Neste exato momento, diversos projetos estão em andamento em sua organização. Da contratação de um colaborador à confraternização de fim de ano, as iniciativas demandam recursos escassos como tempo, pessoas e dinheiro, por exemplo. Mas estes recursos estão sendo bem geridos? E como essa gestão afeta o resultado da empresa?
O que é Gestão de Projetos?
Antes de falarmos sobre a gestão, é de grande importância contextualizarmos o conceito de projeto. Segundo a mais renomada fonte de informações sobre projetos, o PMBOK (Base de Conhecimentos de Gestão de Projetos), projeto é um “esforço temporário empreendido para criar um novo produto, serviço ou resultado exclusivo”¹.
Fonte: Amazon, 2023.
Por se tratar de um esforço temporário com objetivo claro, é de grande importância que os projetos sejam geridos de forma ordenada. Esta organização é especialmente relevante no que tange à utilização de recursos e cumprimento dos prazos para alcançar os objetivos esperados.
Porém, a gestão começa antes mesmo do início do projeto, ou seja, ainda durante sua concepção.
Definindo o escopo e indicadores de acompanhamento
Antes de um projeto ver a luz do dia, se deve entender bem seu escopo, riscos e resultados esperados. Em especial, definindo seus indicadores de acompanhamento. Essas informações são imprescindíveis para que haja um controle da qualidade das entregas durante a execução. Além disso, esses dados também ajudam a priorizar as ações e projetos mais relevantes para o resultado da estratégia da empresa.
Monitoramento de atividades e gestão de mudanças
Durante a execução dos projetos, o controle e o monitoramento das atividades, conforme estabelecido no início, é essencial. Dessa forma, podemos entender se estamos no caminho ideal, ou se é necessária uma mudança de rota. Gestão de mudanças também é parte relevante na Gestão de Projetos.
Para além da conclusão, a análise estratégica
Por fim, a finalização do projeto deve vir não só com a conclusão de todas as atividades e entregas previstas, mas também da avaliação da eficácia da execução. É importante entender, ainda, a efetividade do projeto no contexto estratégico da empresa.
Desafios na Gestão de Projetos
São muitos os fatores que podem tornar a gestão dos projetos um desafio. Como citado por Eliyahu M. Goldratt, em seu livro “A Meta”, se tem algo que “podemos ter certeza [é] de que o Murphy vai atacar de novo”².
A fictícia “Lei de Murphy” diz que “se algo tende a dar errado, certamente vai dar errado”. Imprevistos acontecem e devem ser tratados.
Porém, as maiores armadilhas estão na própria gestão interna. Boa parte dos problemas tem origem no controle do projeto, como por exemplo:
- Atrasos nas entregas;
- Falhas de comunicação;
- Falta de alinhamento entre as partes envolvidas.
É de extrema importância que sejam feitos os devidos registros de progresso e custo do projeto. Também é fundamental que todas as informações estejam claras e bem difundidas entre as partes interessadas. Além disso, identificar se está no ritmo adequado das entregas é um ótimo fator de medição da saúde do projeto.
Uma metodologia interessante para controle do desempenho do projeto é o IDP – Índice de Desempenho de Prazo. Este indicador apresenta a conversão entre os valores planejados e os valores realizados do projeto até o momento. Dessa forma, o IDP demonstra se o desempenho do projeto está positivo, no prazo ou negativo.
| IDP – Índice de Desempenho de Prazo | ||
| progresso realizado > progresso planejado | IDP > 1,0 | Projeto adiantado |
| progresso realizado = progresso planejado | IDP = 1,0 | Projeto no prazo |
| progresso realizado < progresso planejado | IDP < 1,0 | Projeto atrasado |
Como um Portfólio de Projetos ajuda uma empresa?
Entende-se como Portfólio, um conjunto de projetos que visa atender a necessidades da empresa. Isto permite que a gestão consiga ter uma visão global do que está em andamento e dos próximos projetos a serem trabalhados.
Essa estrutura auxilia na priorização dos projetos e possibilita que a gestão tenha uma ampla compreensão da utilização de recursos. Com isso, garantimos o alinhamento dos projetos com as estratégias da empresa.
Portfólio de Projetos com o Qualiex
O Qualiex possui um sistema completo para garantir a qualidade na sua organização. E com o módulo Planos, você consegue fazer a gestão dos projetos de maneira fácil e assertiva.
Benefícios do módulo Planos
Seu portfólio de projetos com Qualiex tem um ambiente propício para a excelência em sua gestão. Com o Planos, você pode hierarquizar seus programas, projetos e ações, com total visibilidade do que vem sendo trabalhado. E ainda pode vincular suas atividades às estratégias de sua empresa.
Seus projetos podem contar com:
- Equipes vinculadas;
- Reportes de progresso e custo;
- Gestão hierarquizada;
- Índice de desempenho de prazo (IDP);
- Verificação da eficácia do projeto.
No cadastro dos projetos, você conta com categorias personalizadas, além de poder personalizar os formulários de cadastro de acordo com seu formato de gestão.
Integração com outros módulos do Qualiex
Seus projetos geridos no módulo Planos também lhe fornecem informações para outros módulos do Qualiex. Você pode consolidar diversas informações através do Qualiex Análises, ou referenciar um projeto dentro de uma ata no Qualiex Atas e Decisões, por exemplo. São múltiplas possibilidades para otimizar a gestão do portfólio de projetos de sua organização.
O papel estratégico do Portfólio de Projetos
A gestão de projetos auxilia não só em uma centralização de informações que otimiza a utilização de recursos, como também garante a qualidade dos projetos executados. E, como sabemos, tudo isso pode impactar diretamente nos resultados da sua empresa.
Para aprofundarmos ainda mais sobre este tema, convido você para assistir o Aulão “Portfólio de Projetos como Impulsionador de Resultados”, que rolou no dia 13/09/23.
Onde estive ao lado de Antônio Neto, Monise Carla e Rodolfo Paludeto, conversando sobre como um portfólio de projetos pode contribuir para impulsionar os resultados da sua organização.
Fontes:
¹ O QUE É GERENCIAMENTO DE PROJETOS?. Project Management Institute Espítiro Santo, 2023. Disponível em: https://pmies.org.br/conheca/o-que-e-gerenciamento-de-projetos/. Acesso em: 04 de setembro de 2023.
² GOLDRAT, Eliyahu M. A Meta | Edição comemorativa 30 anos. 3ª Edição. São Paulo: Editora Nobel, 1 de agosto de 2014.
