Cultura organizacional

6 fatores que prejudicam o engajamento dos colaboradores na Qualidade

Cartoon de um homem triste tomando chuva de uma única nuvem sobre sua cabeça, representando fatores que prejudicam o engajamento dos colaboradores na Qualidade.
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A falta de engajamento dos colaboradores na Qualidade é um problema quase unanime entre as empresas. Porque é raro conversar com gestores da qualidade e ouvir que ele nunca teve dificuldades para envolver o pessoal no SGQ.

Da mesma forma, sei que muitas empresas gastam tempo e dinheiro em ações que visam engajamento. São horas de treinamentos, palestras, ações internas e até mesmo coach. Não vejo problema nenhum nisso. Afinal, para realmente criar consciência, a cultura precisa ser alimentada de forma recorrente.

Entretanto, às vezes, nos preocupamos demais em executar ações de conscientização (ou até de motivação) e nos esquecemos de algo igualmente importante: encontrar e eliminar pontos de fricção. E isso quer dizer que também devemos trabalhar para eliminar fatores que impedem o engajamento dos colaboradores na Qualidade. No texto de hoje, pretendo falar sobre esses fatores.

1 – As pessoas não entendem que as rotinas são do processo

Falei um pouco disso no meu post sobre “documentos da qualidade”. Às vezes, devido a cultura da empresa ou a forma como a Qualidade é conduzida, as pessoas não conseguem ver que, por exemplo, as rotinas presentes no Check e no Act do PDCA são passos importantes do processo.

Assim, formulários, cadastros de NCs, amostragens ou rotinas de verificação acabam sendo encarado como “rotinas da qualidade”. Não são vistos como rotinas de verificação do processo. Isso acontece porque, geralmente, é o pessoal da Qualidade é que ajuda a organizar o processo. Então, as pessoas não se engajam nessas atividades pois elas parecem desconectadas do trabalho do dia a dia.

2 – As rotinas são muito complexas

Nós continuamente nos esforçamos para tornar os processos produtivos mais, simples, rápidos e confiáveis, certo? Entretanto, nem sempre damos a mesma atenção àquelas rotinas de verificação que comumente chamamos de “rotinas da qualidade”.

Como resultado dessa falta de atenção: criamos formulários de cadastro de NCs com campos desnecessários; não facilitamos o acesso do colaborador a esse formulário; forçamos o colaborador a dar o input de informações em vários lugares diferentes (retrabalho); obrigamos o colaborador a pesquisar informações em 50 planilhas; etc.; etc.

Como consequência, criamos um mindset nas pessoas. Uma mentalidade de que tudo que tem a ver com a qualidade é chato, demorado e burocrático (e, às vezes, realmente fazemos com que seja). Assim, as pessoas deixam de executar rotinas importantes por acharem que “elas são da qualidade” e que “elas atrapalham a execução do processo”.

3 – O famoso “não temos tempo

Acredito que toda empresa saudável tem “mais a fazer” do que “tempo para fazer”. O problema é quando esse “mais a fazer” não é priorizado. Nesses casos, as rotinas vão se sobrepondo umas às outras e nada, efetivamente, é feito. É o que chamamos de “Apagar os incêndios”.

Quando isso acontece, as pessoas não têm momentos específicos para executar as ações do SGQ. Elas precisam encontrar brechas entre outras operações para, por exemplo, coletar indicadores ou tratar NCs. Ou seja, elas executam as ações literalmente “quando dá”. Assim, como nada está priorizado, tudo é urgente e importante, as atividades do SGQ vão ficando sempre em 2º plano. (Quando não em 3º, 4º, talvez 5º…)

4 – As decisões são excessivamente centralizadas

Algumas empresas optam por passar todas as “decisões de processos” pela área de gestão da qualidade. Assim, por exemplo, todos os passos da tratativa de Não conformidades têm de ser aprovados pela Qualidade. (isso quando a empresa não centraliza a tratativa inteira na qualidade, só a qualidade pode tratar e propor ações para as ocorrências)

Eu até acredito que existam contextos em que esse nível de centralização é necessário. Porém, na maioria dos casos, isso é um grande “tiro no pé” para o engajamento dos colaboradores na Qualidade.

