pelo seu trabalho!

Eu não estou dizendo para você não usar modelos de planilha, para não pedir, não avaliar, não tirar ideias e dúvidas. Absolutamente não é isso! Só estou dizendo para não terceirizar o seu trabalho, não sair adaptando modelos “a torto e a direito” na sua empresa. Mesmo e inclusive se forem os modelos que você baixa no Blog da Qualidade. Por mais que a gente se dedique muito para fazer modelos que ajudem você, nós não conhecemos detalhadamente os processos da sua empresa. Você os conhece, então ninguém melhor que você para refletir o que funciona na sua realidade.

Quando nos depararmos com modelos de planilha, não podemos agir como máquinas que replicam tudo de forma algorítmica. Como seres humanos, nós pensamos e temos o poder de ponderar se o que estamos fazendo ajuda ou não nos nossos processos.

Portanto, o que você deve fazer ao elaborar (ou utilizar) um modelo de planilha (ou de qualquer documento) é pensar que ele é uma ferramenta para ajudar você obter mais resultados. Sendo assim, faz sentido tentar serrar madeira utilizando um martelo? Ou seria melhor pensar se essa ferramenta (leia-se modelo) serve mesmo para o propósito das suas tarefas, processos, do seu trabalho?

É possível fazer gestão de forma eficaz, sem usar planilhas e sem perder tempo atualizando documentos

Conforme você for evoluindo na gestão, perceberá que será difícil gerenciar as coisas de forma profissional utilizando planilhas ou modelos de documentos. Você começará a gastar muito tempo para extrair informações e verá que precisa de uma ferramenta melhor, mais ágil e inteligente. Uma ferramenta que automatize as coisas e mantenha suas informações seguras.

Não sei qual é o nível de maturidade do seu SGQ. Não sei por qual momento você está passando agora. Mas conversar com nossos Auditores Líderes pode ajudar a identificar se você precisa de um software para ter uma gestão mais inteligente dos seus documentos ou se a sua empresa consegue alcançar os resultados que vocês buscam só com planilhas, clique no botão abaixo, acesse nosso site e vamos juntos descobrir qual a melhor forma de gerenciar a sua empresa: