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Planejamento ágil de significado

imagem de um homem com vários papeis, um celular e canetas fazendo um planejamento ágil.
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Hoje vou mostrar uma forma diferente de pensar em projetos e planejamentos, vou apresentar o Planejamento Ágil de Significado (PAS).

De cara, eu já vou dizer que essa ideia está ancorada em duas referências que admiro e sigo a muito tempo. O David Allen, criador do método GTD do célebre livro “A Arte de fazer acontecer” e também o Roberto Tranjan, co-fundador da Metanoia que tem o conceito de Metaprojeto.

Ambos os conceitos são independentes e possuem métodos distintos, mas na minha leitura, trazem muitas similaridades, e foi com elas que criei o PAS, aproveitando o que eu julgo melhor dos dois mundos.

Planejar não é chato

Uma coisa que gosto de diferenciar é planejamento de plano. Planejar é muito divertido, seguir planos, às vezes é chato. Planejar deve ser um exercício de criatividade e alegria! A hora de planejar é quando tudo é possível e quando as ideias brotam.

Você está o tempo todo planejando, quer ver? Se você decide fazer um churrasco, para comemorar algo, ou confraternizar. Assim que você decide “porque” fazer, você definiu o propósito desse churrasco.

Você então pensa “quem” vai chamar, e isso pode ou não ajustar o propósito, uma vez que, dependendo de quem vir, o propósito pode mudar. Já começa também a refletir sobre “o que você não pode abrir mão”, a música, o horário e tudo mais que for indiscutível!

Então você decide “o que” vai fazer. Imagina como vai ser, qual carne, bebida, horário e outros detalhes. Você reúne as pessoas (sua esposa, marido, filhos, ou outras pessoas importantes pra você) e conversa sobre isso. Pergunta o que eles acham de um churrasco e então, vem uma chuva de ideias sobre o que poderia ter, como poderiam fazer e também quem poderia vir.

Depois do papo, decidem como vai ser, atualizam as expectativas e começam a trabalhar “como” fazer tudo, aí vem as ações e tarefas. Comprar carne, convidar pessoal, limpar a grelha, e por aí vai. 

Pronto: Você fez um planejamento.

O trabalho deve ser com significado, o tempo todo

Pessoas conscientes fazem o que faz sentido para elas. Por isso sempre antes de “fazer um churrasco” você pensa em “quem” e “porque”. Porque isso dá sentido. Inclusive, os “quems e os porquês” dão sentido à vida das pessoas. 

O PAS não se caracteriza pela sequência rígida de atividades, mas por estimular um trabalho criativo, consciente e direcionado ao resultado com muito significado.

Sem mais delongas, vamos conhecer como fazer o PAS. 

O PAS acontece basicamente com os seguintes passos:

  1. Propósito: defina o porquê do que vai fazer.
  2. Cliente foco: Defina quem vai ser o cliente desse projeto, desse plano.
  3. Princípios: o que você não abre mão. É indiscutível, itens que você vai manter e realizar.
  4. Visão de resultados: imagine o que acontece quando isso estiver dado certo.
  5. Ideação: ouça ideias e sugestões (brainstorming)
  6. Time: quem são as pessoas que vão se comprometer com esse projeto
  7. Líder: quem vai ser o responsável pelo sucesso ou fracasso e tirar impedimentos
  8. Ações: Quais são as ações e principalmente, próximos passos para o projeto acontecer.
  9. Indicadores: como vamos avaliar se o projeto foi ou não bem sucedido.

São muitos passos, mas é complicado? Como fazer?

Como realizar o Planejamento Ágil de Significado?

Você pode fazer tudo em uma manhã, em duas horas, ou em 20 minutos. Isso depende da complexidade do projeto ou plano, do tamanho da equipe, da sua concisão e foco.

Mas se eu fosse dividir o trabalho em 3 momentos, eu os separaria da maneira como vou apresentar, em reuniões de 30 minutos à 1h30. 

Passo 1: O propósito, princípios e cliente foco

O propósito do projeto é o real motivo daquilo ocorrer, é o “porque”. Quando as pessoas sabem por que trabalham em algo, elas veem significado nisso. E isso aumenta muito a entrega do time para o resultado do projeto.

