Apaixonado por tudo que envolve melhorar a vida de pessoas usando produtos e serviços que façam sentido. Product Manager na Forlogic, Especialista Qualiex, também fala sobre ux Research, Scrum, agilidade e gestão de produtos.
Se os projetos da sua empresa vivem dando errado, sabia que provavelmente você problemas na sua gestão de riscos.
O que é Gestão de Riscos?
Gerenciar riscos nada mais é do que gerenciar incertezas. Um risco é sempre a possibilidade de algo acontecer acompanhado de uma consequência. Para as incertezas que se acontecerem nos ajudam a atingir um objetivo damos o nome de Oportunidade, para as que nos prejudicam damos o nome de Ameaça.
Podemos dizer que gestão de riscos é o processo de identificar (de preferência na etapa de planejamento do projeto), analisar, priorizar e atuar nas incertezas mais relevantes.
Em projetos, o gerenciamento de riscos é fundamental, já que um projeto é um esforço temporário, com objetivo esperado, que é feito pela primeira vez e que muitas vezes envolvem diversas variáveis (diferentes times, recursos providos externamente e estimativas).
Existe alguns riscos que são bem comuns a qualquer projeto como:
- Indisponibilidade de recursos necessários planejados: uma pessoa sai de férias ou fica doente no meio do projeto
- Mudança de escopo: quando o cliente pede “só mais algumas coisinhas” no projeto
- Baixo desempenho: tarefas planejadas para durarem x estão durando 2x impactando o cronograma
Então, ao planejar seu projeto, pense o que pode acontecer que vai impulsioná-lo em direção os objetivos o que pode acontecer que poderia ameaçá-lo de atingir esses mesmos objetivos.
Benefícios de aplicar a Gestão de Riscos em projetos
- Maior assertividade: Seja de custo, prazo ou escopo, gerenciar riscos aumenta a chance de que você cumpra os combinados com as partes interessadas.
- Melhoria na tomada de decisão: A partir da análise dos riscos você pode fazer alterações importantes no seu projeto.
- Aumento de maturidade de gestão: Pensar em riscos é pensar em futuro, com isso o time envolvido desenvolve uma maior maturidade em relação a planejamento, gestão e visão de futuro.
- Maior confiança das partes interessadas no projeto: Todo mundo fica mais confortável quando sabe que a equipe fez exercícios para pensar nas principais coisas que poderiam dar errado e se prepararam para isso. Você confia mais em quem tem somente o plano A ou quem tem também o B, C e etc?
- Aumento da satisfação do cliente: Projetos entregues no prazo, com qualidade e sem custos extras tem grande chance de ajudarem na fidelização do cliente
Ok, mas como aplicar a Gestão de Riscos em projetos?
Tudo começa no planejamento. Nessa etapa do projeto, conforme as atividades necessárias são mapeadas a equipe do projeto deve ser envolvida para identificar os riscos. Um bom exercício é o brainstorm, onde o grupo se ajuda e começam a listar, nesse primeiro momento sem nenhum tipo de filtro ou julgamento, todos os possíveis riscos do projeto.
É recomendável também revisitar as lições aprendidas de projetos passados, olhando para o que deu certo ou errado no passado podemos planejar melhor o futuro.
Depois de identificados os riscos, o próximo passo é realizar uma análise inicial. Para isso a própria sugestão do PMBOK é considerar probabilidade e impacto. Probabilidade é responder: qual a chance desse risco acontecer? E Impacto é responder: quando esse risco acontecer, qual o impacto dele no projeto? O resultado dessa análise serão um conjunto de riscos alocados em uma matriz de probabilidade e impacto:
Com a análise feita, podemos avaliar os riscos. Ou seja, a partir de qual criticidade vamos atuar? Aqui não existe uma regra, depende do apetite de risco da organização/projeto. O mais importante é priorizar, já que é impossível tratar tudo de uma só vez.
Depois que os riscos que serão tratados foram selecionados o próximo passo é decidir a estratégia e as respectivas ações. Alguns riscos são críticos demais e podem acabar com o projeto e por isso precisam ser prevenidos, outros, não temos como evitar que aconteçam, mas podemos mitigar seus impactos. Independente da estratégia escolhida é importante que as ações pertinentes sejam planejadas.
Por fim, depois de planejadas as ações começam o monitoramento. É importante colocar a atenção em três coisas: realizar novas análises dos riscos já identificados para entender se a probabilidade ou impacto mudou, acompanhar as ações definidas (afinal nada vai mudar se as ações não forem realizadas) e por fim, se existem novos riscos que foram descobertos conforme o projeto está avançando.
3 técnicas e ferramentas para Gestão de Riscos em projetos
Brainstorming: Uma técnica utilizada para identificação de riscos onde um grupo de pessoas é reunido e compartilham livremente suas ideias resultando em uma lista, nesse caso, de riscos (ameaças e oportunidades)
Matriz de Probabilidade e Impacto: Essa técnica envolve a criação de uma matriz que classifica os riscos com base na probabilidade de ocorrerem e no impacto que teriam no projeto. Isso ajuda a priorizar os riscos e direcionar os esforços de mitigação para aqueles que têm maior probabilidade de ocorrer e maior impacto.
Qualiex Riscos: Solução definitiva que permite que você gerencie seus riscos, da identificação até ao monitoramento. Com um software voltado para a gestão de riscos você garante que as análises se tornem ações e que essas são realizadas de fato, protegendo seu projeto de incertezas e garantindo que os objetivos sejam atingidos.
Não se esqueça: tenha um plano de resposta a riscos
Identificar, analisar e avaliar não é suficiente para garantir que os riscos não causem impactos negativos no seu projeto. O que de fato vai garantir o aproveitamento de oportunidades e a prevenção de ameaças são as ações realizadas de acordo com a estratégia definida para cada risco.
E é para te ajudar a cuidar melhor da gestão dos seus riscos que destacamos nosso módulo Qualiex Riscos.
Com ele você:
- Registra, analisa, avalia, trata e monitora os riscos da sua organização, sejam de projetos ou não;
- Permite que os colaboradores registrem incidências dos riscos mapeados, garantindo que as ações imediatas sejam feitas e sua análise fique mais robusta;
- Tem integração com diversos módulos (Planos, Ocorrências, Fluxos, Metrologia, Atas e Decisões), facilitando uma gestão de riscos que envolva todo o sistema de gestão da organização.
- Planeja e acompanha as ações para diminuir o nível de risco cada vez mais;
- Facilita e padroniza a gestão de riscos por toda organização, envolvendo as pessoas no processo e promovendo uma mentalidade de riscos em todos os times.
E aí, até quando você vai deixar que ameaças prejudiquem os resultados dos seus projetos? Entre em contato com o nosso time e saiba como o Qualiex pode te ajudar a cuidar dos seus riscos com a importância que eles merecem.
