3 perguntas para criar uma gestão à vista eficaz!

imagem com 3 homens e 3 mulheres conversando em uma empresa. Uma das mulheres está digitando no notebook enquanto os outros prestam atenção no que um rapaz fala. Essa imagem simboliza o artigo sobre criar uma gestão a vista eficaz.

É difícil encontrar alguém que não gosta de gestão à vista. Ela é didática, visual, interativa, reforça informações importantes, pode ser colorida e até mesmo divertida. Mas, de qualquer forma, às vezes criar gestão à vista acaba não funcionando como deveria. É ignorada e, muitas vezes, acaba virando enfeite na empresa.

Obviamente, existem diversas variáveis que podem fazer com que uma gestão à vista não funcione, mas hoje quero explorar algumas reflexões que, na minha opinião, são os principais motivos que levam a isso.

1 – Qual o objetivo da gestão à vista?

Essa é uma pergunta que vejo poucas pessoas fazerem. Geralmente a discussão começa com a pergunta: “Como faremos a gestão à vista?”. A gente tem essa tendência de querer discutir logo o “como fazer” antes de entender bem o “por que fazer”. O problema é esquecer que o por que fazer algo é uma discussão que influencia diretamente na eficácia do trabalho.

Definindo muito bem o resultado esperado do trabalho, a maneira de executar vai ficar mais direcionada e até mais simples. Você terá que discutir o como será feito, até porque isso influenciará na eficiência do trabalho e como ele será mantido ao longo do tempo, mas primeiro, deve-se saber por quê! Para fazer uma gestão à vista que funciona, primeiro precisamos definir a eficácia.

Dessa forma, antes de iniciar qualquer trabalho, no caso deste assunto, para criar gestão à vista, tenha muito claro: Qual o objetivo deste painel?

2 – O objetivo é adequado?

Há alguns dias, após uma discussão séria sobre um painel visual que utilizamos por aqui, mas que, de alguma forma, não teve o efeito esperado, perguntei para um colega de trabalho:

– Qual é o objetivo de criar gestão à vista?

– Comunicar! Foi a pronta resposta dele.

Então acendi um alerta bem grande! Comunicar? É para isso que serve gestão à vista?

É claro que a gestão à vista, por si própria, tem a ver com compartilhar informações no ambiente de trabalho, a ponto de torná-las disponíveis para todos. Entretanto, se a questão é só COMUNICAR, você não precisa de uma gestão à vista.

Talvez você precise de um quadro de recados, um painel comunicativo, ou até de um e-mail disparado periodicamente, mas não de uma gestão à vista.

Gestão à vista NÃO É um quadro de recados!

A ideia de criar gestão à vista é tornar visível a gestão de algo. Ou seja, é fazer com que números que realmente importam, seja sobre um processo ou projeto, estejam visíveis a ponto de entendermos os impactos do nosso trabalho.

O objetivo da gestão à vista passa por comunicação, mas não é só isso. Está mais relacionada com engajamento e, assim, chegamos à última pergunta:

3 – Você tem gestão à vista ou um modelo de trabalho?

Por mais que a gestão à vista seja uma ferramenta “muito legalzinha”, ela não é algo para tornar o ambiente apenas mais bonito. Se o objetivo for esse, é melhor ter um papel de parede, um adesivo, ou um quadro do Simpsons (eu gosto muito). 

Colocar um quadro visual não leva às pessoas a se envolverem. Pode até despertar a curiosidade à princípio, mas logo o pessoal se acostuma e vai se tornar apenas mais um adorno para o ambiente.

Então, é necessário que as pessoas discutam sobre as informações. A gestão à vista (e suas informações, é claro) deve ser pauta de uma conversa, um gatilho para discussão. O quadro tem que ser percebido! Deve estar com as informações atualizadas e as pessoas devem reclamar quando não estiver atualizado, ou seja, tem que ser USADO!

Você montou uma gestão à vista? Então, agora, as reuniões diárias, semanais, ou conversas com o time devem usar aquelas informações expostas para alguma coisa. Coisa essa que tem a ver com o seu resultado esperado

O quadro deve ser visitado, revisitado, discutido. Do contrário, provavelmente, você está desperdiçando tempo, espaço e dinheiro ao manter algo que não é usado. Entenda: gestão à vista não é um “quadro na parede”, é um tópico de discussão sobre o trabalho.

Gestão à vista é uma ferramenta de ENGAJAMENTO!

Os painéis visuais não são apenas para comunicação, eles ajudam a construir um modelo de trabalho mais visual, acessível e simples. Mas você não conseguirá tirar o melhor do seu KANBAN, por exemplo, montando-o e deixando lá, esquecido. Você precisa criar momentos que façam seus painéis contribuírem com o trabalho.

Sim, eles vão contribuir com a comunicação da empresa, mas a comunicação está para o engajamento assim como os ritos estão para a cultura. Não dá para engajar pessoas sem uma comunicação efetiva, assim como não dá para criar uma cultura sem ter momentos sistemáticos e repetidos (ritos) que a sustentem.

Assim, a gestão à vista também é uma ferramenta da cultura. Se você NÃO está conseguindo gerar resultados eficazes com essa ferramenta, talvez seja melhor não usá-la. Com essas perguntas, acredito que você já conseguirá fazer boas discussões sobre o assunto.

Por aqui, já estou descartando coisas e refazendo painéis com um novo olhar. E você, tem conseguido aproveitar os resultados da sua gestão à vista?

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