Tão importante quanto o propósito é o foco desse projeto. Quem é o cliente do projeto? Esse projeto gera valor para quem? Você só colhe resultados se gerar valor para alguém. O “quem” influencia diretamente o “porquê”, por isso, esses dois vão se “auto ajustando” conforme são criados. 

Assim como os princípios do projeto. Princípios são os valores, condutas, virtudes e coisas pela qual você não abre mão nesse plano. No caso do churrasco, por exemplo, eu não renuncio a boa música. Se eu fizer o churrasco, não toca funk! Isso é um princípio para mim! 

Nesta etapa, talvez você ainda não tenha o time completo, mas é importante que várias pessoas participem para melhorar o entendimento do projeto. E lembre-se, é daqui que tudo começa, mas não tenha medo de voltar e ajustar o propósito a qualquer tempo, se assim for necessário.

Passo 2: Visão de resultados, Ideação e indicadores

A visão de resultados é o que você vai ter obtido depois do projeto executado. Um erro comum de planos e projetos é que geralmente queremos sair do ponto A para o ponto Z. Quando partimos de maneira racional (e não criativa) por algum motivo, fazemos assim, nessa ordem:

  • Ponto A,
  • Ponto B,
  • Ponto C, 
  • … vários pontos depois,
  • Ponto Z.

Nesse caminho corremos o risco de cometer vários erros, do tipo, executar pontos sem necessidade, se perder em tarefas e esquecer o propósito do projeto, até o absurdo (quem nunca) de pintar o alvo e dizer que “chegamos onde queríamos”, quando na verdade, resolvemos parar onde chegamos.

Por isso a visão é importante, é sobre imaginar o projeto concluído e os resultados que tivemos com ele. Esse é o ponto Z! Depois que encontrou ele, vir voltando do ponto Z até o A, pensando no que devemos fazer para cumprir cada item dessa visão. 

Eis então que entra a Ideação. O David Allen traz uma ótima observação, que é mais ou menos assim: “se você pedir boas ideias, poucas ideias virão. Peça ideias, qualquer ideia, sem julgar”. 

Isso abre espaço para a criatividade e tira o “peso” de uma ideia ser julgada boba, mas que pode ser sensacional! Você pode fazer um brainstorm, para coletar ideias dos mais diferentes tipos. Depois de um tempo coletando é hora de classificar as ideias, ver o que vai virar ação e o que pode virar um novo item da visão. 

Sim, alguém pode ter trazido uma expectativa do projeto que não havia sido pensada, um princípio, ou mesmo, algum ponto que precise ser atualizado no cliente foco ou no propósito.

Por fim, pense no que pode virar indicador, ou qualquer outra medição real de que o projeto entregou resultados. Isso é importante para ter certeza que o projeto foi efetivo, isso indica também “quanto” o projeto vai custar e render.

Passo 3: Time, Líder e Ações

Tanto o time quanto o líder do projeto podem estar claros logo no início, ou não. Na fase 1 e 2, as discussões podem pegar rumos que esclareçam a necessidade de outras competências para o sucesso do projeto. Muitas vezes, a necessidade de outra pessoa para liderá-lo.

Por isso, aqui o time e projeto são definidos, e principalmente, os envolvidos assumem um COMPROMISSO FORMAL com o sucesso do projeto. E isso já é ligado no conjunto de ações ou planos de ação que são o “COMO” o projeto vai acontecer. 

Ainda cabem reparos na visão, propósito e indicadores, mas depois do time definido, o que foi acordado deve ser perseguido. Isto porque aqui, todos sabem o significado do projeto para eles próprios e para o cliente, os princípios, a visão de onde querem chegar e agora tem um conjunto de ações para realizar. 

O líder deve tirar impedimentos e focar em garantir as entregas do time.

Um velho jeito novo de pensar

Veja que não apresentei nenhuma técnica nova, ou ideia mirabolante, eu simplesmente montei o trabalho de um jeito que as pessoas influenciam o resultado, entendam sua autonomia e saibam o significado do que fazem.

Depois dos planos de ação, se você quiser criar um GANTT, usar o Project, ou o Qualiex (recomendo muito) para coordenar as ações, faça isso sim. Mas isso, em muitos casos é o menor dos problemas.

Isso é novo porque muda o centro de gravidade de planos e projetos do “controle” para o “significado”. Já pensou nisso?

Vamos falar mais do PAS no futuro, é claro, mas isso fez sentido aí?

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