Se todas as decisões precisam passar por um setor ou pessoa, a fricção gerada entre a passagem das informações será muito grande. Pois as decisões vão demorar mais para serem decidias e comunicadas e as pessoas simplesmente sairão do contexto do problema gerador.

Voltamos a falar de mindset!

Passado certo tempo, é mais difícil se conectar a ações de problemas passados, pois diversas outras situações entraram na fila. Além de que, esses novos problemas estão frescos e preocupantes nas cabeças das pessoas. (Tudo é urgente, tudo é importante)

5 – A falta de autonomia impede a proatividade

De certa forma, isso está ligado ao tópico anterior. Quando as pessoas não sentem que têm voz para melhorar o processo e o trabalho delas, não existe ação que traga o engajamento dos colaboradores na Qualidade. Pense comigo, se as sugestões do colaborador não são ouvidas, porque ele executaria ações que são para “melhorar os processos”?

Quando as pessoas não têm autonomia para alterar aquilo que não está dando certo, as ações de melhoria de processos se tornam ainda mais distantes, pois soam de forma autoritária de fora da rotina.

Nesses casos, inclusive, muitas vezes as pessoas promovem melhorias de forma individualizada. Não notificam ninguém. Afinal, elas não se sentem confortáveis em expor algo que “não poderiam mexer”. O problema maior aqui é que ótimas melhorias, que poderiam ser padronizadas (“coisa da qualidade”) e ajudar a empresa toda, acabam ficando escondidas na rotina das pessoas.

6 – Os resultados esperados não são claros

Todas as ações de uma empresa devem ser direcionadas a um objetivo. Com a ação Y, esperamos obter o resultado X. Porém, nem sempre conseguimos alinhar esses aspectos com todos os envolvidos. Então o colaborador não entende quais são os resultados que o processo dele tem como saída.

É óbvio que o produto final do processo é um resultado esperado. Se produzimos parafusos, parafusos tem de ser produzidos. Se pintamos casas, casas tem de ser pintadas. Se intermediamos vendas entre empresas de ramos diferentes, vendas tem de ser intermediadas. Etc. Entretanto, esse não é o único resultado esperado do processo.

Também esperamos que o processo se torne mais ágil e seguro. Esperamos que o processo seja continuamente melhorado. Esperamos que o processo se torne mais barato. Esperamos que o processo entregue 0 defeitos. Esperamos que o processo atue de forma a aumentar a satisfação do cliente. Etc. Mas isso nem sempre é reforçado para o colaborador.

Na maioria as vezes, só nos lembramos de cobrar e reconhecer os resultados finais do processo. No meio disso, as “rotinas da qualidade” vão se perdendo. A verificação se torna um trabalho extra e as NCs uma burocracia da qualidade.

Não mitigue o engajamento dos colaboradores na Qualidade

Trabalhar para identificar e eliminar fatores que prejudicam engajamento dos colaboradores na Qualidade é fundamental. As coisas precisam ser mais simples! Não para a gestão da qualidade, mas para o sucesso e sustentabilidade da empresa como um todo.

Acreditamos tanto nisso que um dos diferenciais que procuramos entregar com nossos produtos e serviços é “simplificar o trabalho do cliente”. Fazemos isso porque acreditamos que o simples ajuda no engajamento das pessoas. Ajuda a trazer mais resultados!

Assim, como gestores e responsáveis por apoiar a cultura da empresa, não podemos mitigar esse trabalho. Não podemos atuar apenas exigindo engajamento. Nós precisamos apoiar as pessoas a fazerem o trabalho delas da melhor forma possível. Precisamos ajudar a simplificar as coisas! Dessa forma, começamos a entender que atacar pontos negativos da empresa que atrapalham as pessoas e prejudicam os processos é nossa tarefa principal.

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