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O que é e por que manter o Manual da Qualidade na ISO 9001:2015

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O Manual da Qualidade é um documento que formaliza o Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ) das empresas e documenta seu funcionamento de maneira clara, demonstrando como a empresa age para garantir a qualidade de seu produto ou serviço.

Nele, são descritos todos fatores relevantes sobre a sua empresa e toda a política adotada na execução das tarefas. O manual registra a personalidade da sua organização e quais princípios são adotados para que seus objetivos sejam alcançados, ou seja, a missão, visão, valores, politicas da empresa, processos, diretrizes, enfim, todos estarão no Manual da Qualidade.

O Manual da Qualidade também deve demonstrar como a empresa atua para cumprir os requisitos das normas que pretende atender. Por exemplo, se a empresa tiver a certificação ISO 9001, o seu Manual da Qualidade terá de demonstrar de maneira simplificada o que ela faz para cumprir as exigências da ISO 9001; se a empresa adotar a ONA, acreditação comum em hospitais, seu Manual da Qualidade deverá apresentar as práticas adotadas para atender a norma.

Por que ter um Manual da Qualidade?

Antes, algumas empresas tinham um Manual da Qualidade, apenas para atender o requisito 4.2.1, letra b, da ISO 9001:2008. Muitos não entendiam o real valor dessa informação documentada e nem sabiam como usá-la, o que fazia com que o manual só saísse da gaveta na hora da auditoria.

Às vezes, os colaboradores nem ao menos sabiam da existência do Manual ou, quando sabiam, não conseguiam lê-lo por ser complexo demais, por ter muitas informações irrelevantes ou repetitivas ou até mesmo por não refletir o dia a dia do trabalho das pessoas. O documento perdia seu propósito, pois não comunicava da maneira que deveria comunicar, e se tornava quase inútil para a estratégia da empresa.

A versão 2015 da ISO 9001 trouxe uma abordagem que prioriza fazer com que as empresas encarem a qualidade como um fator fundamental para atingir seus objetivos, fazer com que elas vivam a qualidade e não somente a escrevam em um monte de folhas que serão deixadas de lado dia a dia.

Considerando que não é mais obrigatório, por que eu deveria manter o Manual da Qualidade na minha empresa? É, pode parecer óbvio, mas tenho aqui 3 motivos para que você continue utilizando o manual para fortalecer o seu SGQ.

1 – Impulsione a melhoria contínua

Além de facilitar o gerenciamento do SGQ por parte da organização, um Manual da Qualidade útil torna seu Sistema de Gestão da Qualidade mais auditável, pois proporciona uma visão geral de como a empresa trata a qualidade.

Isso ajuda a encontrar os possíveis problemas de qualidade que existem na sua empresa, tornando possível que você atue sobre eles, definindo ações corretivas ou até indicando oportunidades de melhoria, diminuindo a chance de existirem problemas na auditoria externa, reduzindo o número de não conformidades e facilitando a certificação. Outra vantagem é que o Manual da Qualidade conduzirá o auditor pelos processos que você determinou na sua organização.

2 – Compreenda seu Sistema de Gestão da Qualidade

Apesar da ISO 9001 versão 2015 não exigir o Manual da Qualidade, ele pode conter informações importantes sobre o seu SGQ, como por exemplo, o escopo do Sistema de Gestão da Qualidade com a descrição dos requisitos não aplicáveis a sua empresa.

Mesmo que você vá começar agora um processo de certificação voltado para a qualidade, o manual também torna mais prática a implantação de um SGQ, pois, durante a sua criação, ajuda refletir sobre o estado atual da empresa e sobre como seus processos contribuem para a qualidade. Depois de pronto, o Manual servirá como um mapa, evidenciando a postura da empresa em relação à qualidade.

3 – Formalize sua postura em relação a Qualidade

Alguns clientes costumam requisitar o Manual da Qualidade para conhecer a estrutura do SGQ da empresa que pretende contratar. Se o seu manual refletir de verdade o que a sua empresa pratica, você poderá enviá-lo tranquilidade para o seu cliente sanar dúvidas. Com o manual, o cliente entenderá mais sobre como a sua empresa funciona ao conhecer um pouco dos processos e políticas e, assim, poderá decidir se a sua organização é a mais adequada para atendê-lo.

Fazer com que o leitor entenda o que está sendo apresentando é fundamental para que o manual seja realmente útil.

Resumindo, é uma vantagem ter o Manual da qualidade para:

  • disseminar a Cultura da Qualidade para os colaboradores;
  • formalizar a estrutura do seu SGQ para seus clientes;
  • facilitar o gerenciamento do SGQ nas auditorias internas;
  • ajudar o auditor a entender sua empresa na auditoria externa.

E para você? O manual da qualidade é importante? Comenta aí embaixo!

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