"Apaixonado por tecnologia, processos e qualidade, nascido e criado em uma fazenda no interior, sentia falta de me conectar e saber como funciona “o mundo lá fora”. Atuo com Gestão de Qualidade há quase uma década, e há alguns anos ajudo equipes a performarem melhor e gestores a tomarem as melhores decisões. Atualmente sou líder de Inteligência Operacional na ForLogic, atuando diretamente com projetos, processos e RevOps. Em paralelo gasto minha energia física em busca de concluir minha primeira maratona.”
Na contramão de muitos contextos do mundo corporativo, projetos têm, sim, uma “receita de bolo”. Independentemente do framework utilizado, se temos um esforço para criar um resultado exclusivo, precisamos saber como e onde queremos chegar.
A partir daí, surge a Gestão de Projetos, que abordei em outro artigo aqui do Blog da Qualidade. Quando passamos a priorizar nossas demandas e gerenciar nossas atividades, as entregas passam a acontecer com mais previsibilidade de custo, prazo e qualidade.
Porém, nenhuma gestão está isenta de riscos, e alguns erros de Gestão de Projetos podem custar caro! Confira a seguir.
O primeiro erro: Aprovar projetos incompatíveis com a estratégia da empresa
No dia a dia da companhia, surgem diversos novos projetos, formais ou não. Todos esses projetos competirão por atenção e recursos. Neste cenário, é comum direcionarmos nossos esforços em algo que não está alinhado ou até nos distancia da estratégia da empresa.
Consequências do erro
A estratégia de uma companhia é sagrada. Trabalhar em projetos que não seguem esse direcionamento pode atrasar gravemente o desenvolvimento dos negócios, trazendo perdas muitas vezes imensuráveis.
Soluções e melhores práticas
- Identificar a conexão dos projetos aos objetivos da empresa, sejam de curto prazo, como um OKR, até uma visão de longo prazo;
- Revisar periodicamente o backlog de projetos da organização, para que nenhum projeto importante deixe de ser priorizado;
- Equilibrar os projetos entre áreas de foco e equipes, tendo um olhar 360º.
Segundo erro: negligenciar ou atropelar o planejamento
Uma vez priorizado, o projeto precisa ter um planejamento adequado, e essa etapa é de suma importância para seu sucesso. É comum negligenciarmos essa fase em prol da execução, desconsiderando os diversos fatores que precisamos verificar antes do início das atividades.
Consequências do erro
Falta de planejamento significa descontrole e imprevisibilidade. Com isso, temos um cenário de incertezas que poderá levar a um desperdício de recursos ou até direcionar o projeto a um rumo diferente do esperado, afetando diretamente os resultados da companhia.
Soluções e melhores práticas
A metodologia escolhida deve impactar na forma de realizar o planejamento. O Guia PMBOK, um dos livros essenciais para a gestão de projetos, possui suas próprias regras.
Já a metodologia SCRUM traz ritos mais simples e diretos. Por aqui utilizamos o PAS, sigla para Planejamento Ágil com Significado, na concepção de nossos projetos.
Contudo, independentemente da metodologia, é importantíssimo considerarmos:
- Os objetivos do projeto e conexão com a estratégia;
- Os principais marcos ou entregas deste projeto;
- Indicadores que mostrem se estamos atingindo os objetivos;
- Riscos do projeto, sejam eles ameaças ou oportunidades (recomendável uma Análise SWOT);
- Mapeamento de recursos (equipes, estrutura, dinheiro etc.);
- Retorno sobre o valor investido.
O terceiro erro: Gerir todos os projetos no mesmo portfólio
Colocarmos todos os projetos no mesmo “balaio” é um erro comum que cometemos, principalmente em organizações menos setorizadas. Desta maneira, temos contextos diferentes sendo trabalhados num mesmo portfólio, nublando as informações e dificultando a gestão.
Consequências do erro
Tratando os projetos de forma igualitária, gerimos nossos recursos com baixa eficiência e direcionamos nossos esforços de forma desordenada. O desrespeito aos contextos pode tornar nosso time lento, sem foco, desorientado e exausto.
Soluções e melhores práticas
- Classificar os projetos por portfólios, considerando contextos e visões diferentes;
- Dar clareza aos papéis de atuação e gestão dentro dos portfólios;
- Sempre que necessário, revisar os portfólios de projetos.
O quarto erro: Gestão de Recursos Ineficiente
Como abordamos no Erro 1, a gestão de projetos é uma constante competição por recursos. Não é raro executarmos as ações de forma equivocada, utilizando nossos ativos para a realização daquilo que não é a prioridade ou, em muitos casos, utilizando o recurso inadequado para o tema.
Consequências do erro
Recursos mal geridos impactam diretamente no custo do projeto, principalmente no que diz respeito a entregas. Mas esse impacto pode ir além, afetando a saúde da organização como um todo, seja de performance ou de resultados.
Soluções e melhores práticas
- Respeitar o planejamento, e sempre que necessário, realizar a Gestão de Mudanças;
- Manter a equipe engajada, com comunicação fluida e clara;
- Aproveitar a estrutura de portfólios para sincronizar a utilização dos recursos.
Quinto erro: Não avaliar a eficácia do seu projeto
Muitas vezes finalizamos o projeto e já seguimos para o próximo, sem avaliarmos seus resultados e aprendizados. Outro costume é criarmos um novo projeto sobre o mesmo tema, para algo que já deveria virar um processo.
Consequências do erro
Ao ignorarmos os resultados, estamos negligenciando todo o esforço empregado naquela entrega. Com isso, podemos cometer os mesmos erros de gestão ou até repetir ou continuar um projeto que não faz sentido.
Soluções e melhores práticas
- Revisar o PAS ou qualquer método de planejamento para avaliar se foram cumpridos os objetivos;
- Avaliar os indicadores do projeto e desdobrar em planos de ação, quando necessário;
- Avaliar a incidência dos riscos identificados para o projeto;
- Avaliar o retorno sobre o investimento aplicado.
Evite erros de gestão de projetos e mantenha a busca pela excelência
Podemos entender que pequenas falhas na gestão podem trazer impactos gigantescos na DRE. Alguns problemas são evidentes, e outros podem aparecer até no decorrer de anos. Portanto, não podemos negligenciar os temas abordados se estivermos em busca de excelência para nossa operação.
Experimente olhar para essas práticas sugeridas, e veja que aos poucos a operação de projetos vai se tornar cada vez mais fluida e efetiva para os resultados da sua organização. Projeto bem gerido impacta diretamente no caixa!
Ficou com alguma dúvida? Quer acrescentar em algum contexto? Fique à vontade para contribuir aqui embaixo nos comentários.
Ahh! E se você quer saber um pouco mais sobre portifólio de projetos não deixe de conferir o episodio #141 do Qualicast.
Qualiex: O melhor Software para a Gestão da Qualidade!
Gostou das dicas para evitar erros de gestão de projetos? Com a ajuda do Qualiex você consegue fazer uma gestão sistêmica e profissional dos processos em sua empresa. Elimine planilhas, ganhe tempo, garanta a conformidade com os requisitos aplicáveis e foque seus recursos no que realmente importa.
E tem mais: Se você é pequena empresa pode contar com a tecnologia Qualiex disponível sob medida para sua organização. O Qualitfy é perfeito para encaixar no orçamento de sua pequena empresa e fazer ela conquistar os resultados que busca.
Além de sermos o melhor software para gestão da qualidade, te ajudamos com cursos de especialistas voltados à gestão, qualidade e excelência por meio da Saber Gestão. Por isso, não perca mais tempo, entre em contato conosco!
